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Capítulo 18: Sistema y Proceso de Control - Coggle Diagram
Capítulo 18: Sistema y Proceso de Control
Control: Medición y corrección del desempeño para garantizar que los objetivos de la empresa y los planes diseñados para alcanzarlos se logren
Proceso de Control Básico
Establecimiento de Estándares: Criterios de desempeño, los puntos seleccionados de todo un programa de planeación
Medición del Desempeño: debería hacerse de forma anticipada para detectar desviaciones antes de que ocurran y evitarlas mediante acciones apropiadas
Corrección de Desviaciones: Se deben aplicar medidas correctivas en la asignación de los deberes individuales o de grupo. El control puede verte como parte de todo el sistema administrativo
Analítica de Negocios: Se concentra en poner a disposición del gerente y quienes toman las decisiones análisis avanzados del rumbo de la organización. Sistematiza mejor la recopilación, análisis y disponibilidad de grupos de datos organizacionales
Puntos de Control Clave, Estándares y Puntos de Referencia (Benchmarking)
Principio de Control de Puntos Clave: El control efectivo requiere de la atención a aquellos factores decisivos para evaluar el desempeño en relación con los planes
Tipos de Estándares de Puntos Clave
Estándares Físicos: El administrador necesita comparar el desempeño real con los estándares establecidos
Estándares de Costos: Asignan valores monetarios a los aspectos específicos de las operaciones
Estándares de Capital: Surgen de aplicar medidas monetarias a artículos físicos. Relacionados con el capital invertido
Estándares de Ingresos: Surgen de asignar valores monetarios a las ventas
Estándares de Programas: Se puede instalar un programa de presupuesto variable, formal de seguimiento para el desarrollo de productos, etc.
Estándares Intangibles: No se expresan en medidas físicas o monetarias. Resulta difícil establecer estándares o metas claras
Estándares de Metas: Se puede establecer una red de metas cualitativas o cuantitativas verificables en cada nivel de la administración, aunque está disminuyendo
Planes Estratégicos como Puntos de Control para el Control Estratégico: Monitoreo sistemático en puntos de control estratégicos para modificar la estrategia de la organización con base en esa evaluación
Puntos de Referencia (Benchmarking)
Enfoque para establecer metas y medidas de productividad con base en las mejores prácticas de la industria
El Control como Sistema de Retroalimentación
En general, el control administrativo se considera como un sistema de realimentación similar al que opera en el termostato de algunos hogares
El control gerencial es el mismo proceso de control básico que se encuentra en los sistemas físicos, biológicos y sociales
Información y Control en Tiempo Real
Información de lo que ocurre mientras está ocurriendo, a través de varios medios es posible tener datos en tiempo real sobre muchas operaciones
El gerente de una fábrica cuenta con un sistema que le reporta en cualquier momento la situación de un programa de producción en términos de aspectos como el punto de producción alcanzado, horas de trabajo acumuladas, entre otros
Control Preventivo o Anticipado
Para un control efectivo, los administradores requieren un sistema de corrección anticipado que les informe sobre los problemas potenciales y permita tomas las medidas correctivas antes de que surjan esos problemas
Corrección Anticipada en los Sistemas Humanos
Ejemplo: Un cazador siempre apuntará delante del vuelo de un pato para compensar el lapso entre el disparo y el blanco esperado
Sistemas de Corrección Anticipativa en Relación con los de Realimentación
Monitorean los insumos de un proceso para asegurar si son los planeados; si no es así, éstos, o quizás el proceso, se modifican para obtener los resultados deseados
La Corrección Anticipativa en la Administración
Significa para el control administrativo verse en el ejemplo del sistema de planeación de inventarios, deben identificarse las variables del sistema
Requisitos del Sistema de Corrección Anticipativa
Hacer un completo y cuidadoso análisis del sistema de planeación y control.
Desarrollar un modelo del sistema.
Mantener el modelo actualizados.
Recopilar datos de insumos con regularidad.
Evaluar las variaciones de los datos de insumos reales.
Tomar medias
Control del Desempeño General
Muchos controles gerenciales en los negocios son financieros, pueden ser:
La planeación general debe aplicarse el control general.
Descentralización de la autoridad.
Control general para medir el esfuerzo total
Control de Pérdidas y Ganancias
Naturaleza y Propósito
El estado de pérdidas y ganancias muestra todos los ingresos y gastos de un periodo determinado, así que es un verdadero resumen de los resultados de las operaciones del negocio
Limitaciones
Padece el costo contable y transacciones en papel, aunque el uso del papel lo ha reducido en mayor grado.
La duplicación de registros contables, esfuerzos para asignar costos indirectos, tiempo y esfuerzo para calcular ventas en la compañía
Control Mediante el Rendimiento de la Inversión
Mide el éxito absoluto y relativo de una compañía, o cualquiera de sus unidades, mediante el índice de ganancias respecto de la inversión del capital
Auditorías Administrativas y Empresas Contables
Aún cuando empresas de consultoría administrativa han realizado evaluaciones a sus sistemas administrativos, las empresas de auditorías contables son las más interesadas en dar el servicios de auditorías adminsitrativas
Las empresas contables disfrutan de gran confianza, pero esto cambió cuando los fiscales federales acusaron a varias compañías de obstrucción de la justicia
Control Burocrático y de Clan
Burocrático: Se caracteriza por un amplio uso de reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y autoridad formal
De Clan: Se basa en normas, valores compartidos, comportamiento esperado y otras variables culturales
Requisitos de los Controles Efectivos
Adaptar los Controles a los Planes y Puestos
Las técnicas y sistemas de control deben reflejar los planes para los que fueron diseñados y adaptarse a los puestos
Adaptar los Control a Cada Administrador
Los controles deben adaptarse a cada administrador, incluyendo los sistemas de control e información
Diseñar Controles para Señalar Excepciones en Puntos Clave
Se debe diseñar cada control para que indiquen las excepciones, los controles se concentran en las anomalías del desempeño planeado, para beneficiarse del principio de excepción y detectar áreas que requieren atención
Objetividad de los Controles
Si los controles son subjetivos, las personalidades de administrador o subordinado pueden influir en los juicios de desempeño y hacerlos menos precisos
Asegurar la Flexibilidad de los Controles
Los controles han de mantenerse funcionales a pesar de un fracaso o de cambios en los planes inesperados, por lo que deben ser flexibles
Ajustar el Sistema de Control a la Cultura de la Organización
Para ser más efectivo, cualquier sistema o técnica de control debe ajustarse a la cultura de la organización
Economía de los Controles
Los controles deben valer sus costos
Establecer Controles que Conduzcan a Acciones Correctivas
Un sistema de control adecuado revelará donde ocurren las fallas y quién es su responsable, también garantizará que se tome una acción correctiva