Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Електронний документ і документообіг, image, 6c5183_el-dok - Coggle Diagram
Електронний документ і документообіг
Ознаки електронного документа
- це характерні риси, що вирізняють документ від інших матеріальних об'єктів.
Достовірність
– повне та вичерпне відображення фактів та операцій.
Автентичність
– ідентичність електронного документа заявленому.
Цілісність
– виключення факту зміни документа після його створення.
Застосовність
– можливість використання та відтворення в будь-який час.
Вимоги до потоків документів:
2) принцип однократного перебування документа в одному структурному підрозділі чи в одного виконувача. Різні операції по обробці документів слід виконувати паралельно, щоб скоротити час перебування у сфері діловодства та підвищити оперативність виконання.
1) рух документів повинен бути прямоточним, тобто виключати непрямі маршрути;
Основними цілями впровадження електронного документообігу в організації є
Прискорення руху документів між головними й підпорядкованими підрозділами у організації;
Зменшення трудомісткості опрацювання документів та витрати часу на опрацювання цих документів, що у свою чергу дозволить підвищити оперативність й ефективність управлінської діяльності всіх підрозділів.
Підвищення ефективності управлінської діяльності;
Властивості документа
- це сукупність характерних для нього якостей, які можна розглядати як особливу цілісну систему призначену для виконання покладених на документ функцій.
Функціональність
- призначення для передачі в часі і просторі;
Атрибутивність* - наявність невід'ємних складових без яких він не може існувати);
Структура
– зовнішня та внутрішня. Внутрішня стосується змісту, зовнішня – середовища існування документа (формат, електронний носій, etc.);
Електронний документ має містити реквізити –
електронний підпис, дату, ім’я автора та інші відомості
в залежності від виду документа.
Електронний документ характеризується певними
метаданими
– даними, які містять інформацію про соціальну направленість документа, його зміст, структуру і призначення.
Метадані
містять докази цілісності та автентичності електронного документа та являються обов’язковою частиною його зберігання.
Контекст
– наявність зв’язку документа з фізичними/юридичними особами або іншими документами;
Структурованість
(тісний зв'язок елементів і підсистем, що забезпечує його єдність і цілісність).
Зміст
– текстові та графічні складові документа;
Електронний документ
– це інформація документаційного типу, представлена в електронній формі и призначена для зчитування та обробки за допомогою комп’ютерних та інформаційних систем.Електронний документ отримує юридичну силу за допомогою електронного підпису.
Документообіг
- це рух документів від моменту їх складання (або одержання від інших підприємств, організацій), опрацювання і використання за призначенням у визначений період часу і до передачі в архів.
Головне завдання документообігу
- прискорення руху документів, і чим коротше та швидше буде організовано цей процес, тим він буде ефективнішим, і користувачі зможуть вчасно отримати інформацію для прийняття рішень.
