Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Электронный документооборот - Coggle Diagram
Электронный документооборот
Свойства
электронного документооборота
создание справочников и работа с ними;
контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами;
создание и редактирование реквизитов документов;
формирование отчетов по документообороту предприятия;
импорт документов из файловой системы и Интернета;
создание документа прямо из системы на основе шаблона (прямая интеграция);
работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;
электронное распространение документов;
работа с документами в папках;
получение документов посредством сканирования и распознавания.
уменьшением затрат на доступ к информации и обработку документов.
Свойства электронного документа
-Содержание
-Контекст
-Структура
Признаки электронного документа
-Электронный документ программно-технический зависимый продукт
-Электронный документ может иметь ссылки
-Электронный документ сохраняют на физических носителях информации
-Электронный документ имеет широкий спектр информационного отображения: текстовые, графические, электронные таблицы, базы данных, мультимедийные данные
-Содержание электронного документа может быть фрагментированным (базы данных), то есть, физически документ может хранится в нескольких различных файлах
-Обязательным реквизитом электронного документа обязательны данные в электронном документе, без которых он не может быть основанием для его учета и не будет иметь юридической силы
Основные принципы электронного документооборота
Однократная регистрация документа
Параллельное выполнение различных операций с целью сокращения времени движения документов и повышения оперативности их выполнения
Непрерывность движения документа
Эффективно организованная система поиска документов
Хранение электронного документа
Срок хранения электронных документов на электронных носителях информации должен быть не меньше срока, установленного законодательством для соответствующих документов на бумаге
Информация, содержащаяся в электронных документах, должна быть доступной для дальнейшего использования
Должна быть обеспечена возможность восстановления электронного документа в том формате, в котором он был создан, отправлен или получен
При копировании электронного документа с электронного носителя информации обязательно осуществляется проверка целостности данных на этом носителе
Должна храниться информация, позволяющая установить назначение и происхождение электронного документа, а также время и дату его отправления и получения