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GTD Ch8-9 - Coggle Diagram

- - - - 情境（Context）
        
        自己能透過目前的位置和工具作些什麼？
        
        以情境分類的清單可以讓人避免無謂的再次評估自己該做的事
        
        盡早在加工收件匣前就架構好清單類別
        
        有創造力的情境分類方式
        
        旅行 -> 「旅行前」類別
        
        電腦 -> 「無須網路連線」、「需要網路連線」、「純粹瀏覽」
        
        ... P238
      - 可用時間
        
        必須處理下一件任務的時間長短，ex: 會議十分鐘後開始
        
        妥善運用隨機出現的零碎時間
      - 可用精力
        
        如此一來，即使不在最佳狀態，人們仍然可以高速運轉。
        
        P239 [重構結論] 根據自己目前精神狀況選擇最有效率的行動選項
        
        永遠都要準備一些只需少許心力就能完成的項目，一旦處於能量極低的狀態時，就先執行這些項目吧！
        
        由於某件事「此時做最有效率且不費心力」而去做，與「想逃避做更困難但急迫的事」而去做，兩者之間的界線其實很模糊！
      - 優先順序
        
        相對優先順序：在可選擇的項目中，哪一項是最重要且應該進行的？
        
        除非對自己的工作瞭若指掌，否則很難做出讓自己滿意的抉擇。
        
        要能在一天結束前不糾結於那些尚未處理完的項目，就必須對自己應負的責任、目標及價值做出明治的決定。
        
        Ref: 「檢視工作的 6 種專注高度」
    - - 執行預定義工作
      - 處理突發事件
      - 界定工作
      - 人們在處理突發狀況與危機時，會比在進行加工、整理、檢視與評估等幽微的工作時還要自在。
      - 世上沒有所謂的干擾，只有管理不善導致事情打岔。
      - P243 ...（前略）最有效的致勝方式，就是妥善判斷並有意識地選擇處理突發事件，而非預定義工作。
      - P244 討厭意外需求的另一個原因：不相信自己的系統和行為能在任何下一步行動、或正在進行的工作上「做記號」
      - 永保平衡的方式
        
        人生無法避免干擾發生。一旦熟悉如何調度接收到的事項，並藉由適當的整理系統、妥善利用零碎時間，就能從其中一項任務迅速轉到另一項。
        
        若要立即處理突發事件，絕不是因為那麼做最恰當順心，而是因為其他事務相比，那是最需要完成的事情。
    - - 人生的目的與原則
      - 願景
      - 年度目標
      - 專注及責任範圍
      - 現行專案
      - ground. 現行行動
      - 由下而上進行
        
        P248 要在生命中創造出高效的一致性，可以由上至下進行一次理清步驟。
        
        無論置身任何層級，人們從來不缺釐清優先順序的機會。所以請先聚焦於正在呼喚你的那層高度吧。
        
        當地面層已經失控時，試圖由上往下管理，可能是「效果最差」的方法。
        
        「由下往上」能讓人在一開始時就清空大腦。
        
        人們在處理佔據注意力的事情時，能發現「真正」應該佔據注意力的事情。
        
        多年經驗學到，最該處理的要是就是最常出現在腦海中的事。
        
        一旦解決佔據專注力的諸多小事就能獲得解脫，進而注意到什麼才是真正佔據專注力的大事。而處理完該事項之後，便能再注意到更高層次的目標，以此類推。
        
        當人們了解每個層級中所專注的工作時，將能獲得更大的自由與更多資源來完成更高樓層的重要工作。
        
        P250 地面層
        
        確定所有行動清單都已完整
        
        蒐集 Ref （第二篇）
        
        更新 Ref Ch4-6
        
        P251 第一層
        
        完成專案清單
        
        將目前工作中所有層級的項目詳列清單，便能自動帶來更大的專注力、一致性以及對事物優先順序的判斷力。
        
        P251 第二層
        
        「現行工作職責」與「維持事宜生活水準」的高度
        
        如果連自己的工作範疇都無法確認，就會總是覺得被工作淹沒。
        
        P252 專注清單
        
        例子
        
        2 more items...
        
        P253 第 3-5 層
        
        主要探討未來因素、個人方向和意向。
        
        當人們無法確定前進的方向，或什麼對自己才是最重要的時，就永遠不懂得適可而止。
        
        P253 當前實際環境中，有哪些值得捕捉的激勵指標，這能判定現行工作清單的具體內容（某些激勵指標可能源自於層級更高的承諾及目的）
        
        可以問自己的問題
        
        我為自己設定了哪些長期目標和目的，又必須進行哪些專案才能達成？
        
        哪些重要事項正在發生，而且可能影響有關現行事項的選擇？
        
        P255 可能出現的議題
        
        由於公司業務重點變更，導致你的工作性質跟著有所改變
        
        覺得自己應該轉換職涯方向
        
        全球化及其擴張對公司方向的影響
        
        生活風格偏好及需求的轉變
        
        終極問題
        
        公司的存在目的為何？
        
        自己的存在目的為何？
        
        推動選擇的核心關鍵是什麼？
    - - 隨興寫下閱讀本章時想到的是，並進行加工
  - - - 保持系統更新
        
        確保整理系統具可信度的小技巧，在於定期從更高的視角來進行思考與系統更新。
        
        每週檢視的力量
        
        人們能得到的機會總是比系統每日能加工的數量還多
        
        包含了捕捉、重新評估與再加工的時間。
        
        增強人們執行重要專案的直覺式專注力。
        
        為了保持掌控力並對自己的決策充滿決心，就必須學會說「不」，要試著更快速地拒絕更多事務。
        
        何謂每週檢視
        
        P226 再次清空大腦，以及確定往後幾周的方向（Full Flow）
        
        直到可以誠實對自己說：「我非常了解所有目前尚未處理的事，若我決定要做，馬上就能開始」
        
        收集及清理
        
        收集零散的紙張與材料
        
        將所有瑣碎雜亂的紙張、名片、收據，及其他悄悄鑽進辦公桌空隙、衣服和配件中的東西都收集起來，全部放進收件匣中以便進行加工。
        
        清空「收件匣」
        
        P227 檢視、妥善決定、列出屬於行動、專案、等待中、行事曆活動項目
        
        參考資料筆記、素材歸檔
        
        將電子郵件、簡訊、語音留言「收件匣」清空
        
        加工，以及清除所有不需要的東西
        
        清空大腦
        
        將所有新專案、行動項目、等待中事項，以及其他尚未捕捉與清理的東西列入手寫或電腦清單裡
        
        持續更新
        
        檢視「下一步行動」清單
        
        P227 將以完成的行動劃掉，接著檢視下一步行動的備忘提示並予以紀錄。
        
        檢視之前的行事曆資料
        
        仔細檢視過去 2-3 週的行事曆，尋找殘留或突發的行動項目、參考資料
        
        人們可能會因為注意到參加過的會議或活動，引發「該接著對此作些什麼」的想法。因此，請以不會遺漏任何資訊的方式，妥善封存過去的行事曆。
        
        檢視即將到來的日期
        
        任何已經知道會發生、卻還無法運作自如的情況，都應該經過適當評估，以尋找能加入「專案」與「下一步行動」清單的項目。
        
        檢視「等待中」清單
        
        請紀錄任何可能的下一步行動，並劃掉已經收到結果的事項。
        
        檢視「專案」（及「預期結果」）清單
        
        P228 確保系統理每個專案都有至少一個能推動進展的行動
        
        檢視任何相關檢查表
        
        根據各種專注領域、興趣與職責，還有其他上未完成、但需要或渴望去做的項目嗎？
        
        發揮創造力
        
        人們最大的挑戰不在於要提高創造力，而是如何排除阻礙創造力能量自然流瀉的障礙。
        
        準備好自己、讓想法自由萌芽、捕捉這些思緒並妥善運用其價值。
        
        當下沒有需要專注的事物時的處發點：
        
        檢視「將來＼也許」清單
        
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        大膽展現創意
        
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        檢視的正確時間和地點
        
        P230 建議在最後一個工作天的下午，空出兩小時
        
        腦海對當周活動的印象還很鮮明
        
        發現必須聯繫他人的行動尚未完成，在週休二日前還有時間處理
        
        讓週末不受干擾，徹底放鬆
        
        P231 高階主管的檢視時間
        
        你無法在工作中產生對工作最佳的想法
      - 從「大局」檢視
        
        在擁有掌控好個人生活的自信前就試圖創造目標，往往不僅無法提升，反而會降低動力與努力。
        
        要在適當的高度檢視自己的工作與生活，並在適當的時間點做出適當的決策，才能真正清空大腦。
        
        人們若不認為自己有能力妥善管理自己的世界（儘管是為了自己而打造的），就會非常抗拒這段與自己的對話。
        
        P233 (...前略) 你需要的是為自己已投入、正在運作的任一個目標感到舒適，而且擁有能優雅執行任何新目標的自信
        
        花多久相信自己？ -> 兩年實踐 GTD 並養成習慣，才能達成足夠的自信
        
        世界本身永遠不會被事物淹沒或迷惑，只有人們才會因為投入的方式不同而被世界淹沒與迷惑。
      - 何時該檢視什麼項目？
        
        只要在對的時間檢視充裕的正確事項，通常每天只需花短短幾秒鐘，就能順利完成檢視步驟。
        
        先檢視行事曆
        
        P224 人們最常檢視的應該是行事曆和每日資料夾，以確認當天務必進行的「硬體景觀」，再評估其他需要完成的事情。
        
        [重構結論] Resource check
        
        行動清單
        
        當前情境中可能需執行的各種行動選項清單
        
        不表示一定要實際執行任何一項，只要妥善評估這些項目、與其他待辦事項作比對，確保目前的處理決策是最佳選擇、相信自己沒有漏掉任何重要事項即可。
        
        若行事曆十分值得信賴，且行動清單也一直保持在最新狀態，那麼這兩者通常會是整個系統中最需要時常檢視的部分。
        
        在正確情境中正確檢視
        
        P224 任何時刻都可能產生想要存取清單的需求
        
        個人系統與行為要設定成「一旦需要看到所有行動選項時，就能立刻全部看見」的模式。
  - - - 隨興計畫的需求：更隨興、更頻繁的方式建立更多關於專案漢人生的計畫，這能讓人釋放許多心理壓力。
        
        請先設置好系統及各種小訣竅，才能更常、更容易與更深入地思考各項專案和現況
      - 該計畫哪些專案？
        
        即便是判斷出下一步行動也仍然佔據專注力的專案：下一步行動為「作計畫」的專案
        
        需要額外決定、妥善整理
        
        典型的計畫步驟
        
        腦力激盪
        
        Next: 擬定關於 X 的想法，可以放在「用電腦」、「任何地點」清單
        
        整理
        
        Next: 整理 X 專案的資料
        
        安排會議
        
        蒐集資訊
        
        隨機的專案思維
        
        具有潛在用處的想法和專案支援細節突然冒出來的專案
        
        需要一個可以捕捉與存放的適當空間
      - 支援專案思維的工具與架構
        
        思考工具
        
        （？）「以形式帶動能力」的現象
        
        書寫工具
        
        隨時準備好用的書寫工具
        
        紙張和便條本
        
        畫架和白板
        
        在我還沒聽到自己說出來之前，怎麼會知道自己在想什麼？
        
        數位工具
        
        支援架構
        
        能隨時建立的檔案夾或活頁筆記
        
        數位與紙本
        
        軟體工具
        
        心智圖
        
        大綱應用程式 (outlining program)