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GTD Ch4-5 - Coggle Diagram

- - - - P121 儀式感: 「一旦穿上運動服，我就會開始想要運動」
      - 開始執行任何小秘訣就值回票價
      - 「放在門口」：將提示放在相關的地方
    - - 「整整兩天」：就算沒有足夠大塊的時間，聊勝於無
      - 排除外界干擾的週末效果最佳
      - P123 捕捉自己龐雜想法、並理清所有「開放迴路」十分耗費精神。外界干擾會拖垮完成速度。若能在預定時間內把「捕捉」完成，會帶給人們絕佳的控制力與成就感 ...
    - - P125「無論在家、辦公室獲勝至在旅途中，絕對都需要一個個人專屬且獨立的工作空間。」
        
        最好建立起(與辦公室)一模一樣、可互換的系統
        
        空間：可以書寫的桌面、能放置收件匣、和必要的電子器材
        
        可以專心的個人場域
      - 在家中（非辦公室）設置工作環境：將對整理生活的能力帶來革命性變革
        
        移動時的辦公室（常外出、出差）：把握旅途中的機會
        
        ex: 公事包、背包、手提包、合適的資料夾、輕便辦公用品
        
        別與他人共享空間
        
        將個人專屬空間分開後：能釋放有關處理共同生活雜事的壓力，也給彼此關係中喘息的空間
        
        P126 [重構結論]
        如果異地整理系統有所差異、或每次都要重新設定，可能導致當初的目標失敗
    - - 基本加工工具
        
        可放置紙張的文件盤（至少3）
        
        收件匣
        
        已處理文件匣
        
        專案支援資料、參考資料
        
        一張空白A4紙
        
        把想法寫下來本身就能帶來極大助益
        
        為了方便紀錄含有特殊意義或突如其來的思緒
        
        方便後續整理
        
        替代：平板電腦（快速筆記用）
        
        鉛筆＼原子筆
        
        便利貼
        
        迴紋針
        
        訂書機釘書針
        
        透明膠帶
        
        橡皮筋
        
        自動貼標機
        
        P129 [重構結論] 太神奇了傑克
        
        資料夾數個
        
        系統化歸檔、可用顏色進行區分
        
        行事曆
        
        用來追蹤需在特定日期或時間內完成的專案
        
        垃圾桶＼回收桶
        
        實踐中做好製造大量垃圾的準備
        
        用於捕捉、整理待辦事項清單的工具：行動裝置、個人電腦、紙本筆記本
        
        Some detail tips in P131
      - 歸檔系統要件
        
        缺乏整理完善的一般性參考資料系統，會阻礙個人管理系統的落實
        
        若參考資料系統缺乏快捷、實用以及有趣的特性，你就會抗拒捕捉資訊的整個過程。
        
        P133 def 一般性參考資料＼保密性質的歸檔系統
        
        數位化導向仍有實體歸檔需求：紙本護照、出生證明、醫療紀錄...
        
        P134 工具（軟體）的適應及應用
        
        P134 歸檔的致勝關鍵：從收件匣拿出文件或印列電子郵件，接著判斷該文件無須進行加工，但未來可能需要用到，最後將其收到值得信賴的歸檔系統裡——這步驟應於一分鐘內完成
        
        P134 [重構結論] 當流程過長、或失去趣味性，都會導致資料在不適當的地方堆積，最後讓人抗拒處理
        
        將一般性參考資料歸檔系統放在唾手可得的地方
        
        使用單一系統（ex: 照字母排序）：用專案或domain knowledge 分類會在忘記特定文件位置時耗費更多時間搜尋
        
        P136 使用數位系統時，捕捉與儲存太過方便，需注意光寫不做症候群
        
        輕鬆建立新資料夾
        
        [重構結論] 不要阻礙你需要歸檔時思路
        
        確定擁有足夠的儲存空間
        
        保持抽屜＼文件櫃 3/4 滿的狀態。避免抽屜爆滿讓人潛意識不想放東西。
        
        使用貼標機標記資料夾
        
        快速辨認資料分類很重要
        
        「你擁有自己已命名的事物。而那些只收集卻未命名的事物則會征服你」
        
        至少一年清理一次文件檔案
        
        定期掃除可以避免資料陳腐或演變為黑洞，也同時騰出空間收納更多資料
        
        歸檔本身就是成功的指標之一
        
        無論在哪裡，當有不同特性或涵義的事務被堆疊在一起時，要不斷思考內容物的性質其實是繁重的工作，因此人腦就會乾脆對那堆東西感到麻木
    - - 暫停、淨空其他待辦事項，全神貫注於手邊該做的事務
  - - - Why「理清」前必須匯集所有思緒
        
        明白隧道的終點在哪裡
        
        進行「理清」和「整理」時，別讓一堆尚未分類、可能連在哪都不知道的雜事干擾注意力，進而更能掌握狀況
        
        了解需加工的雜事數量有多龐大將很有幫助
      - 只有完全理解所有無需處理的事情，才能因為「選擇不去處理」而感到愉快
    - - P143 蒐集實體物品：搜尋實體環境，找出任何位妥善歸位、不該出現在那裡的物品，然後將之放進收件匣
        
        無須移動的物品：不必放進收件匣（但因尚未被仔細歸類、收到正確位置的物品，仍應放入收件匣）
        
        辦公用品
        
        需要經常使用的東西
        
        參考資料
        
        為了資訊需求而保留的東西（ex: 外帶菜單、參考書）
        
        裝飾品
        
        設備
        
        ex: 電話電腦印表機...
        
        捕捉過程中的潛在問題
        
        物品體積太大無法放入收件匣
        
        用A4紙標示投入收件匣作為替代，並同時標示紀錄日期會是個好習慣
        
        雜物實在太多無法放入收件匣
        
        東西太多放在收件匣旁邊也行
        
        立刻丟棄
        
        一眼就是垃圾的東西就丟了
        
        不確定性質的時候等加工收件匣階段再做決定
        
        P145 捕捉的目的在於用最快速度將所有東西放入收件匣，以利適度精簡，進而向這些物品宣戰
        
        小心「清掃與整理」病毒
        
        別讓自己乍看好像很努力收拾工作文件，實際上卻無法好好完成行動管理的實踐過程
        
        可以考慮將「清掃與整理」視為個別專案或行動進行捕捉，ex: 清潔衣櫃、整理床鋪
        
        已列在清單上或整理工具中的東西
        
        除非已經很熟悉 GTD 流程，否則舊有的清單一樣也放進收件匣，一起在後續階段審視
        
        發現需緊急處理的事項
        
        先試問自己是否「真的」必須暫停正在進行的收集工作
        
        是 -> 去做
        
        否 -> 一樣放入收件匣，事情不會不見的
        
        or 建立「緊急事件」空間, keep in mind
        
        流程順序
        
        從桌面開始
        
        請試著克制「我知道那堆東西是什麼，但我就是想堆在那裡」的慾望
        
        需要更換的設備也可以記入收件匣
        
        辦公室抽屜
        
        工作台上
        
        櫃子裡
        
        請衡量你的收藏品和懷舊物品是否仍對你別具意義
        
        地板、牆壁、書架
        
        設備、家具和固定裝置
        
        其他位置
        
        不必丟掉可能想保留的物品
        
        如果丟掉東西對你來說很痛苦，你就應該將這些東西保留下來
      - 收集腦中思緒：清空大腦
        
        將每個吸引注意力的想法、念頭、專案或事物，分別寫在不同紙上。
        
        由於之後會一項一項進行加工，或許此時用白紙或許會比軟體更有效率
        
        加工階段可將每張紙視為獨立事件處理
        
        「數量」是這個步驟追求的重點，與其漏掉，不如之後再丟掉不必要的內容
        
        P152-153 觸發清單（輔助工具）
    - - 當能夠清楚看見所有以任何方式吸引自己注意的積存事項的盡頭時，捕捉就已經完成了
      - 東西不能總待在收件匣
        
        加工、理清（Ch6)