Capítulo 17. Comunicación
Comunicación: La transferencia de información de un emisor a un receptor, siendo la información comprendida por el receptor.
Propósito de la comunicación: Es tener información disponible para actuar o facilitar procesos de cambio, influir la acción hacia el bienestar de la empresa.
1) Para establecer y diseminar las metas de una empresa.
2) Desarrollar planes para su logro.
3) Organizar los recursos humanos y otros de la manera más eficiente y efectiva.
4) Seleccionar, desarrollar y evaluar a los miembros de la organización.
5) Liderar, dirigir, motivar y crear un clima en el que las personas quieran contribuir.
6) Controlar el desempeño.
Proceso de comunicación
El emisor del mensaje: Tiene un pensamiento o una idea, que luego se codifica de manera que pueda ser comprendido por el emisor y el receptor.
Uso de un canal para transmitir el mensaje: La información es luego transmitida por un canal que enlaza al emisor con el receptor. El mensaje puede ser oral o escrito, y su transmisión a través de un memorando, una computadora, el teléfono, etc.
El receptor del mensaje: El receptor debe estar dispuesto a la recepción del mensaje para poderlo decodificar en pensamientos. El paso siguiente del proceso es la decodificación, en la que el receptor convierte el mensaje en pensamientos.
Ruido que entorpece la comunicación: Ruido es cualquier cosa, trátese del emisor, la transmisión o el receptor, que entorpece la comunicación.
Realimentación en la comunicación: Para verificar la efectividad de la comunicación, la persona debe tener realimentación. la realimentación indica si el cambio individual u organizacional se ha dado como consecuencia de la comunicación.
Factores situacionales y organizacionales en la comunicación: El proceso de comunicación es afectado por muchos factores situacionales y organizacionales. El modelo de comunicación presenta una panorámica del proceso de comunicación, identifica las variables críticas y muestra sus relaciones.
Comunicación en la organización: En las empresas de hoy, la información debe fluir más rápido que nunca antes.
La necesidad de saber de los gerentes: Una forma sencilla para que un gerente empiece es preguntarse: “¿qué es lo que en verdad necesito saber para mi trabajo?”, o “¿qué sucedería si no recibo esta información con regularidad?”.
El flujo de la comunicación en la organización:
La comunicación descendente fluye de personas en los más altos niveles a los inferiores en la jerarquía organizacional.
La comunicación ascendente viaja de los subordinados a los superiores y sube por la jerarquía organizacional.
Ombudsman: Persona que investiga las preocupaciones de los empleados, proporciona un valioso enlace de comunicación ascendente.
El flujo horizontal de la información es entre personas al mismo nivel organizacional o uno similar.
El flujo diagonal de la información es entre personas de diferentes niveles que no tienen relaciones de reporte directas entre ellas.
Comunicación escrita, oral y no verbal:
Comunicación escrita: La comunicación escrita tiene la ventaja de proporcionar registros, referencias y defensas legales. Un mensaje puede ser preparado con cuidado y luego dirigido a una audiencia grande mediante el correo masivo.
Comunicación oral: La comunicación oral puede ocurrir en la reunión frente a frente de dos personas, o en la presentación de un gerente ante una audiencia grande. Puede ser formal o informal y planeada o accidental.
Comunicación no verbal: Incluye expresiones faciales y gestos corporales.
Métodos de comunicación: Hay diferentes métodos y canales de la comunicación: algunos son orales, otros son escritos y varios utilizan tecnología de la información.
Barreras e interrupciones en la comunicación: Los problemas de comunicación a menudo son síntomas de problemas más enraizados. Una estructura de organización mal diseñada no comunica con claridad las relaciones organizacionales.
Hacia la comunicación efectiva
Falta de planeación
Suposiciones no aclaradas
Distorsión semántica
Mensajes mal expresados
Barreras a la comunicación en el ambiente internacional
Pérdidas por transmisión y mala retención
Escucha deficiente y evaluación prematura
Comunicación impersonal
Desconfianza, amenaza y temor
Periodo insuficiente para ajustarse al cambio
Sobrecarga de información
Guías para mejorar la comunicación:
- Aclarar el propósito del mensaje
- Utilizar codificación inteligible
- Consultar los puntos de vista de otros
- Considere las necesidades de los receptores
- Utilice el tono y lenguaje apropiados para asegurar la credibilidad
- Obtenga realimentación
- Considere las emociones y motivaciones de los receptores
- Escuche: Escuchar es una habilidad que se puede desarrollar mediante técnicas apropiadas.
Sugerencias para mejorar la comunicación escrita:
• Utilice palabras y frases sencillas.
• Utilice palabras cortas y familiares.
• Utilice pronombres personales (como “usted”) cuando sea apropiado.
• Presente ilustraciones y ejemplos; gráficas.
• Utilice oraciones y párrafos cortos.
• Utilice verbos activos, como “El gerente proyecta...”
• Evite palabras innecesarias.
Medios electrónicos en la comunicación
Sugerencias para mejorar la comunicación oral: Los gerentes necesitan inspirar, liderar, comunicar una visión. Una idea clara del propósito organizacional es esencial, pero insuficiente para dirigir. Esta visión debe ser articulada.
Telecomunicaciones: Las telecomunicaciones ahora tienen un amplio uso. Pero para hacerlas efectivas, los expertos técnicos deben hacer su mejor esfuerzo para identificar las verdaderas necesidades de las organizaciones y sus clientes para diseñar sistemas que sean útiles y amables con el usuario.
Teleconferencias: Un grupo de personas que interactúan entre ellas mediante medios de audio y video con imágenes fijas o en movimiento.
El uso de computadoras para el manejo de la información y el trabajo en redes: Los mensajes instantáneos muestran si un amigo o colega están conectados a internet; si lo están, los mensajes pueden intercambiarse al instante.