Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
PRZYGOTOWANIE DOKUMENTACJI DO PRZEKAZANIA DO ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO - Coggle…
PRZYGOTOWANIE DOKUMENTACJI DO PRZEKAZANIA DO ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO
PRZYGOTOWANIE DOKUMENTACJI
EZD
polega na:
– sprawdzeniu kompletności akt spraw;
– uzupełnieniu akt spraw o brakujące przesyłki lub
pisma;
– przyporządkowaniu do klasy z wykazu akt
dokumentacji nietworzącej akt spraw, jeżeli wcześniej
tego nie dopełniono;
– uzupełnieniu metadanych przesyłek i spraw, jeżeli
wcześniej tego nie dopełniono;
– sprawdzeniu czy odnotowano zakończenie sprawy
przy każdej sprawie zakończonej.
PORZĄDKOWANIE DOKUMENTACJI
SKŁADY
pozostawieniu jej w układzie niezmienionym;
• umieszczeniu jej w pudłach lub w paczkach;
• opisaniu pudeł lub paczek:
• w przypadku dokumentacji, dla której nie wykonano pełnego odwzorowania
cyfrowego, usunięciu części metalowych i folii, w szczególności spinaczy,
zszywek, wąsów, koszulek.
PRZEKAZANIE PRZESYŁEK ZE SKŁADU CHRONOLOGICZNEGO polega na ich przekazaniu na podstawie spisu zdawczo- odbiorczego zawerającego co najmniej następujące elementy:
• dla całego spisu:
– pełną nazwę jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej
przekazującej dokumentację,
– informację, z jakiego rodzaju składu chronologicznego dokumentacja
pochodzi,
– imię, nazwisko i podpis pracownika, który przygotował spis,
– imię, nazwisko i podpis kierownika komórki organizacyjnej odpowiadającej
za skład chronologiczny,
– imię, nazwisko i podpis archiwisty przyjmującego dokumentację,
– datę przekazania spisu;
• dla każdej pozycji spisu:
– liczbę porządkową,
– informację o skrajnych identyfikatorach przesyłek,
– rok rejestracji w systemie EZD przesyłek umieszczonych w pudle lub
paczce.