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BASE DE DATOS - Coggle Diagram
BASE DE DATOS
¿Qué son los formularios?
permiten crear una interfaz de usuario en la que puede escribir y modificar datos. Los formularios a menudo contienen botones de comandos y otros controles que realizan distintas tareas. Puede crear una base de datos sin usar formularios con tan solo modificar los datos en las hojas de datos de la tabla. Sin embargo, la mayoría de los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y modificar datos en las tablas.
Crear un formulario dividido mediante la herramienta Formulario dividido:
Un formulario dividido se diferencia de una combinación de formulario y subformulario en que las dos vistas están conectadas al mismo origen de datos y están sincronizadas entre ellas en todo momento. Si selecciona un campo en una parte del formulario, se seleccionará el mismo campo en la otra parte del formulario.
Crear un formulario mediante el asistente para formularios:
Para ser más selectivo con los campos que aparecen en el formulario, puede usar al Asistente para formularios en lugar de las diversas herramientas de creación de formulario mencionadas anteriormente. También puede definir cómo se agrupan y ordenan los datos, y puede usar campos de más de una tabla o consulta, siempre que haya especificado con anterioridad las relaciones entre ellas.
Crear un formulario mediante la herramienta formulario en blanco:
Si el asistente o las herramientas de creación de formulario no satisfacen sus necesidades, puede usar la herramienta Formulario en blanco para crear un formulario. Este método puede crear un formulario con gran rapidez, sobre todo si planea incluir en él solo algunos campos.
Comprender la vista presentación y la vista diseño:
° Vista Presentación; la vista Presentación es la vista más intuitiva a la hora de modificar un formulario y se puede usar para casi todos los cambios que desee realizar en un formulario en Access.
° Vista Diseño; la vista Diseño le ofrece una visión más detallada de la estructura de un formulario. Puede ver las secciones de encabezado, detalle y pie de página del formulario
¿Qué son los informes?
Los informes se usan para dar formato a los datos, resumirlos y presentarlos. Se puede ejecutar un informe por vez y siempre se reflejan los datos actuales de la base de datos. Generalmente, se les da formato a los informes para imprimirlos, pero también pueden verse en pantalla, exportarse a otro programa o enviarse como datos adjuntos en un correo electrónico.
¿Qué se puede hacer con un informe?
Un informe es un objeto de base de datos que resulta útil para presentar la información de la base de datos con alguno de los siguientes propósitos:
° Mostrar o distribuir un resumen de los datos.
° Archivar instantáneas de los datos.
° Aportar detalles sobre un registro concreto.
° Crear etiquetas.
Partes de un informe:
° Encabezado del informe.
° Encabezado de página.
° Encabezado de grupo.
° Detalle.
° Pie del grupo.
° Pie de página.
° Pie del informe.
¿Qué son los módulos?
es una colección de declaraciones, instrucciones y procedimientos que se almacenan juntos como una unidad. Un módulo puede ser un módulo de clase o un módulo estándar. Los módulos de clase se adjuntan a formularios o informes y, por lo general, contienen procedimientos que son específicos para el formulario o el informe al que están adjuntos.
Los módulos de clase se adjuntan a formularios o informes y, por lo general, contienen procedimientos que son específicos para el formulario o el informe al que están adjuntos. Los módulos estándar contienen procedimientos generales que no están asociados a ningún otro objeto. Los módulos estándar aparecen en Módulos en el panel de navegación mientras que los módulos de clase no.
Los módulos, como las macros, son objetos que puede usar para agregar funciones a la base de datos. Mientras que las macros se crean en Access mediante la elección de una lista de acciones de macro, los módulos se escriben en el lenguaje de programación Visual Basic para Aplicaciones (VBA).
¿QUÉ ES?
es una herramienta para recopilar y organizar información. Las bases de datos pueden almacenar información sobre personas, productos, pedidos u otras cosas. Muchas bases de datos comienzan como una lista en una hoja de cálculo o en un programa de procesamiento de texto.
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¿Qué son las tablas?
Una tabla de base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas, es bastante fácil importar una hoja de cálculo en una tabla de base de datos. La principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de cálculo y almacenarlos en una base de datos es la forma en la que están organizados los datos.
Tipos de datos:
° Establezca el tipo de datos de un campo en la cuadrícula de diseño de la tabla, no en el panel Propiedades del campo.
° El tipo de datos de un campo determina qué otras propiedades tiene el campo.
° Debe establecer el tipo de datos de un campo al crear el campo.
Existen 2 tipos de clave:
° Clave principal; una tabla puede tener solamente una clave principal. Una clave principal está compuesta de uno o más campos que identifican cada registro almacenado en la tabla de forma exclusiva.
° Clave externa; una tabla puede tener una o más claves externas. Este tipo de clave contiene valores que se corresponden con los valores de la clave principal de otra tabla.
Las ventajas que tienen son:
° Coherencia; dado que cada elemento de datos se registra solo una vez en una sola tabla, existen menos posibilidades de ambigüedad o incoherencia.
° Eficacia; registrar los datos en una sola ubicación implica el uso de menos espacio en disco.
° Comprensibilidad; el diseño de una base de datos es más fácil de comprender si los asuntos está separados en tablas de manera apropiada.
¿Qué son las consultas?
as consultas pueden realizar diversas funciones en una base de datos. La función más común es recuperar datos específicos de las tablas. Los datos que quiere ver generalmente están distribuidos en varias tablas y las consultas le permiten verlos en una única hoja de datos.
Crear una consulta de selección:
Si desea revisar los datos de solo algunos campos en una tabla, o revisar los datos de varias tablas simultáneamente o quizás solo ver los datos según determinados criterios, un tipo de consulta de selección sería su elección.
Crear una consulta de parámetros:
Si quiere iniciar variaciones de una consulta concreta con frecuencia, considere la posibilidad de usar una consulta de parámetros. Cuando inicia una consulta de este tipo, la consulta pide los valores de los campos y, después, usa los valores especificados para crear los criterios de la consulta.
Crear una consulta de actualización:
Puede usar una consulta de actualización para cambiar los datos de las tablas y para escribir los criterios a fin de especificar las filas que deben actualizarse. Las consultas de actualización permiten revisar los datos actualizados antes de realizar la actualización.
Especificar los tipos de datos de los parámetros:
Puede establecer el tipo de datos de cualquier parámetro, pero es especialmente importante establecer el tipo de datos en los datos numéricos, de moneda o de fecha y hora. Cuando se especifica el tipo de datos que debe aceptar un parámetro, los usuarios ven un mensaje de error más específico si facilitan un tipo de datos equivocado como, por ejemplo, texto cuando se espera moneda.
Crear una consulta de totales:
La fila Total de una hoja de datos es muy útil pero, para cuestiones más complejas, se usa una consulta de totales, que es una consulta de selección que permite agrupar y resumir los datos.
¿Qué son los macros?
Las macros en Access pueden considerarse un lenguaje de programación simplificado que puede usar para agregar funciones a la base de datos.Las macros contienen acciones que ejecutan tareas, como abrir un informe, ejecutar una consulta o cerrar la base de datos.
¿Qué es la programación?
es el proceso de agregar funcionalidad a la base de datos mediante macros de Access o código de Visual Basic para Aplicaciones (VBA).
Debe usar la programación de VBA en lugar de macros para realizar uno de estos procedimientos:
° Usar funciones integradas o crear sus propias funciones.
° Crear o manipular objetos.
° Realizar acciones de nivel de sistema.
° Manipular registros uno a uno.
Obtener información sobre macros:
Una macro es una herramienta que permite automatizar tareas y agregar funcionalidad a los formularios, informes y controles. Por ejemplo, si agrega un botón de comando a un formulario, asocia la propiedad de evento OnClick del botón a una macro que contiene los comandos que desea que se lleven a cabo cada vez que haga clic en el botón.
Obtener información sobre código de VBA:
Como las macros, VBA le permite agregar automatización y otras funciones a su aplicación de Access. Puede ampliar VBA mediante controles de terceros y puede escribir sus propias funciones y procedimientos para satisfacer sus necesidades.
Convertir macros en código de VBA:
Puede usar Access para convertir automáticamente macros en módulos de VBA o módulos de clase. Puede convertir las macros adjuntas a un formulario o un informe, tanto si son objetos independientes como macros incrustadas. También puede convertir las macros globales que no están adjuntas a un formulario o informe específicos.