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Capítulo 18. Sistema y proceso de control - Coggle Diagram
Capítulo 18. Sistema y proceso de control
La función gerencial de control es la medición y corrección del desempeño para garantizar que los objetivos de la empresa y los planes diseñados para alcanzarlos se logren. Planear y controlar están estrechamente relacionados.
Proceso de control básico
El proceso de control básico, en cualquier parte que se encuentre y sea lo que sea que se controle, incluye tres pasos: 1) establecer estándares, 2) medir el desempeño contra estos estándares y 3) corregir variaciones de los estándares y planes.
Medición del desempeño
Aun cuando esa medición no siempre es practicable, la medición del desempeño contra estándares debería hacerse apropiadamente sobre una base de mirar al frente para que las desviaciones se puedan detectar antes de que ocurran y mediante acciones apropiadas
Corrección de desviaciones
La corrección de desviaciones es el punto donde el control se puede ver como una parte de todo el sistema de administración y relacionarlo con las otras funciones gerenciales.
Establecimiento de estándares
Los estándares simplemente son criterios de desempeño. Son los puntos seleccionados de todo un programa de planeación en los que se establecen medidas de desempeño para que los administradores reciban señales de cómo van las cosas y no tengan que vigilar cada paso en la ejecución de los planes.
Puntos de control críticos, estándares y puntos de referencia
Los estándares son puntos de referencia contra los cuales se mide el desempeño real o esperado. En condiciones operativas simples, un administrador podría ejercer control mediante una cuidadosa observación personal del trabajo que se realiza
El principio de control de puntos críticos, uno de los principios de control más importantes establece que el control efectivo lleva la atención a aquellos factores críticos para evaluar el desempeño en relación con los planes.
Tipos de estándares de puntos críticos
Estándares intangibles
Más difíciles de establecer son los estándares no expresados en medidas físicas o monetarias. ¿Qué estándar puede utilizar un administrador para determinar la competencia del agente de compras divisional o del director de personal?
Estándares de programa
Un gerente puede ser asignado para instalar un programa de presupuesto variable, un programa formal de seguimiento para el desarrollo de nuevos productos, o un programa para mejorar la calidad de la fuerza de ventas
Estándares de ingresos
Los estándares de ingresos surgen de asignar valores monetarios a las ventas. Pueden incluir estándares como ingresos por pasajero de autobús-milla, ventas promedio por cliente y ventas per cápita en un área de mercado determinada
Estándares de capital
Hay una variedad de estándares de capital, los cuales surgen de la aplicación de medidas monetarias a artículos físicos
Estándares físicos
Los estándares físicos son medidas no monetarias y comunes al nivel operativo, en los que se utilizan materiales, se contrata mano de obra, se prestan servicios y se producen bienes
Estándares de costos
Los estándares de costos son medidas monetarias y, como los estándares físicos, son comunes al nivel operativo. Agregan valores monetarios a aspectos específicos de las operaciones
El control como un sistema de realimentación
El control gerencial es en esencia el mismo proceso de control básico como el encontrado en sistemas físicos, biológicos y sociales. Muchos sistemas se controlan ellos mismos mediante realimentación de información que muestra desviaciones de los estándares e inicia cambios.
Información y control en tiempo real
Uno de los avances interesantes que surgen del uso de la computadora y la recopilación electrónica, transmisión y almacenamiento de datos es el desarrollo de sistemas de información en tiempo real.
En el caso del control de calidad, por ejemplo, se puede requerir mucho tiempo para descubrir qué ocasiona las devoluciones de fábrica y más tiempo para poner en vigor las medidas correctivas.
Alimentación hacia delante, o sistema de corrección anticipante
Lo que los administradores necesitan para un control efectivo es un sistema de corrección anticipante que les diga, a tiempo para tomar acción correctiva, que ciertos problemas ocurrirán si no hacen algo ahora.
Sistemas de corrección anticipante en relación con los de realimentación
Los sistemas de realimentación simples miden los resultados de un proceso y lo alimentan al sistema o los insumos del sistema de acciones correctivas para obtener los resultados deseados.
La corrección anticipante en la administración
Una idea de lo que la corrección anticipante significa en el control de la administración se puede ver en el ejemplo del sistema de planeación de inventarios
Control del desempeño general
La planeación y el control son tratados cada vez más como un sistema interrelacionado. Junto con técnicas para el control parcial, se han desarrollado dispositivos de control para medir el desempeño general de una empresa —o una división integrada o proyecto dentro de ella— contra las metas totales.
Control de pérdidas y ganancias
El estado de ingresos de una empresa como un todo sirve a importantes propósitos de control, principalmente debido a que es útil para determinar los factores inmediatos de ingresos o costos que representan el éxito o el fracaso.
Naturaleza y propósito del control de pérdidas y ganancias
Dado que es un estado de todos los ingresos y gastos de un periodo determinado, es un verdadero resumen de las operaciones del negocio. Al aplicar el control de pérdidas y ganancias a divisiones o departamentos,
Requisitos para controles efectivos
Ajustar el sistema de control a la cultura de la organización
Para ser más efectivo, cualquier sistema o técnica de control debe ajustarse a la cultura de la organización.
Lograr economía de controles
Los controles deben valer sus costos. Aun cuando este requisito es simple, a menudo es difícil cumplirlo en la práctica
Buscar objetividad de los controles
Necesariamente, la administración tiene muchos elementos subjetivos, pero si un subordinado está haciendo un buen trabajo no debería idealmente ser una cuestión de determinación subjetiva.
Asegurar la flexibilidad de los controles
Los controles deben continuar siendo funcionales ante el cambio de planes, circunstancias imprevistas o fracasos rotundos. Si los controles han de permanecer efectivos a pesar de un fracaso o cambios de planes inesperados, deben ser flexibles