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ロジカルライティング (文書要約1 (5W2H (いつ (2015年1月28日から6日間), どこで (米国・ニューヨークの見本市), だれが…
ロジカルライティング
文書要約1
5W2H
いつ
2015年1月28日から6日間
どこで
米国・ニューヨークの見本市
だれが
サンライズギフト社
なにを
広報展示
なぜ
UD製品を海外市場に売り込むため
どのように
製品を紹介する
どのくらい
来場者は43000人
要約には5W2Hで
200字
30秒程度
エレベータートーク
30秒程度の間に、報告やアイディアを簡潔に伝えること
社内文書(報告書)
件名と第1段落
「セミナーの概要」として箇条書き
いつ
どこで
誰が
何を
なぜ
どのくらいの人数で
第2段落と第3段落
「ビジネス文書教育の現場」としてまとめる
学校教育と今までの企業教育について
ビジネス文書研修に本腰を入れ始めた最近の企業教育について
理由
その実施例
第4段落と第5段落
「ビジネス文書教育の内容例」
研修の形式
研修内容
報告書には客観的事実のみ記述する
社内文書2
概要
展示の内容
所感
文書要約2
4W1H+補足
いつ
4月1日から
だれが
ABC社
なにを
千代田県から共通庶務業務の人民派遣を一括受注し、サービスを開始
なぜ
地方自治体では「総務事務」を中心に外部人材の活用等の検討が進められている
どのくらい
約3400人の職員に関する庶務業務処理
補足
ABC社は今後も自治体むけに人材派遣を強化していく予定
whoは主語にあたる
ライバルを主語にする
電子メール2
お願いする文章の構成
何を
DVDの作成メンバーを選出し、そのメンバーについて報告すること
具体的な項目
選出したメンバーの氏名、所属(部・課)、入社年次
制約事項
入社5年以上の中からできるだけ若手社員
いつまでに
4月16日
誰に
安倍課長
どのような手段で
電子メール
付帯事項
窓口
スケジュール
代理出席の要請
メールの構成
主文
報告内容詳細
その他付帯事項
骨子の再構成
内容を箇条書き→カテゴライズ→話の順序を再構成→書き直し
電子メール1
ポイント
簡潔に書き、余分な情報は含めない
結論や重要なことから書く
箇条書きを活用し、読みやすくする。
実用的な文体で書く
社外文書(依頼文書)
構成
前付け
右上の日付は発信日(投函日)
左上は宛先
社名→部署名→肩書→氏名
右上の発信者名は宛先と同レベルの職位の人
本文
件名は内容が推察できるもの
通常の取引先には「前略」でいく
本文は「件名を文章化したもの」
拝啓→敬具
後付け
記書きに依頼内容を箇条書きで列挙する
伝えるべき内容
何を
どのような内容で
どのくらい
いつまでに
いくらで
締め切りがタイトなことも触れる。
万一、執筆が間に合わない場合の返答期限も忘れずに行う
社内報窓口担当は自分であることを伝える。
電話番号も記すと親切。
懇親会で会ったときのことも御礼しとく
図表化
「現在、被害の復旧が進んでいない地域はどこか?」
一番左の列の内容
「産業」ではなく「地域」問われている要求にこたえる
どのような情報をどの程度記述するか
状況は読まなくてもわかるレベルで記述
復旧の程度の表現に工夫を
人の認識可能順
色>大きさ・長さ>記号>言葉
でもレベルの差別化が多い場合はグラフで