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Gestión del tiempo y negociación eficiente, image, image, image, image,…
Gestión del tiempo y negociación eficiente
Leyes del tiempo
Criterio ABC
C
65 y 15 restantes
Se delegan
se olvidan
se atienden en tiempo mínimo
B
25 y 25 respectivamente
A
Prioritarias
10% del tiempo
60% resultados
Ley de Parkinson
Las cosas llevan más tiempo del que debería
Principio de Pareto
20% de las actividades en tiempo laboral
originan el 80% de resultado
Estas actividades deben tener prioridad absoluta
Leyes de Murphy
Casi todo lleva más tiempo de lo que se pensaba
Si algo puede ir mal irá mal y siempre en el peor momento.
Casi nada es tan sencillo como parece
Ley de Acosta
Segunda
Para una tarea corta, siempre se encuentra tiempo
Para una larga, resulta más difícil encontrar el tiempo necesario
Tercera
El valor de una tarea crece en forma de “S”
lo perfecto rara vez resulta rentable
Primera
El tiempo que requiere una tarea se incrementa
Cuantas veces más la reanudamos
cuantas
más veces la interrumpimos
Cuarta
Personas eficaces dedica 4 veces más tiempo a asuntos importantes no urgentes
Herramientas para gestionar adecuadamente nuestro tiempo laboral
Tres herramientas
Priorizar
Decidir actividades importantes (planificables) y urgentes (no planificables, son de repente)
Para priorizar actividades laborales se debe:
Clasificar
Proactivas
dependen de mí
Reactivas
dependen de otros
Asignarles un tiempo en la agenda
diferenciar entre urgentes e importantes.
Planificar
Planificar no es perder el tiempo, es invertirlo
Planificar solo el 80% del tiempo
del resto se encargan imprevistos y ladrones de tiempo
imprevistos
actividades urgentes
ladrones de tiempo
internos
compañeros
falta de información
órdenes confusas
jefes
urgencias
reuniones imprevistas
yo mismo
externos
reuniones si acta
familiares o amigos dependientes
interrupciones
2 more items...
trampa de la eficiencia
a veces sería preferible enfatizar más la eficacia
preferible realizar una tarea importante con relativa eficiencia
que hacer otra actividad muy bien pero poco importante
Delegar
clasificar en tres grupos
A (indelegables
forman el núcleo del trabajo
indelegables por
posición jerárquica
por información
por formación
B (necesarias, se pueden delegar)
Algunas se pueden delegar
preguntarnos
¿Para qué?
¿A quién?
¿Por qué lo debemos delegar?
¿Cuándo?
¿Qué podemos delegar?
¿Durante cuánto tiempo?
¿Cómo?
delegación puede ser ascendete
cuando se delega a jefes directos alguna de las tareas
C (sin importacia)
pérdidas de tiempo
se deben minimizar
caída de red
se acabe el tóner de la fotocopiadora
Cómo gestionar el estrés
características
falta completa de estrés= muerte
reacción subjetivo e individual
la tensión es fundamental para extraer lo mejor de nosotros
un mismo evento puede generar
eustrés
distrés
para el cuerpo: estrés=cambio
el tipo depende de nuestra respuesta a lo que nos pasa
más negatividad
dinamita para el sistema inmune
nos prepara para la acción
Aplicado a negociaciones externas o internas
Factores de personalidad del coordinador que afectan el aprovechamiento del tiempo laboral
Una personalidad impulsiva, activa y dominante
procesos negociadores tensos, desmotivadores
Puntualidad o impuntualidad por actitud
relacionado con la empatía
Todos somos alondras o búhos
curva de rendimiento distina
Etapas del estrés
Resistencia
gestionar el estrés
centrarnos en factores
que sí podemos controlar
Agotamiento
el estrés negativo nos domina
Alarma
el cuerpo resiste cierto nivel de incertidumbre
envía señales de carácter
psíquico
conductual
físico
sobrellevar el estrés negativo en el proceso negociador
No preocuparse innecesariamente
no bloquearnos
Aprender a vivir con la incertidumbre
Aprender a decir NO a tiempo
El tiempo es un recurso limitado y complejo de optimizar. Lo importante es el uso que le damos.
Tipos de tiempo
Relativo
varía según el observador.
Subjetivo
Cada persona se relaciona distinto con el tiempo que tiene
personal
laboral
Absoluto (Isaac Newton)
tiempo transcurre de manera inexorable e independiente de nosotros
sucesión continua y uniforme
Tiempo laboral
La empresa compra parte de nuestro tiempo
Nuestro tiempo le cuesta dinero a la empresa
Gestionamos el tiempo laboral de
colaboradores
clientes
proveedores
el tiempo no es
gestionable
Existe un tiempo individual y otro colectivo
El tiempo laboral no tiene término medio
se aprovecha
se pierde
Existe un tiempo objetivo y otro subjetivo
edad
estado de ánimo
actitud ante la vida
actividad
Distinguir entre tiempo disponible y el tiempo necesario.
Metodología cuatro pasos
Definir
Actividades mayor valor añadido
Prioridades
Establecer metas
Programar
Planificar
Mitos
Utilizarlo bien es trabajar más horas
Hacer varías tareas es mejor
controlar el tiempo hace perder oportunidades
mantenerse atareado lleva a mejores resultados
no delegar
la calidad de decisiones mejora al tomarlas con más tiempo
Cuatro Íes
insustituible
inexorable
Imprescindible
inelástico
