Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
บทที่๒ องค์ประกอบและกระบวนการบริหาร - Coggle Diagram
บทที่๒
องค์ประกอบและกระบวนการบริหาร
ผู้บริหารทุกองค์การต่างเกี่ยวข้องกับการบริหารจัดการระบบย่อย ๒ ระบบคือ
ระบบงาน คือทรัพยากรที่ไม่มีชีวิต
ได้แก่ ทรัพย์สิน เงินทุน เครื่องจักร วัสดุอุปกรณ์
ระบบคน คือมนุษย์หรือทรัพยากรบุคคล ที่เป็นผู้ปฏิบัติงาน
โดยใช้ทรัพยากรต่างๆ
องค์ประกอบของการบริหาร
(Management Component)
เป้าหมาย (Goal) คือการกำหนดประสงค์ที่แน่นอนในการบริหารองค์การ ผู้บริหารจะต้องมีการกำหนดทิศทางไว้ชัดเจน
มีปัจจัยในการบริหาร (Factor of Management) ปัจจัยในการบริหารที่เป็นพื้นฐานมี ๕ ประการ
คนหรือบุคลากร(Man)
เงิน หรือ งบประมาณ (Money)
วัสดุอุปกรณ์ (Materials)
เทคนิควิธี (Method)
เครื่องมือ (Machine)
ลักษณะของการบริหาร (Management Style)
จะต้องนามาประยุกต์ใช้ในการบริหารให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดต่อองค์กร
กระบวนการบริหารจัดการ (Management Process)
เฮนรี่ ฟาโย (Henri Fayol) วิศวกรชาวฝรั่งเศส จาแนกหน้าที่ของนักบริหารเอาไว้ ๕ ประการ หรือที่เรียกว่า หลักการบริหารแบบ POCCCและยังได้ จำแนกหน้าที่ของการบริการเอาไว้ "POSDCoRB" 7 ประการ
หลักการบริหารแบบ POCCC ดังนี้
PคือPlanningการวางแผน
OคือOrganizingการจัดการองค์การ
CคือCommandingการบังคับบัญชา
CคือCo-ordinatingการประสานงาน
CคือControllingการควบคุม
การจำแนกหน้าที่โดยใช้
POSDCoRB" 7 ประการ
PคือPlanningการวางแผน
OคือOrganizingการจัดการองค์การ
S คือStaffing การจัดคนเข้าทางาน
D คือ Directing การสั่งการ
Co คือ Co-ordination การประสานงาน
R คือ Reporting Budgeting การรายงาน
B คือ Budgeting การจัดทางบประมาณ
กระบวนการบริหารจัดการ
(Management Process)
CHESTER BARNARD เน้นความสัมพันธ์แบบไม่เป็นทางการ (Informal Organization) มีการกระจายความพึงพอใจของบุคลากรในองค์การออกไปอย่างเท่าเทียมกัน โดยเห็นว่าการสื่อสารเป็นปัจจัยสาคัญ โดยมีการกาหนดให้นักบริหารมี หน้าที่สาคัญ คือ
ดูแลติดต่อประสานงานภายในองค์การ
การวางแผน เป็นการวางเค้าโครงกิจกรรมซึ่งเป็นการเตรียมการก่อนลงมือปฏิบัติ
รักษาสมาชิกภายในและชักจูงสมาชิกใหม่
กำหนดเป้าหมายขององค์การ และตีความเพื่อแสดงให้สมาชิกในองค์การได้รับรู้
ทำงานด้วยความรับผิดชอบ โดยใช้หลักของศีลธรรม
ใช้ศิลปะเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการทางาน
ฮาลอร์ดดี คูลย์ (Haroled D.Knootz) ได้จำแนกหน้าที่ที่ต้องปฏิบัติของนักบริหารเอาไว้เป็น กระบวนการ ดังนี้
๑. การวางแผน (Planning)
๒. การจัดองค์การ (Organizing)
๓. การอานวยการ (Directing))
๔. การประสานงาน (Co-ordinating)
๕. การควบคุม (Controlling)
การจำแนกหน้าที่ในการปฏิบัติงานของ
ฮาลอร์ดดี คูลย์ (Haroled D.Knootz) ดังนี้
กระบวนการวางแผน (Planning) คือการใช้ความรู้ในการทำงานโดยกำหนด กลวิธีและขั้นตอนในการปฏิบัติงานอย่างเป็นระบบก่อนลงมือปฏิบัติ
ประเภท
๑. แผนระยะสั้น ๑-๓ปี เป็นการวางแผนในลักษณะของการวางแผนสั้นๆเช่น แผนการปฏิบัติงานประจำวัน
๒. แผนระยะกลาง ระยะเวลา ๕-๑๐ปี เป็นการวางเป้าหมายให้ครอบคลุมในระยะ ๕ปี
เช่น แผนพัฒนาบุคลากรในระยะ ๕ปี
๓. แผนระยะยาวใช้เวลาตั้งแต่ ๑๐ปีขึ้นไป
๔. แผนฉุกเฉิน [ขึ้นอยู่กับความจาเป็นและสภาพแวดล้อม
กระบวนการวางแผน (planning process)
๑ การกำหนดวัตถุประสงค์ (Setting the objective) ต้องเขียนในลักษณะ ผลลัพธ์ที่วัดได้
๒ การรวบรวมข้อมูล (Collecting data) วิเคราะห์ทางเลือกโดยพิจารณาข้อมูลจากหลายๆ ด้าน
๓ การวางแผน (Planning) เป็นขั้นตอนการเสนอแผนเพื่อนำไปสู่ขั้นตอนในการปฏิบัติ
๔ การดำเนินงานตามแผน (Execution of the plan) เมื่อแผนได้รับการอนุมัติจึงจัดเรียงลำดับกิจกรรมต่างๆ ในการดำเนินการ
๕ การติดตามและปรับปรุงแผน (Monitoring of the plan)
การจัดองค์การ (Organizing)
กระบวนการจัดองค์การ
๑ จัดวิเคราะห์งานเพื่อกำหนดโครงสร้างองค์การ
๒ จัดทำแผนภูมิสายการบังคับบัญชาประจาหน่วยงาน
๔ มอบหมายการทำงาน
๕ จัดแบ่งประเภทผู้รับบริการออกเป็นประเภทต่างๆ
๖ มอบหมายงานแก่ผู้ใต้บังคับบัญชาตามความรู้ความสามารถ
อย่างเหมาะสม
๓ ชี้แจงให้บุคลากรทราบสายการบังคับบัญชา
องค์ประกอบโครงสร้างองค์กรมี ๓ ประการ ซึ่ง Robbins (๑๙๙๘) ได้เป็นผู้ที่เสนอแนวคิด
๑ ความซับซ้อน ซึ่งต้องมีการจำแนกแยกแยะงานหรือภารกิจต่าง ๆให้ชัดเจน
๒ การสร้างแบบมาตรฐาน หมายถึง การที่องค์การใดองค์การหนึ่งกาหนดมาตรฐาน
๓ การรวมศูนย์อานาจหมายถึงการรวมอานาจการตัดสินใจไว้ที่ศูนย์กลาง
การอำนวยการ (Directing)
กระบวนการอานวยการ
๑ จัดให้มีการประสานงาน ในสายงานการปกครอง บังคับบัญชา
๒ จัดลาดับความสาคัญของงานก่อนหลัง
๓ มอบอานาจหน้าที่กระจายหรือรวมอานาจการบริหาร ออกคาสั่งด้วยวาจาหรือลายลักษณ์
๔ การพิจารณาใช้คนให้เหมาะกับงาน
ขอบเขตของการอานวยการ
๑ การสั่งการ
๒ การคุมงาน
๓ การติดตามงาน
รูปแบบการสั่งการ
๑ แบบออกคำสั่งโดยตรงหรือการออกคาสั่ง (Demand or Direct) เป็นการสั่งการต้องการให้ ผู้รับคาสั่งปฏิบัติทันที มักใช้ในกรณีเกิดเหตุการณ์ฉุกเฉิน
๒ แบบขอร้อง (Request) เป็นการสั่งงานที่มีลักษณะโน้มเอียงไปทางขอความช่วยเหลือ
๓ แบบเสนอแนะ (Suggest) เป็นการสั่งงานในลักษณะที่ส่งเสริมให้ผู้ปฏิบัติงานเกิดความคิด ริเริ่มในการทำงาน
๔ แบบอาสาสมัคร (Volunteer) เป็นการสั่งงานที่นอกเหนือจากหน้าที่จะต้องปฏิบัติเป็นงานที่ อาศัยความเต็มใจ
หลักสาคัญในการปฏิบัติงาน
๑ ต้องรู้แจ้งในข้อเท็จจริงให้แน่ชัด
๒ ต้องสั่งงานให้ตรงประเด็น
๓ ต้องสั่งงานให้เป็นที่เข้าใจ และต้องมีความแน่ใจ
๔ ต้องสั่งงานให้ทันต่อเวลาหรือเหตุการณ์
๕. จะต้องสั่งงานให้อยู่ในวิสัยที่จะปฏิบัติตามได้
๖ ต้องมอบหมายอานาจให้เพียงพอแก่การปฏิบัติงาน
๗ ต้องกล้ารับผิดชอบ และยอมรับข้อผิดพลาดถ้าไม่เกิดผล
การประสานงาน
Co (Co-ordination)
ลักษณะของการประสานงาน
การประสานงานอย่างเป็นทางการ หมายถึง การประสานงานแบบมีพิธีรีตรองที่ต้องปฏิบัติ
การประสานงานอย่างไม่เป็นทางการ หมายถึง การประสานงานแบบไม่มีพิธีรีตองเพียงแต่ทาความ ตกลงให้ทราบถึงการที่จะปฏิบัติ
วิธีประสานงาน
การประสานงานภายในองค์การ
การประสานงานภายนอกองค์การ
ปัจจัยที่จะช่วยให้เกิดการประสานงานที่ดี
๑. มีแผนงานที่ดี มีวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่แน่นอน
๒. มีความรู้สึกและเจตคติที่ดีต่อกันและต่องาน
๓. ความสามารถของผู้ปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องกันมีการติดต่อสื่อสารที่ดี
๔. มีการประชุมพบปะหารือกันอยู่เสมอ
๕. ผู้บริหารหรือหัวหน้างานต้องเป็นผู้ที่เห็นคุณค่าของการประสานงานและเป็นผู้มองการณ์ไกล
การควบคุม (Controlling)
ขั้นตอนการควบคุมงาน
๑ กำหนดเป้าหมายของการควบคุมงาน
๒ กำหนดเกณฑ์และมาตรฐานในการควบคุมงาน
๓ เปรียบเทียบผลงานกับเกณฑ์และมาตรฐานที่กำหนดไว้
๔ ดำเนินการปรับปรุงแก้ไขให้ถูกต้อง
หน้าที่ของผู้บริหารหน้าที่ ๓ ประการ
๑ หน้าที่ในการบริหาร หน้าที่ในการบริหารงานหน่วยงาน และองค์การที่ตนรับผิดชอบ
๒ หน้าที่ในการพัฒนา หน้าที่ในการพัฒนางานหน่วยงาน และองค์การที่ตนรับผิดชอบ
๓ หน้าที่ในการแก้ปัญหา หน้าที่ในการแก้ปัญหาของงานหน่วยงาน และองค์การที่ตนรับผิดชอบ
ประโยชน์การควบคุมงาน
๑ ช่วยใช้ผู้ปฏิบัติงานมีความตื่นตัว มีความรู้ความเข้าใจในการทำงาน มีความรับผิดชอบ
๒ ประสิทธิภาพการทางานและการทำงานให้ประสบผลสาเร็จตามแผนงาน
๓ เกิดการค้นหาเทคนิคการควบคุมงานที่เหมาะสม น่าเชื่อถือ ใช้ประโยชน์ได้จริง
ลักษณะการควบคุมงาน
๑ การควบคุมภายใน คือ การควบคุมการปฏิบัติงานที่จัดให้มีในหน่วยงานนั้นๆ
๒ การควบคุมภายนอก คือ วิธีการที่อยู่นอกเหนือความรับผิดชอบของหน่วยงาน แต่เป็นการ ควบคุมโดยผู้ที่เกี่ยวข้อง