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ELIMINACIÓN DE CAUSAS DE PROBLEMAS
TOMAR ACCIÓN CORRECTIVA DEFINITIVA
Generar posibles acciones correctivas: La medición puede mostrar más de una causa, en ese caso se trabaja con una a la vez
Es muy posible que una sola acción solucione más de una causa, por lo que antes de ejecutar cualquier acción, se deben examinar todas las posibles acciones, para esto podemos hacer uso de una herramienta que vimos antes; la lluvia de ideas
Seleccionar la acción correctiva: Conocer lo más posible del proceso, la raíz del problema, el costo, el tiempo y la complejidad de cada acción considerada
La acción debe eliminar la causa y evitar que afecte el proceso de tal manera que genere un incumplimiento
Finalmente cuando seleccionamos una acción correctiva que haga que el proceso sea a prueba de errores, damos los pasos para asegurarnos de que el incumplimiento esté eliminado permanentemente
Planificar y comunicar la acción correctiva: Se debe comunicar a las personas que intervienen en el proceso, clientes y proveedores
Se planifica tomando en cuenta el tiempo, presupuesto, capacitación, medición, documentación y programación requeridos
Se utilizan herramientas gráficas cono Gantt y estadísticas como PERT para dar a conocer la información
Ambas gráficas son útiles para desarrollar y transmitir los planes de cualquier proyecto que tenga acciones críticas y que requiera de una programación cuidadosa.
Implantar la acción correctiva: Se lleva a cabo hasta que el plan es aprobado, lo recomendable es implantarlas en un entorno de prueba primero
La implantación implica seguir el plan y asegurarse de que la acción correctiva esté verificada y documentada
Verificamos para asegurarnos de que la acción correctiva esté implantada.
Documentamos la acción correctiva, si es efectiva, para que pueda llegar a ser parte permanente del proceso.
EVALUAR Y DAR SEGUIMIENTO
Evaluamos la acción correctiva para saber si el problema se ha resuelto. Damos seguimiento para asegurarnos de que la acción correctiva permanezca vigente y para identificar cualquier efecto lateral del cambio.
Si el estándar de realización es Cero Defectos, entonces estamos comprometidos a un 100 por ciento de cumplimiento y continuaremos eliminando las raíces del problema hasta que el criterio de resolución original se alcance y todo el problema esté resuelto.
Damos seguimiento a la acción correctiva para asegurarnos de que está implantada y de que no se han creado nuevos problemas con el cambio. Esto asegura que el cambio sea permanente y que el problema esté resuelto para siempre
Elementos del seguimiento:
-Auditorías: revisión periódica que nos asegura que un proceso esté cumpliendo con sus requisitos. Es una inspección del proceso
-Encuestas: Se pueden llevar a cabo encuestas con los clientes, con los proveedores y con las personas que operan el proceso.
-Las encuestas nos permiten saber si los mejoramientos han llegado a ser parte permanente del proceso, además de que pueden prevenir futuros problemas
-Revisiones Informales: revisiones son menos formales que las auditorías o las encuestas, son un método importante para asegurar que permanece implantada la acción correctiva
PREVENIR PROBLEMAS
Examinar los procesos de trabajo dentro del contexto de las cuatro etapas para implantar la prevención
Prevenir, junto con la eliminación de los problemas se hacen para seguir el compromiso de Cero Defectos que dice que ningún incumplimiento es aceptado
