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Método Numérico - Coggle Diagram
Método Numérico
Numérico Simples
Consiste na atribuição de um número a cada correspondente ou cliente, obedecendo sempre à ordem de entrada ou de registro
Neste método não há qualquer preocupação com a ordem alfabética visto que o emprego deste método exige a criação de um índice remissivo alfabético, onde os itens serão pesquisados (por isso é um método indireto)
Este método é geralmente aplicado a arquivos especias (discos, CDs, fotografias, etc.) e especializados (arquivos de medicina, economia, entre outros).
Para facilitar a localização das pastas, cria-se um índice alfabético, apontando a numeração de cada um dos remetentes e, nesse caso, aplica-se a ordenação alfabética e todas as suas regras
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Numérico Cronológico
Assim como o numérico simples, o numérico cronológico também é um método indireto visto que também é necessária a consulta de um índice para a localização de um documento
Este método tem como vantagens um maior grau de sigilo (visto que se trabalha apenas com os números atribuídos ao documento) e menor possibilidade de erros pois considera-se mais fácil trabalhar com números do que com letras
Neste método, além de se utilizar a ordem numérica, observa-se também a data. Desta feita quem é numerado é o próprio documento e não a pasta. É um método muito utilizado no sistema público por meio do uso de seus sistemas de protocolo único (fichas ou registros eletrônicos), ou seja, uma numeração única e sequencial que é atribuída aos documentos produzidos e recebidos
Numérico Dígito Terminal
Consiste em decompor o número do documento em grupos de dois dígitos cada um e lê-los da direita para a esquerda, formando pares.
Justamente por isso o método tem como maior desvantagem a dificuldade de uma ordem de leitura não convencional. Como vantagens apresenta a redução de erros de arquivamento e rapidez na localização
Este método surgiu com o objetivo de reduzir a ocorrência de erros no processo de arquivamento de grande volume de documentos que têm com elemento principal de identificação o número
É utilizado quando o principal elemento de referência em um documento é um número. Como a busca não é realizada diretamente nos documentos (como nos métodos alfabético e geográfico), o método numérico é considerado indireto
Nele é preciso recorrer a um índice que fornecerá o número do documento ou da pasta de arquivamento para localização.