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La préparation d'un déplacement professionnel - Coggle Diagram
La préparation d'un déplacement professionnel
La procédure interne de gestion des déplacements
Déplacement = Préparation
"Procédure interne de de gestion des déplacements" = ensemble des opérations à préparer pour organiser, planifier et suivre les déplacements
Schéma ou liste d'opérations
Recueil des informations + identification des contraintes de déplacement
Recueillir un certain nombre d'information
Tenir comptes des contraintes à respecter
Lieu
Date
Durée
Nombre de participants
Préférences de transports et d'hébergement
Contraintes administratives et budgétaires
Planification des tâches à réaliser
Établir "liste de contrôle" = liste des tâches à réaliser / CheckList
Important pour un voyage complexe, qui nécessite un délai de préparation pour certaines opérations
Recherche des moyens de transport et hébergement
Etudier les horaires et tarifs des billets
Déterminer ceux qui conviennent le mieux (situation géographique, catégorie...)
Sélectionner hôtels correspondant aux critères définis
Coût du déplacement
Estimer le coût du voyage
Dès le retour des personnes en déplacement = fournissent des pièces justificatives correspondant aux frais engagés
Réservations
Directement sur le site du fournisseur (transport, hébergement)
Par téléphone (hôtels, restaurants...)
Confirmation par courrier ou fax
La constitution du dossier
Remis à la personne amenée à se déplacer juste avant son départ
Comporte toutes les info utiles (feuille de route, détails horaires, billets, formulaires de réservation...)