Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
ТИПОВИЙ ПОРЯДОК ЗДІЙСНЕННЯ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ В ОРГАНАХ…
ТИПОВИЙ ПОРЯДОК ЗДІЙСНЕННЯ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ В ОРГАНАХ ПУБЛІЧНОГО УПРАВЛІННЯ
Організація роботи з вхідними
електронними документами
Електронний документ перевіряється на зараження його вірусом, на цілісність і справжність усіх накладених на нього електронних цифрових підписів.
Попередній розгляд електронного документа, що здійснюється у його візуальній формі.
Реєстрація, оформлення вхідних електронних документів здійснюється у тому ж порядку, що й вхідних паперових документів.
Для забезпечення реєстрації, обліку, пошуку і контролю виконання вхідного електронного документа формується електронна реєстраційноконтрольна картка за встановленою формою.
Для фіксування резолюції з виконання вхідного електронного документа формується електронний документ «Резолюція» за підписом відповідної посадової особи та вноситься інформація у реєстраційно-контрольну картку.
Організація роботи з внутрішніми та
вихідними електронними документами
Оформлення і реєстрація електронних документів, що здійснюється у тому ж порядку, що й для документів на папері.
Підписання або затвердження електронного документа здійснюється шляхом накладення на нього електронних цифрових підписів відповідних посадових осіб.
Проставлення електронної печатки на електронний документ здійснюється лише у визначених законодавством та передбачених внутрішніми нормативними актами випадках після підписання або затвердження електронного документа.
Перед відправленням вихідного електронного документа він перевіряється на цілісність. Також перевіряється справжність усіх накладених на нього електронних цифрових підписів. Якщо цілісність електронного документа порушена або не підтверджено справжність накладеного на нього електронного цифрового підпису, він теж не реєструється, а виконавець інформується про відхилення документа.
Електронний документ підлягає відхиленню у таких випадках:
надходження не за адресою;
відсутність у адресата надійних засобів електронного цифрового підпису;
зараження вірусом;
негативний результат перевірки на цілісність і справжність усіх накладених на нього електронних цифрових підписів (у тому числі відповідність особи, яка наклала ЕЦП особі, що зазначена підписантом документа).
Погодження електронних документів
Погодження електронного документа здійснюється шляхом накладення на нього електронного цифрового підпису посадової особи.
Зауваження і пропозиції до поданого
електронного документа (у разі наявності) фіксуються в окремому електронному документі, на який накладається електронний цифровий підпис посадової особи.
Порядок внутрішнього погодження електронних документів у системі електронного документообігу органу виконавчої влади затверджується його керівником, якщо інше не встановлено законодавством.
У разі відсутності в органі виконавчої влади, яким погоджується електронний документ, надійних засобів електронного цифрового підпису цьому органу для погодження надається відповідний документ на папері.