CHƯƠNG 7:
QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN TRONG CƠ QUAN, TỔ CHỨC (LẬP HỒ SƠ)

Lập danh mục hồ sơ (DMHS) image

Phương pháp lập hồ sơ image

Trách nhiệm
(Điều 25, Thông tư 04/2013/TT-BNV)

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức

Chánh Văn phòng

Trưởng đơn vị của cơ quan, tổ chức

Cá nhân

Văn thư đơn vị

Văn thư cơ quan

Lưu trữ cơ quan

Khái quát chung image

Nội dung image

Tác dụng image

Khái niệm image

Bảng kê hệ thống các hồ sơ dự kiến hình thành trong quá trình hoạt động trong một năm

kèm theo ký hiệu, đơn vị hoặc người lập và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ

Quản lý các hoạt động của cơ quan

Chủ động, chặt chẽ và khoa học

căn cứ để kiểm tra, đôn dốc việc lập hồ sơ, lựa chọn tài liệu có giá trị

góp phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan

Căn cứ image

Các văn bản quy định

phân công nhiệm vụ của lãnh đạo quản lý, CCVC

Kế hoạch công tác hàng năm của cơ quan và các đơn vị trong cơ quan

DMHS của những năm trước; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu và mục lục hồ sơ của cơ quan, tổ chức (nếu có)

Xây dựng khung đề mục

Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặc người lập

Dự kiến THBQ của hồ sơ

Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ

Hồ sơ công việc

Hồ sơ nguyên tắc

Mở hồ sơ

Thu thập tài liệu đưa vào hồ sơ

Kết thúc hồ sơ

Đối với cơ quan đã ban hành DMHS

Đối với cơ quan chưa ban hành DMHS

Lấy một tờ bìa HS do VP (phòng Hành chính) cung cấp.

Căn cứ DMHS, ghi các thông tin lên bìa

Tên cơ quan, đơn vị

Mã hồ sơ

Tiêu đề hồ sơ

Thời hạn bảo quản.

CB, CCVC căn cứ chương trình công tác, nhiệm vụ được giao để mở hồ sơ.

Khi nhận VB, TL đầu tiên liên quan đến CV được giao, lấy tờ bìa HS biên mục một số thông tin lên bìa hồ sơ:

Tên cơ quan, đơn vị.

Tiêu đề hồ sơ

Trong quá trình giải quyết công việc, tiếp tục thu thập VB đưa vào hồ sơ


VB đưa vào hồ sơ phải là bản chính

Kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu.

Loại ra VB trùng thừa, bản thảo, các tư liệu, sách báo ra khỏi HS.

Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong HS

Xem xét lại thời hạn bảo quản của HS

Tác dụng image

Trách nhiệm lập hồ sơ nguyên tắcimage

Cách lập và quản lý hồ sơ nguyên tắc image

Phương tiện làm việc của CB,CC,VC.

Căn cứ pháp lý, tra cứu khi giải quyết công việc.

Mỗi CB, CC, VC

Cách lập image

Cách quản lý

Văn bản giấyimage

Văn bản điện tử (file) image

Đơn vị, cá nhân lập và bảo quản tại nơi làm việc để tra cứu hàng ngày.

Đơn vị, cá nhân cần cập nhật kịp thời các VB mới sửa đổi, bổ sung hoặc thay đổi vào HSNT

Không phải giao nộp vào lưu trữ cơ quan

click to edit

image

image

image

image

image

image

image

image

image

image

image

image

image

image

image

image

image

image

image

chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan

image

image

image

image

Tổ chức image

click to edit

Cách 2 image

Văn thư: Tập hợp thành DMHSCQ; Tiến hành chỉnh sửa, bổ sung (nếu cần)

Các đơn vị dự kiến DMHS của đơn vị mình theo hướng dẫn nghiệp vụ của Văn thư

Cách 1 image

Trình thủ trưởng cơ quan phê duyệt Tổ chức thực hiện.

Lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân liên quan

Văn thư xây dựng dự thảo DMHS của cơ quan, tổ chức

Trình thủ trưởng cơ quan phê duyệt Tổ chức thực hiện.

Đưa văn bản, tài liệu đầu tiên và biên mục một số thông tin lên bìa hồ sơ


lập hồ sơ nguyên tắc về một mặt công tác nghiệp vụ mà mình phụ trách.

image

image

image

image

image

image

image

image

image

image

image