CHƯƠNG 7:
QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN TRONG CƠ QUAN, TỔ CHỨC (LẬP HỒ SƠ)
Lập danh mục hồ sơ (DMHS) 
Phương pháp lập hồ sơ
Trách nhiệm
(Điều 25, Thông tư 04/2013/TT-BNV)
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức
Chánh Văn phòng
Trưởng đơn vị của cơ quan, tổ chức
Cá nhân
Văn thư đơn vị
Văn thư cơ quan
Lưu trữ cơ quan
Khái quát chung
Nội dung
Tác dụng
Khái niệm
Bảng kê hệ thống các hồ sơ dự kiến hình thành trong quá trình hoạt động trong một năm
kèm theo ký hiệu, đơn vị hoặc người lập và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ
Quản lý các hoạt động của cơ quan
Chủ động, chặt chẽ và khoa học
căn cứ để kiểm tra, đôn dốc việc lập hồ sơ, lựa chọn tài liệu có giá trị
góp phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan
Căn cứ
Các văn bản quy định
phân công nhiệm vụ của lãnh đạo quản lý, CCVC
Kế hoạch công tác hàng năm của cơ quan và các đơn vị trong cơ quan
DMHS của những năm trước; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu và mục lục hồ sơ của cơ quan, tổ chức (nếu có)
Xây dựng khung đề mục
Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặc người lập
Dự kiến THBQ của hồ sơ
Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ
Hồ sơ công việc
Hồ sơ nguyên tắc
Mở hồ sơ
Thu thập tài liệu đưa vào hồ sơ
Kết thúc hồ sơ
Đối với cơ quan đã ban hành DMHS
Đối với cơ quan chưa ban hành DMHS
Lấy một tờ bìa HS do VP (phòng Hành chính) cung cấp.
Căn cứ DMHS, ghi các thông tin lên bìa
Tên cơ quan, đơn vị
Mã hồ sơ
Tiêu đề hồ sơ
Thời hạn bảo quản.
CB, CCVC căn cứ chương trình công tác, nhiệm vụ được giao để mở hồ sơ.
Khi nhận VB, TL đầu tiên liên quan đến CV được giao, lấy tờ bìa HS biên mục một số thông tin lên bìa hồ sơ:
Tên cơ quan, đơn vị.
Tiêu đề hồ sơ
Trong quá trình giải quyết công việc, tiếp tục thu thập VB đưa vào hồ sơ
VB đưa vào hồ sơ phải là bản chính
Kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu.
Loại ra VB trùng thừa, bản thảo, các tư liệu, sách báo ra khỏi HS.
Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong HS
Xem xét lại thời hạn bảo quản của HS
Tác dụng
Trách nhiệm lập hồ sơ nguyên tắc
Cách lập và quản lý hồ sơ nguyên tắc
Phương tiện làm việc của CB,CC,VC.
Căn cứ pháp lý, tra cứu khi giải quyết công việc.
Mỗi CB, CC, VC
Cách lập
Cách quản lý
Văn bản giấy
Văn bản điện tử (file)
Đơn vị, cá nhân lập và bảo quản tại nơi làm việc để tra cứu hàng ngày.
Đơn vị, cá nhân cần cập nhật kịp thời các VB mới sửa đổi, bổ sung hoặc thay đổi vào HSNT
Không phải giao nộp vào lưu trữ cơ quan
click to edit
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan
Tổ chức
click to edit
Cách 2
Văn thư: Tập hợp thành DMHSCQ; Tiến hành chỉnh sửa, bổ sung (nếu cần)
Các đơn vị dự kiến DMHS của đơn vị mình theo hướng dẫn nghiệp vụ của Văn thư
Cách 1
Trình thủ trưởng cơ quan phê duyệt Tổ chức thực hiện.
Lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân liên quan
Văn thư xây dựng dự thảo DMHS của cơ quan, tổ chức
Trình thủ trưởng cơ quan phê duyệt Tổ chức thực hiện.
Đưa văn bản, tài liệu đầu tiên và biên mục một số thông tin lên bìa hồ sơ
lập hồ sơ nguyên tắc về một mặt công tác nghiệp vụ mà mình phụ trách.