Please enable JavaScript.

Coggle requires JavaScript to display documents.

CHƯƠNG 7: QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN TRONG CƠ QUAN, TỔ CHỨC (LẬP HỒ…

- - - - Quản lý các hoạt động của cơ quan
      - Chủ động, chặt chẽ và khoa học
      - căn cứ để kiểm tra, đôn dốc việc lập hồ sơ, lựa chọn tài liệu có giá trị
      - góp phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan
    - - Bảng kê hệ thống các hồ sơ dự kiến hình thành trong quá trình hoạt động trong một năm
      - kèm theo ký hiệu, đơn vị hoặc người lập và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ
  - - - phân công nhiệm vụ của lãnh đạo quản lý, CCVC
      - chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan
  - - - Cách 2
        
        Văn thư: Tập hợp thành DMHSCQ; Tiến hành chỉnh sửa, bổ sung (nếu cần)
        
        Các đơn vị dự kiến DMHS của đơn vị mình theo hướng dẫn nghiệp vụ của Văn thư
        
        Trình thủ trưởng cơ quan phê duyệt Tổ chức thực hiện.
      - Cách 1
        
        Trình thủ trưởng cơ quan phê duyệt Tổ chức thực hiện.
        
        Lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân liên quan
        
        Văn thư xây dựng dự thảo DMHS của cơ quan, tổ chức
- - - - Đối với cơ quan đã ban hành DMHS
        
        Lấy một tờ bìa HS do VP (phòng Hành chính) cung cấp.
        
        Căn cứ DMHS, ghi các thông tin lên bìa
        
        Tên cơ quan, đơn vị
        
        Mã hồ sơ
        
        Tiêu đề hồ sơ
        
        Thời hạn bảo quản.
      - Đối với cơ quan chưa ban hành DMHS
        
        CB, CCVC căn cứ chương trình công tác, nhiệm vụ được giao để mở hồ sơ.
        
        Khi nhận VB, TL đầu tiên liên quan đến CV được giao, lấy tờ bìa HS biên mục một số thông tin lên bìa hồ sơ:
        
        Tên cơ quan, đơn vị.
        
        Tiêu đề hồ sơ
      - Đưa văn bản, tài liệu đầu tiên và biên mục một số thông tin lên bìa hồ sơ
    - - Trong quá trình giải quyết công việc, tiếp tục thu thập VB đưa vào hồ sơ
      - VB đưa vào hồ sơ phải là bản chính
    - - Kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu.
      - Loại ra VB trùng thừa, bản thảo, các tư liệu, sách báo ra khỏi HS.
      - Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong HS
      - Xem xét lại thời hạn bảo quản của HS
  - - - Phương tiện làm việc của CB,CC,VC.
      - Căn cứ pháp lý, tra cứu khi giải quyết công việc.
    - - Mỗi CB, CC, VC
      - lập hồ sơ nguyên tắc về một mặt công tác nghiệp vụ mà mình phụ trách.
    - - Cách lập
        
        Văn bản giấy
        
        Văn bản điện tử (file)
      - Cách quản lý
        
        Đơn vị, cá nhân lập và bảo quản tại nơi làm việc để tra cứu hàng ngày.
        
        Đơn vị, cá nhân cần cập nhật kịp thời các VB mới sửa đổi, bổ sung hoặc thay đổi vào HSNT
        
        Không phải giao nộp vào lưu trữ cơ quan