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Control y Evaluación en la prestación de los servicios generales
Ante la posibilidad de que se establezcan obstáculos durante la administración de los servicios generals, se han establecido mecanismos de control y evaluación de todos los recursos y elementos administrativos que se requieren para ejecutar las actividades de las unidades de servicios generals.
El control y evaluación es aquél conjunto de accionnes orientadas a la activación y vigilancia del cumplimiento exacto, por los prestadores de servicios o personal usuario, de condiciones esttipuladas en documentos internos
Reportes de Servicio
Son el control de operaciones de la unidad administrativa; con ellos se determina el grado cuantitativo de tareas y actividades, así como la identificación y seguimiento de programas de conservación y mantenimiento y preventivos y correctivos de bienes y servicios a su responsabilidad.
Bitácora
Documento oficial que se utiliza para anotar cualquier situación que se presente durante el desarrollo de los servicios generales. Es responsabilidad de la unidad encargada, elaborarla, actualizarla y particularlizarla a los vehículos o maquinarias asignadosl.
Existiendo dos herramientas:
Informes Calendarizados
Son los instrumentos que señalen los avances alcanzados, en proceso o retrasados, de los programas de operación del área. Ilustrados graficamente, buscan que se implementen acciones preventivas y correctivas que den resultado de mejora y buena operación de los servicios.
Supervisión Física
Tiene como propósito conocer las características particulares de los bienes muebles e inmuebles necesarios para la operación de los servicios generales.
Su objeto es evitar que por desconocimiento de situaciones especificas en cuanto a espacio físico, haya que asignar o restringir recursos sin visualizar la magnitud de problemas que ello conlleve.
Apoyado por la documentación necesaria, la supervición debe ser una tarea permanente de control y evaluación en base a las siguientes herramientas administrativas:
Herramientas administrativas
En servicios de seguridad y vigilancia
En servicios de telefonía
En servicios de transportación, traslado y mensajería
En servicios de intendencia e higiene
En servicios administrativos
En servicios de apoyo general
Visitas de inspección y la auditoría preventiva, para detectar y corregir irregularidades por el mal uso o desconocimiento de la normatividad.