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Capítulo 18. Sistema y Procesos de control - Coggle Diagram
Capítulo 18. Sistema y Procesos de control
El control como un sistema de realimentación:
En general, el control administrativo es percibido como un sistema de realimentación similar al que opera en el termostato común del hogar.
Controlar:
La medición y corrección del desempeño para garantizar que los objetivos de la empresa y los planes diseñados para alcanzarlos se logren.
Proceso de control básico:
Las técnicas y sistemas de control son en esencia los mismos para controlar el efectivo, los procedimientos administrativos, la ética organizacional, la calidad del producto y cualquier otra cosa.
Establecimiento de estándares:
Los estándares simplemente son criterios de desempeño. Son los puntos seleccionados de todo un programa de planeación en los que se establecen medidas de desempeño para que los administradores reciban señales de cómo van las cosas y no tengan que vigilar cada paso en la ejecución de los planes.
Medición del desempeño:
La medición del desempeño contra estándares debería hacerse apropiadamente sobre una base de mirar al frente para que las desviaciones se puedan detectar antes de que ocurran y mediante acciones apropiadas.
Corrección de desviaciones:
La corrección de desviaciones es el punto donde el control se puede ver como una parte de todo el sistema de administración y relacionarlo con las otras funciones gerenciales.
Puntos de control críticos, estándares y puntos de referencia (benchmarking):
El control efectivo lleva la atención a aquellos factores críticos para evaluar el desempeño contra los planes.
Tipos de estándares de puntos críticos:
1) Físicos
2) De costos
3) De capital
4) De ingresos
5) De programas
6) Intangibles
7) Metas como estándares
8) Planes estratégicos como puntos de control para el control estratégico:
Monitoreo sistemático en puntos de control estratégicos y modificar la estrategia de la organización con base en esta evaluación.
Puntos de referencia (benchmarking):
Un enfoque para establecer metas y medidas de productividad con base en las mejores prácticas de la industria. Tres tipos de benchmarking:
Estratégico
Operacional
Administrativo.
Información y control en tiempo real:
Ésta es la información de lo que ocurre mientras está ocurriendo. A través de varios medios, es técnicamente posible obtener datos en tiempo real sobre muchas operaciones. Hay programas que dan información en tiempo real.
Alimentación hacia delante, o sistema de corrección anticipante:
Para un control efectivo, los administradores necesitan un sistema de corrección anticipante que les informe de problemas potenciales, dándoles tiempo para tomar acción correctiva antes de que esos problemas ocurran.
Información hacia delante en los sistemas humanos
Sistemas de corrección anticipante en relación con los de realimentación:
Los sistemas de corrección anticipante monitorean los insumos en un proceso para asegurar si los insumos son los planeados; si no es así, los insumos, o quizá el proceso, se cambian para obtener los resultados deseados.
La corrección anticipante en la administración:
Si los administradores han de ejercer un control efectivo sobre el inventario, deben identificar las variables del sistema. Algunas de las variables tienen un efecto negativo o positivo en el inventario.
Requisitos para el sistema de corrección anticipante:
Haga un completo y cuidadoso análisis del sistema de planeación y control e identifique las variables de insumos más importantes.
Desarrolle un modelo del sistema.
Tenga cuidado de mantener el modelo actualizado, el modelo se debe revisar con regularidad para ver si las variables de insumo identificadas y sus interrelaciones siguen representando realidades.
Recopile datos sobre las variables de insumos con regularidad y aliméntelos al sistema.
Evalúe con regularidad las variaciones de datos de insumos reales de los insumos planeados y evalúe el efecto en el resultado final esperado.
Tome acción. Como cualquier otra técnica de planeación y control, todo lo que el sistema puede hacer es indicar problemas.
Control del desempeño general:
Muchos controles generales en los negocios son financieros. Los controles financieros, como cualquier otro control, deben ser adaptados a las necesidades específicas de la empresa o la posición.
Control de pérdidas y ganancias:
Es útil para determinar los factores inmediatos de ingresos o costos que representan el éxito o el fracaso.
Naturaleza y propósito del control de pérdidas y ganancias:
El estado de pérdidas y ganancias muestra todos los ingresos y gastos de un periodo determinado, así que es un verdadero resumen de los resultados de las operaciones del negocio.
Limitaciones del control de pérdidas y ganancias:
La duplicación de registros contables, los esfuerzos involucrados para asignar los muchos costos indirectos y el tiempo y esfuerzo requeridos para calcular las ventas intracompañía pueden hacer costoso este control si se le lleva demasiado lejos.
Control por medio del rendimiento sobre la inversión:
El control del rendimiento sobre la inversión mide el éxito absoluto y relativo de una compañía, o la unidad de una compañía por la relación de las ganancias con la inversión de capital.
Auditorías administrativas y empresas de contabilidad:
El asunto es si la misma empresa puede estar en la posición de un consultor administrativo prestando, tanto asesoría, como servicios y continuar siendo completamente objetiva como un auditor contable. Las compañías de auditoría ahora también se encargan de analizar cómo están administrando las empresas.
Control burocrático y de clan
El control burocrático:
Se caracteriza por un amplio uso de reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y autoridad formal.
El control de clan:
Se basa en normas, valores compartidos, comportamiento esperado y otras variables culturales.
Requisitos para controles efectivos
Adaptar los controles a los planes y puestos
Adaptar los controles a los administradores individuales
Diseñar controles para señalar excepciones en puntos críticos: El control eficiente requiere que los administradores busquen excepciones, en tanto que el control efectivo requiere que presten atención primaria a las cosas que son más importantes.
Buscar objetividad de los controles
Asegurar la flexibilidad de los controles: Los controles han de permanecer funcionales a pesar de un fracaso o cambios de planes inesperados, por lo que deben ser flexibles.
Ajustar el sistema de control a la cultura de la organización: Para ser más efectivo cualquier sistema o técnica de control debe ajustarse a la cultura de la organización.
Lograr economía de controles: Los controles deben valer sus costos.
Establecer controles que lleven a acción correctiva: Un sistema de control adecuado revelará dónde ocurren las fallas y quién es responsable de ellas y garantizará que se tome una acción correctiva.