Please enable JavaScript.

Coggle requires JavaScript to display documents.

บทที่ ๒ องค์ประกอบและกระบวนการบริหาร - Coggle Diagram

- - - - การวางแผน (Planning)
        การใช้ความรู้และวิจารณญาณในการตั้งเป้าหมายของการทำงานโดยกำหนด
        
        ความสำคัญและความจำเป็นที่จะต้องวางแผน
        1.ประหยัดทรัพยากร เวลาและแรงงาน
        2.การปฏิบัติตามแผน ช่วยให้ปฏิบัติงานได้เร็ว และลดความ
        ผิดพลาด
        3.ช่วยคาดการณ์ล่วงหน้าได้ถูกต้องหรือใกล้เคียง สามารถเผชิญกับปัญหาอุปสรรคที่เกิดขึ้น
        4.ช่วยให้การอeนวยการ มอบหมายงาน การประสานงาน และการควบคุมประเมินผลได้เหมาะสม
        5.พัฒนาและปรับปรุงการปฏิบัติงาน
        6.ผู้ปฏิบัติงานเข้าใจเป้าหมายและวัตถุประสงค์
        7.ลดการทำงานซ้าซ้อน
        
        ประเภทของแผน
        1.แผนระยะสั้น 1-3 ปี เช่น แผนการปฏิบัติงานประจาวัน
        2.แผนระยะกลาง ระยะเวลา 5-10 ปี เช่น แผนพัฒนาบุคลากรในระยะ 5ปี
        3.แผนระยะยาวใช้เวลาตั้งแต่ 10 ปีขึ้นไป เช่น หัวหน้าฝ่ายการพยาบาล
        4.แผนฉุกเฉิน เช่น กรณีที่ผู้ป่วยฉุกเฉิน ผู้ป่วยอุบัติเหตุ
        5.แผนโดยจาแนกลาดับขั้นของการจัดการ
        5.1 แผนกลยุทธ์ (Strategic planning) เป็นการวางแผนในระยะยาว พิจารณาภาพรวมทั้งหมด
        5.2 แผนโครงการ (Project planning) เป็นการวางแผนริเริ่มงานใหม่ อาจใช้เวลา 1-5 ปี จุดมุ่งหมายเพื่อให้มีสิ่งใหม่เกิดขึ้น
        5.3 แผนปฏิบัติการ (Operational planning) ส่วนมาก
        ผู้บริหารระดับต้นเป็นผู้รับผิดชอบ
      - การจัดองค์การ (Organizing) เกี่ยวข้องกับการจัดระเบียบเพื่อให้สิ่งของและบุคคลผู้เข้ามาอยู่ในองค์การสามารถทางานเกี่ยวข้องสัมพันธ์กันอย่างมีประสิทธิภาพและเพื่อเป็นประโยชน์ต่องานที่จะมีการประสานกันทาเป็นทีมสิ่ง
        
        องค์กรในโรงพยาบาล
        
        1.องค์การแพทย์ (Medical Department)
        
        องค์การพยาบาล (Nursing Department)
        
        องค์การอื่น ๆ (Other Department
        
        กระบวนการจัดองค์การกระบวนการจัดองค์
        1.การจัดวิเคราะห์งานเพื่อกาหนดโครงสร้างองค์การ
        2.จัดทาแผนภูมิสายการบังคับบัญชาประจาหน่วยงาน
        3.ชี้แจงให้บุคลากรทราบสายการบังคับบัญชา
        4.มอบหมายการทางาน
        5.จัดแบ่งประเภทผู้รับบริการออกเป็นประเภทต่าง ๆ
        6.มอบหมายงานแก่ผู้ใต้บังคับบัญชาตามความรู้ ความสามารถอย่างเหมาะสม
        
        Robbins (๑๙๙๘) ยังได้เสนอแนวคิดว่า องค์ประกอบโครงสร้างองค์กรมี 3 ประการ
        1.ความซับซ้อน ซึ่งหมายรวมถึงการจำแนกแยกแยะงานหรือภารกิจต่าง ๆให้ชัดเจน
        2.การสร้างแบบมาตรฐาน กำหนดมาตรฐาน หรือกฎระเบียบต่าง ๆ นำไปใช้ในการควบคุมพฤติกรรมของบุคลากรของตนให้ดาเนินไปในทิศทางที่ต้องการ
        3.การรวมศูนย์อานาจ การรวมอานาจการตัดสินใจไว้ที่ศูนย์กลางแห่งอำนาจภายในองค์การ เพื่อให้การตัดสินใจ สั่งการและดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ
      - การอำนวยการ (Directing) การสั่งการ การควบคุม การนิเทศ และการติดตามประเมินผล เพื่อให้งานดำเนินไปตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ ผู้บริหารต้องเป็นผู้อานวยการหรือผู้นำโดยการออกคำสั่งแนะนำชี้แจงสามารถกระตุ้นหรือจูงใจให้ผู้อยู่ใต้บังคับบัญชามีความกระตือรือร้นในการทำงานให้ดีที่สุดเท่าที่จะทำได้
        
        กระบวนการอำนวยการ
        
        จัดให้มีการประสานงาน ในสายงานการปกครอง บังคับบัญชา
        
        จัดลำดับความสำคัญของงานก่อนหลัง
        
        มอบอานาจหน้าที่กระจายหรือรวมอานาจการบริหาร ออกคาสั่งด้วยวาจาหรือลายลักษณ์อักษร
        
        การพิจารณาใช้คนให้เหมาะกับงาน
        
        ขอบเขตของการอำนวยการ
        
        1.การสั่งการ
        
        2.การคุมงาน
        
        3.การติดตามงาน
        
        รูปแบบการสั่งการ
        1.แบบออกคำสั่งโดยตรงหรือการออกคำสั่ง
        (Demand or Direct) ต้องการให้ผู้รับคำสั่งปฏิบัติทันที
        มักใช้ในกรณีเกิดเหตุการณ์ฉุกเฉิน
        2.แบบขอร้อง (Request) ขอความช่วยเหลือ เพื่อเปิดโอกาสให้ผู้รับมอบหมายงานได้มีโอกาสใช้ดุลยพินิจในการทำงาน
        3.แบบเสนอแนะ (Suggest) ส่งเสริมให้ผู้ปฏิบัติงานเกิดความคิดริเริ่มในการทำงาน
        4.แบบอาสาสมัคร (Volunteer) เป็นงานที่อาศัยความเต็มใจ
        
        วิธีสั่งงาน
        1.สั่งด้วยวาจา ส่วนมากนิยมที่เป็นเรื่องที่ไม่ค่อยมีความสำคัญ
        2.สั่งด้วยการเขียน ใช้กรณีที่จะสั่งคำสั่งไปยังบุคคลหลายแห่ง ใช้เมื่อเป็นเรื่องสำคัญและเฉียบขาด
        3.สั่งด้วยกิริยา ท่าทาง
        
        หลักสำคัญในการปฏิบัติงาน
        1.ต้องรู้แจ้งในข้อเท็จจริงให้แน่ชัด
        2.ต้องสั่งงานให้ตรงประเด็น
        3.ต้องสั่งงานให้เป็นที่เข้าใจ และต้องมีความแน่ใจ
        4.ต้องสั่งงานให้ทันต่อเวลาหรือเหตุการณ์
        5.ต้องสั่งงานให้อยู่ในวิสัยที่จะปฏิบัติตามได้
        6.ต้องมอบหมายอำนาจให้เพียงพอแก่การปฏิบัติงาน
        7.ต้องกล้ารับผิดชอบ และยอมรับข้อผิดพลาดถ้าไม่เกิดผล
      - การประสานงาน (Co-ordinating) การจัดระเบียบวิธีในการทำงาน เพื่อให้บุคลากรในหน่วยงานร่วมมือกันปฏิบัติหน้าที่ได้ตามภาระงานของตนเองและไม่ให้งานซ้าซ้อน ขัดแย้ง หรือเหลื่อมล้ำกัน
        
        การประสานงาน อาจกระทำได้เป็น 2 ลักษณะ คือ
        1.การประสานงานอย่างเป็นทางการ เช่น มีหนังสือติดต่อหรือแจ้งเป็นลายลักษณ์อักษร หรือเสนอรายงานเป็นลำดับชั้น เป็นต้น
        2.การประสานงานอย่างไม่เป็นทางการ อาศัยความใกล้ชิดสนิทสนมเป็นส่วนตัว
        
        วิธีประสานงาน 1.การประสานงานภายในองค์การ (ในทีมสุขภาพ ในทีมการพยาบาล)
        2.การประสานงานนอกองค์การ
        
        ปัจจัยที่จะช่วยให้เกิดการประสานงานที่ดี
        1.มีแผนงานที่ดี มีวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่แน่นอน
        2.มีความรู้สึกและเจตคติที่ดีต่อกันและต่องาน
        3.ความสามารถของผู้ปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องกันมีการติดต่อสื่อสารที่ดี
        4.มีการประชุมพบปะหารือกันอยู่เสมอ
        5.ผู้บริหารหรือหัวหน้างานต้องเป็นผู้ที่เห็นคุณค่าของการประสานงานและเป็นผู้มองการณ์ไกล
        
        ปัญหาและอุปสรรคในการประสานงาน
        1.การจัดองค์การที่มีลักษณะซับซ้อนและเป็นองค์การที่ใหญ่มาก 2.การปฏิบัติงานที่ไม่มีแผน
        3.การขาดมนุษย์สัมพันธ์ระหว่างผู้ปฏิบัติงาน
        4.การมอบหมายงานที่ซ้้้ำซ้อนและก้าวก่ายหน้าที่กัน
        5.การกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบไม่ชัดเจน
        6.ขาดการนิเทศที่ดี
        7.สภาพแวดล้อมของหน่วยงานที่แตกต่างกัน
      - การควบคุม (Controlling) การกำกับดูแลการดำเนินงานให้เป็นไปตามแผนหรือแนวทางที่กาหนดไว้ เพื่อให้บรรลุเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพ
        
        ลักษณะการควบคุมงาน
        1.การควบคุมภายใน คือ การควบคุมการปฏิบัติงานที่
        จัดให้มีในหน่วยงานนั้นๆ
        2.การควบคุมภายนอก คือ วิธีการที่อยู่นอกเหนือ
        ความรับผิดชอบของหน่วยงาน
        
        ขั้นตอนการควบคุมงาน
        1.กำหนดเป้าหมายของการควบคุมงาน
        2.กำหนดเกณฑ์และมาตรฐานในการควบคุมงาน
        3.เปรียบเทียบผลงานกับเกณฑ์และมาตรฐานที่กำหนดไว้
        4.ดำเนินการปรับปรุงแก้ไขให้ถูกต้อง
        
        ประโยชน์การควบคุมงาน
        1.ช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานมีความตื่นตัว มีความรู้ความเข้าใจ
        ในการทำงาน มีความรับผิดชอบ
        2.ประสิทธิภาพการทำงานและการทำงานให้ประสบผล
        สำเร็จตามแผนงาน
        3.เกิดการค้นหาเทคนิคการควบคุมงานที่เหมาะสม น่าเชื่อถือ
        ใช้ประโยชน์ได้จริง
        
        ปัญหาในการควบคุมงาน
        1.จัดระบบงานไม่ดี ละเลยการจัดระบบงาน
        2.หัวหน้าหน่วยงานไม่เห็นความสำคัญ
        3.ไม่ได้รับความร่วมมือจากผู้ปฏิบัติงาน
        4.ไม่มีหลักเกณฑ์และมาตรฐานการควบคุมงาน