A importância do controle patrimonial para as entidades públicas: um estudo de caso no centro de educação superior do norte do Rio Grande do Sul (CESNORS)
O patrimônio público pode ser entendido como o conjunto de bens, direitos e obrigações, mensuráveis em moeda corrente, pertencentes a uma entidade da Administração Direta ou Indireta, que não visa lucro, e sim está voltada para o atendimento das necessidades e interesses da coletividade.
Os Bens e a formação do Patrimônio das Entidades
Código civil brasileiro (Lei 10.406, de 10 de janeiro de 2002)
Artigo 98 "São públicos os bens de domínio nacional pertencentes a pessoas jurídicas de direito público interno, todos os outros são particulares, seja qual for a pessoa a que pertençam".
Artigo 99 Bens considerados públicos:
Os Bens de uso comum (rios, mares, estradas, ruas e praças)
Bens de uso especial (edifícios ou terrenos destinados a serviço ou estabelecimento da administração federal, estadual, territorial ou municipal)
Bens domínicas (patrimônio de pessoas juridicas de direito público, como objeto de direito pessoal, ou real, de cada uma dessas entidades).
Considerado bens móveis aqueles que podem ser deslocados de posição sem que para isso percam a sua constituição física, tendo como exemplo máquias e veículos.
Materiais Permanentes e o Patrimônio Público
Materiais permanentes são aqueles que possuem a durabilidade superior a dois anos
Bens permanentes são os materiais que em razão do uso, não perdem a sua identidade e sua autonomia de funcionamento.
Parâmetros excludentes para a identificação de materiais permanentes:
Fragilidade (estrutura sujeita a modificação, caracterizada pela irrecuperabilidade ou perda de sua identidade)
Perecibilidade (Modificações químicas e físicas que deterioram suas características normais de uso)
Incorporabilidade (Quando destinado para a incorporação a outro bem)
Transformabilidade (Adquirido para fins de transformação)
Materiais permanentes estão sujeitos à reavaliação e depreciação.
"O patrimônio público compreende o conjunto de bens, direitos e obrigações, avaliadas em moeda corrente, das entidades que compõem as administrações públicas".
A tarefa de administrar os bens públicos é de ente público aos quais os mesmos pertencem, sendo regidas por normas do dirito público, administrativas editadas pela própria administração e pelos preceitos de direito privado.
O Processo de Incorporação do bem ao Patrimônio
Qualquer forma de ingresso no controle patrimonial de bens adquiridos pela instituição, podendo ocorrer de diversas formas como:
Compras - Incorporação de um bem que tenha sido adquirido, por meio de licitação ou compra direta.
Permuta - Incorporação no acervo patrimonial de um bem pertencente a terceiros que foi objeto de troca por outro bem pertencente à instituição.
Doação - Incorporação de um bem cedido por terceiro, em caráter definitivo, sem envolvimento de transição financeira.
Comodato - Incorporação temporária, para o fim de inclusão no cadastro da entidade de bens pertencentes a terceiros, a título gratuito e por tempo determinado.
Cada forma de incorporação exige critérios específicos, porém de maneira geral as mesmas atendem as seguintes etapas:
Recebimento e Aceitação
Vistoria
Tombamento
A Gestão de Patrimônio e a realização do Inventário
Para a eficiência do controle patrimonial das entidades públicas, se faz necessário a utilização de algumas ferramentas de monitoramento dos mesmos, como o cadastramento, a identificação física, o termo de responsabilidade e de movimentação deste bem , além do inventário.
Etapa de cadastramento refere-se ao registro do bem patrimonial, através da especificação de suas características físicas e financeiras.
Definem inventário como a discriminação organizada e analítica de todos os bens (permanentes ou de consumo) e valores de um patrimônio, num determinado momento, visando atender uma finalidade específica.
O processo do inventário pode ser dividido em 3 etapas:
Levantamento
Arrolamento
Avaliação
Na administração pública o inventário é obrigatório
Metodologia
A metodologia empregada foi de suma importância para a realização do estudo uma vez que selecionou os pontos a serem analisados através do comparativo entre as bibliografias empregadas para o embasamento teórico e a vivência prática do setor, permitindo desta forma a realização de um paralelo entre as duas realidades.
As ferramentas de controle utilizadas no Centro de Educação Superior do Norte do Rio Grande do Sul ( CESNORS)
O Centro de Educação Superior do Norte do Rio Grande do Sul (CESNORS) foi criado em 20 de julho de 2005, através do parecer n º 031/05 do Conselho Universitário, com o objetivo de promover a interiorização do ensino superior gratuito e de qualidade, impulsionando o desenvolvimento da região norte do Estado do Rio Grande do Sul, através das duas unidades localizadas em Frederico Westphalen e Palmeira das Missões.
A Legislação Utilizada pelo CESNORS para o Controle Patrimonial da Entidade.
Devido ao CESNORS caracterizar-se como um centro deslocado da sede, o mesmo está subordinado ao Departamento de Materiais e Patrimônio da UFSM (DEMAPA), o qual se divide em duas unidades menores que são: a Divisão de Patrimônio (DIPAT) e o setor de Almoxarifado, ambos localizados em Santa Maria.
A Forma de Realização do Processo de Aquisição dos Bens Permanentes e de Consumo
A modalidade de Pregão Eletrônico é a principal forma de Licitação utilizada para o alcance da proposta mais vantajosa.
Uma importante ferramenta de controle patrimonial é o Sistema Integrado de Educação (SIE), onde é registrada toda a descrição específica do bem e todos os documentos utilizados para aquisição do mesmo (empenho, nota fiscal, solicitante, data de entrada, etc.)
Procedimentos Relativos à Realização do Inventário Como Forma de Aprimoramento do Controle
O inventário dos bens permanente ocorre uma vez ao ano, onde é realizada a conferência física da existência e localização dos bens, assim como seus possíveis deslocamentos.
O Sistema de Controle Identificado para a Gerência do Almoxarifado
Análise crítica dos procedimentos adotados
O sistema de almoxarifado do Centro de Educação Superior do Norte do Rio Grande do Sul unidade de Frederico Westphalen é responsável pelo fornecimento de todo o material de consumo das duas unidades educacionais do CESNORS.
Através do Sistema Integrado de Educação (SIE), o solicitante realiza o pedido formal para o chefe de departamento do material necessário, ao qual cabe aprovar ou não o pedido demandado pelo mesmo. Em caso positivo, o mesmo passa para a análise do setor de almoxarifado, para posterior separação e entrega ao solicitante. Em caso negativo o pedido retorna diretamente ao servidor para possíveis adequações.
Alguns pontos analisados poderiam ser aprimorados, facilitando seu funcionamento e gestão, como o caso da adoção de leitores óticos interligados ao sistema de patrimônio que viessem a agilizar a conferência dos bens na realização dos inventários, uma vez que a codificação fixada nos bens (emplaquetamento) já possuem códigos de barra, simplificando o processo.
Outro fator que dificulta de certa forma, o sistema de controle patrimonial na entidade, é o fato de a mesma ser uma unidade deslocada a 290 km da Sede em Santa Maria, gerando em casos de fornecimento de bens diretamente das empresas para o Centro.
Seria saudável para o bom funcionamento do Setor, que fosse criado uma separação entre as atividades, de forma a agilizar e não sobrecarregar os servidores do setor de patrimônio.
O patrimônio público pertence a todos os cidadãos, porém não significa que cada particular pode usufrui-lo ao seu bel prazer. O mesmo destina-se a atender os interesses da coletividade, atingindo a uma finalidade pública para a melhora na prestação de serviços e no atendimento ao cidadão que utiliza da infraestrutura da organização.