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Les conseils pour gérer ses mails efficacement - Coggle Diagram
Les conseils pour gérer ses mails efficacement
1# RÉDIGER | Ecrire pour être lu
Un petit coup de fil,... plutôt qu’un long mail
? Avant d’envoyer un mail, posez-vous la question !
Un sujet = 1 e-mail
: évitez les messages « à tiroir »
Rédigez « court »
: 1 sujet, 1 verbe, 1 complément. Pas plus de 7 mots
Dévoilez-vous d’entrée
! L’essentiel du message dans les 2 premières lignes !
Mettez des panneaux indicateurs à vos e-mails
: la case "objet" est une bénédiction pour vos lecteurs, si vous l'utilisez correctement : soyez clairs, précis, concis
La réponse dépend de la question
! : Pour des réponses précises et brèves, posez des questions fermées et concrètes
2# ENVOYER | Simplifier la réception
Donnez la grille de lecture de votre e-mail
: est-ce un e-mail pour info, "pour action", "avec réponse attendue"...
Soyez adepte du "copier-coller
: si vous envoyez des fichiers attachés, copiez-les et collez-les dans votre e-mail ! Votre lecteur gagnera du temps
1 seul destinataire... et plusieurs "en copie
: Envoyer un message "destinataire" uniquement à votre lecteur ! Si vous mettez d'autres personnes "pour information", passez par la case "en copie"
Programmez vos envois
: Sauf urgence, planifiez 1 à 2 plages horaires dans votre journée de travail pour rédiger et envoyer vos e-mails
3# RECEVOIR | Savoir déconnecter
Programmez la lecture de vos e-mails
: planifiez 1 à 2 plages horaires dans votre journée pour lire et traiter vos e-mails. Ne répondez pas au fur et à mesure de leur arrivée
Restez zen et concentré(e)
: Supprimez l'alerte sonore d'arrivée de vos e-mails
Soyez plus fort que la machine
: Si votre charge de travail est vraiment trop forte, ou si vous êtes sur un dossier exigeant qui nécessite de la concentration , n'hésitez pas à éteindre votre ordinateur / téléphone (plus de tentation!)
4# TRAITER | Ne rien laisser en suspens
Évitez les aller-retour
: après 2 messages échangés (avec historique) préférez le téléphone
N'en faites pas une affaire de principe
: Il n'est peut-être pas vital de répondre à tous les e-mails que vous recevez !
Un e-mail ne se manipule qu'une fois !
Dès que vous l'avez ouvert : traitez-le, classez-le, déléguez-le, supprimez-le !