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Sesiones de trabajo efectivas - Coggle Diagram
Sesiones de trabajo efectivas
Juntas de trabajo
Previo a la sesión
Defina una agenda y compártela por lo menos un día antes de la sesión con los participantes.
Define una periodicidad
Asegúrate de que en la agenda hay tiempos definidos para cada tema.
Asegúrate que hay definido un moderador, una persona que toma minuta y una persona que controla el tiempo.
Genera el
formato de minuta
que será utilizado durante la sesión. Recomiendo que siempre sea el mismo.
Si la sesión dura más de 90 minutos asegúrate que defines tiempos de descanso en la agenda (10 a 20 minutos).
Durante la sesión
Inicia justo a tiempo, recomiendo dar máximo 5 minutos de tolerancia. También termina justa a tiempo. Si requieres tomar más tiempo, pregunta a los participantes si se pueden extender.
Asegúrate que hay una persona tomando notas de lo mas relevante y de las acciones que se generen.
Ten un rotafolio o pizarrón que sirva de "Parking Lot". Este será el espacio donde puedan ir anotando las ideas que se salgan del tema que se está tocando; y al ponerlas aquí te aseguras que no se pierdan. Asegúrate que al final dejas un tiempo suficiente para regresar a estas ideas; algunas ya se habrán solucionado, algunas habrá que dedicarles unos minutos y algunas habrá que definirles un nuevo espacio para trabajarlas.
Antes de cerrar la sesión pide a la persona que toma la minuta que lea las acciones que quedaron pendientes para asegurar que está todo anotado.
Asegúrate que las acciones en la minuta tienen responsable (solo una persona) y que tienen fecha límite de entrega.
Antes de cerrar la sesión definan la nueva fecha y hora de la próxima sesión.
Envía la minuta a todos los involucrados.
One on one
Deben ser del supervisor con las personas que le reportan directamente
Se puede llegar a implementar one on one de tercer nivel para organizaciones grandes
Recomiendo que sean cada mes, bimestre o trimestre
La duración recomendada es de 30 minutos, máximo 60.
Define una agenda y utiliza siempre un mismo
formato de one on one
Utiliza una carpeta en donde puedas ir guardando el historial de las sesiones por persona
Asegúrate de tomar notas y de definir acciones de seguimiento con responsables y fechas de compromiso. Asegúrate de mandar la minuta a la persona.
Al finalizar define la nueva fecha y hora de la siguiente sesión, no importa que sea en tres meses. Recuerda ponerla en tu calendario y si puedes manda una invitación a la otra persona.
Previo a la sesión manda un recordatorio (3 días antes) y revisa las acciones que quedaron pendientes de la vez anterior para que puedas estar actualizada y ser muy eficiente
OBJETIVO: Dar seguimiento al nivel de satisfacción de la persona, dar retroalimentación y recibir retroalimentación tanto personal, como del equipo y de la empresa. Son las mismas preguntas para todo el personal. Estas sesiones son de gran ayuda para tener sensibilidad del clima laboral
Nota: puede ser la misma sesión para one y one y desempeño.
Desempeño del personal
OBJETIVO: Dar seguimiento a los indicadores de desempeño de la persona; estos son diferentes dependiendo de la función.
Nota: puede ser la misma sesión para one on one y desempeño
Debe ser del supervisor con la persona que le reporta directamente.
Recomiendo que la periodicidad sea mensual
La duración recomendada es de 30 minutos, máximo 60.
Define un
formato de desempeño
en el que sea fácil medir el histórico.
Genera una carpeta en donde puedas guardar toda la información de una misma persona
Asegúrate de tomar notas y de definir acciones de seguimiento con responsables y fechas de compromiso
Al finalizar define la nueva fecha y hora de la siguiente sesión, no importa que sea en tres meses. Recuerda ponerla en tu calendario y si puedes manda una invitación a la otra persona.
Previo a la sesión manda un recordatorio (3 días antes) y revisa las acciones que quedaron pendientes de la vez anterior para que puedas estar actualizada y ser muy eficiente