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如何幫雞洗澡(做簡報) - Coggle Diagram
如何幫雞洗澡(做簡報)
05.了解聽眾屬性
簡報就是一種行銷
我的目標觀眾想看什麼?
他們想用什麼方式來看?
清楚掌握目標觀眾
瞄準某個特定人士
(最重要的人)
會議目的決定目標觀眾
找出目標觀眾的偏好
1.他們喜歡用什麼方式看資料
2.是否偏好某種格式或架構
3.考慮公司文化和一般常態作法
他們對團體的看法為何?
大陣仗 or 小團體
他們是讀者型(早點發出文稿)還是聽者型?
他們信任誰?(找他一起開會)
他們的思維模式為何?
先資料還是先結論?
數據還是概念?
了解他們的優先重點
(找出觀眾內心的需求)
這個主題的重要性為何?
(先抓住注意力,再切入建議或要求)
他們的目標是什麼?
立竿見影的成效?
改變現狀?
他們的中心思想為何?
(用對方的語言來說服他)
考慮他們的觀感
(評估切入點)
他們知道多少資訊?
他們負責這項業務多久了?
上次進展報告什麼時候,談到哪裡?
最近他們看過那些報告?
他們會聽那些人的意見?
他們是否已經有了定見?
認同你就要盡快切入重點
反對你就要將可能選項呈現,比較優缺。
先做功課
虛心求教,持續觀察、關注與學習
撰寫簡報綱要
目標
(此次會議目標、此次簡報原因)
目標觀眾
1.關鍵人物是誰?
2.重要人士偏好,優先事項及想法概念?
3.還有誰參加?
形式
(會議時間/地點)
其他
(爭議及裁決)
07.挖掘故事
做簡報如同說故事
引言開場-->鋪陳情況-->事件依序發生連成一氣
找出流程
先找出重點
故事軸線,應專注於思考橫向邏輯,找出重點順序。
界定起點
現況如何,確立現狀。
解答理所當然會出現的問題
源頭問題觸發簡報的流動
別列清單,清單容易,過目即忘,要用故事說服別人。
兩大技巧
先說再寫
先把故事從頭到尾說一遍,再把講過的寫下來
故事板
(九宮格)
頂端寫上頁面標題
下方條列重點說明
架構選擇
時序架構
(從某事導向下一件事,已建議或結論為終點)
正反架構
(樹立辯論主題)
問題解決架構
(提出議題,再呈現解決方案)
情境-->衝突-->解方
注意開場和結尾
修改、重寫與精簡
一頁的素材會不會太多?
一頁一重點
這一頁事必要的嗎?
頁與頁是否連貫?
我可以導出結論嗎?
各頁面是否彼此獨立又無遺漏?
下功夫琢磨
(花時間)
06.簡報五大要素
封面
題目
中立性
(籠統別太直接)
隱私
(例專案代號)
日期
(標註日期是為了日後方便追朔)
署名
目的
(簡報一開始就陳述目的)
議程
第一次,看到整個流程。
每次介紹各個項目時再次出現,並框出進行的項目。
效果
為簡報設定流程與架構
控管時間(控制在5個事項以內)
提要報告
總結
主要論點
下一步行動
08.設計簡潔的介面
切莫心急
(前後連貫)
撰寫有力的標題
寫成句子
把標題寫成有主詞有動詞的句子
限制在兩行內
保持平行結構
善用轉折語氣
所有標題銜接起來是一個完整的故事
別用被動語態
加入支持論點
每一頁要提供資料佐證標題
條列重點不超過4項
條列重點至少2項
變換視覺圖像
用字遣詞要簡單易懂
刪除沒必要資訊
配合使用道具
精修頁面
動畫效果與圖片
錯字與文法
格式設定
兩大考量
考量觀眾
考量個人品牌
集體創作
勾勒故事輪廓,每位分幾頁
撰寫標題由一人負責
09.善用有力的數據資料
以資料服人
資訊3類型
強立論點
(名人)
不相關論點
不利論點
事實與可信度
故事
應當簡短
必須真實
有佐證功能
03.慎選時機
何時該做簡報?
需要支援的時候
(尋求高層支持)
必須讓大家了解某個情況的時候
老闆要你做簡報的時候
需要大家做決定的時候
(意見很多,無法決定)
何時不該做簡報?
尚未有明確建議的時候
大家意見不合的時候
(無共識)
可以改用其他更簡便的方式來傳達資訊的時候
告知例行事務
臨時取消簡報
簡報尚未準備好,但不一定要很完美。
你對分析資料沒有信心
觀眾因為其他危機而分神
你沒有得到跨部門的支持
04.掌握簡報的目的
(任何簡報都該有目的)
重要的事優先處理
1.建議是什麼?
2.會議重點?
3.傳達什麼訊息?
4.討論的目標是什麼?
5.希望觀眾的想法、觀感、希望觀眾採取什麼行動?