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Conceptos Básicos sobre Bases de Datos - Coggle Diagram
Conceptos Básicos sobre Bases de Datos
¿Qué es una base de datos?
Es una herramienta para recopilar y organizar información.
A medida que la lista aumenta su tamaño, empiezan a aparecer redundancias e inconsistencias en los datos.
Una vez que estos problemas comienzan a aparecer, una buena idea es transferir los datos a una base de datos creada con un sistema de administración de bases de datos (DBMS), como Access.
Con Access, puede:
1.
Agregar nuevos datos a una base de datos, como un nuevo artículo en un inventario.
2.
Modificar datos existentes en la base de datos.
3.
Eliminar información.
4.
Organizar y ver los datos de diferentes formas.
5.
Compartir los datos con otras personas mediante informes, correo electrónico, intranet o Internet.
Partes de una base de datos de Access
TABLAS
Una
tabla
de base de datos es similar a una hoja de cálculo en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas.
Para aprovechar al máximo la flexibilidad de una base de datos, los datos deben organizarse en tablas para que no se produzcan redundancias.
Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros se almacena información. Cada registro está formado por uno o varios campos. Los campos equivalen a las columnas de la tabla. Los campos deben designarse como un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha u hora, número o algún otro tipo.
Formularios
Los
formularios
permiten crear una interfaz de usuario en la que puede escribir y modificar datos. Puede crear una base de datos sin usar formularios con tan solo modificar los datos en las hojas de datos de la tabla. Puede programar botones de comandos para determinar qué datos aparecen en el formulario, abrir otros formularios o informes, o ejecutar otras tareas.
Los formularios también le permiten controlar de qué manera otros usuarios interactúan con los datos de la base de datos.
Informes
Los
informes
se usan para dar formato a los datos, resumirlos y presentarlos. A cada informe se le puede dar formato para presentar la información de la manera más legible posible.
Se puede ejecutar un informe por vez y siempre se reflejan los datos actuales de la base de datos. Generalmente, se les da formato a los informes para imprimirlos, pero también pueden verse en pantalla, exportarse a otro programa o enviarse como datos adjuntos en un correo electrónico.
Consultas
Las
consultas
pueden realizar diversas funciones en una base de datos. La función más común es recuperar datos específicos de las tablas. Los datos que quiere ver generalmente están distribuidos en varias tablas y las consultas le permiten verlos en una única hoja de datos.
Ciertas consultas son "actualizables", es decir, puede modificar los datos de las tablas subyacentes mediante la hoja de datos de la consulta.
Hay dos variedades básicas de consultas:
Una
consulta de selección
recupera los datos y los pone a disposición para su uso. Puede ver los resultados de la consulta en la pantalla, imprimirlos o copiarlos al portapapeles. O puede usar el resultado de la consulta como origen de registro para un formulario.
Una
consulta de acción
, realiza una tarea con los datos. Las consultas de acción se pueden usar para crear tablas nuevas, agregar datos a las tablas existentes, o actualizar o eliminar datos.
Macros
Las
macros
en Access pueden considerarse un lenguaje de programación simplificado que puede usar para agregar funciones a la base de datos.
Las macros contienen acciones que ejecutan tareas, como abrir un informe, ejecutar una consulta o cerrar la base de datos. La mayoría de las operaciones de la base de datos que realiza manualmente se pueden automatizar mediante el uso de macros, por lo que se convierten en dispositivos que permiten ahorrar mucho tiempo.
Módulos
Los
módulos
, son objetos que puede usar para agregar funciones a la base de datos. Mientras que las macros se crean en Access, los módulos se escriben en el lenguaje de programación Visual Basic para Aplicaciones (VBA).
Un módulo es una colección de declaraciones, instrucciones y procedimientos que se almacenan juntos como una unidad. Un módulo puede ser un
módulo de clase
o un
módulo estándar.
Los
módulos de clase
se adjuntan a formularios o informes y, por lo general, contienen procedimientos que son específicos para el formulario o el informe al que están adjuntos.
Los
módulos estándar
contienen procedimientos generales que no están asociados a ningún otro objeto. Los módulos estándar aparecen en Módulos en el panel de navegación mientras que los módulos de clase no.