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Capítulo 17: Comunicación (Comunicación: La transferencia de información…
Capítulo 17: Comunicación
Comunicación: La transferencia de información de un emisor a un receptor, siempre y cuando el receptor comprenda la información
Propósito de la Comunicación
Establecer y difundir las metas de una empresa.
Desarrollar planes para su logro.
Organizar los recursos humanos.
Seleccionar, desarrollar y evaluar a los miembros.
Proceso de Comunicación
El Emisor del Mensaje: El emisor tiene un pensamiento o idea para que el receptor lo pueda entender
Uso de un Canal para Transmitir: El canal enlaza al emisor con el receptor. Puede ser mediante un memorando, computadora, teléfono, etc.
Receptor: Recepta el mensaje para decodificarlo en pensamientos. El mensaje debe ser comprendido
Ruido que Entorpece la Comunicación: Es cualquier cosa, trátese del emisor, la transmisión o el receptor, que entorpece la comunicación
Realimentación en la Comunicación: La persona debe tener realimentación. Ésta indica si ha habido algún cambio individual u organizacional
Factores Situacionales y Organizacionales en la Comunicación
Modelo de Comunicación: Ofrece una panorámica del proceso de comunicación, identifica las variables decisivas y muestra sus relaciones
Comunicación en la Organización
La información debe fluir más rápido que nunca, una breve interrupción en una línea de producción puede ser muy costosa en pérdidas productivas
Las Necesidades de Saber de los Gerentes
Los gerentes requieran de la información necesaria para desempeñar sus funciones y actividades gerenciales. El sistema de comunicación debe adaptarse a las necesidades del administrador
Flujo de la Comunicación en la Organización
Comunicación Descendente: Fluye desde quienes están en los niveles superiores hasta los inferiores en la jerarquía organizacional
Comunicación Ascendente: Viaja desde los subordinados hasta los superiores y sube por la jerarquía organizacional
Ombudsman: Persona que investiga ñas preocupaciones de los empleados y proporciona así, un valioso enlace de comunicación ascendente
Comunicación Cruzada:
Flujo Horizontal: Información entre personas del mismo nivel organizacional o uno similar.
Flujo Diagonal: Información entre personas de diferentes niveles que no tienen relaciones de reporte directas entre ellas.
Comunicación Escrita, Oral y No Verbal
Comunicación Escrita
Para mensajes formales y notas informales. Tiene la ventaja de proporcionar escritos, referencias y defensas legales.
Las desventajas son que se pueden crear montañas de papel o perderse, estar mal expresados y no brindar retroalimentación inmediata
Comunicación Oral
Su ventaja es que posibilita el rápido intercambio con retroalimentación inmediata, se pueden aclarar puntos y notar el efecto. Las desventajas es que no se ahorra tiempo y pueden ser costosas en tiempo y dinero
Comunicación No Verbal
Incluye expresiones faciales y gestos corporales
Métodos de Comunicación
Algunos son verbales, otros escritos y los de tecnologías de la información. Existe también radio pasillo
Barreras e Interrupciones a la Comunicación
Falta de Planeación
La buena comunicación raras veces ocurre por casualidad. Expresar los motivos de una orden, seleccionar el canal apropiado y elegir el momento indicado puede mejorar la comprensión y reducir la resistencia al cambio
Supuestos no Aclarados
Son los supuestos no comunicados que subyacen a los mensajes. Si no son aclarados pueden ocasionar confusión y pérdida de buena voluntad
Distorsión Semántica
Puede ser deliberada o accidental. Las palabras pueden evocar diferentes respuestas
Mensajes Mal Expresados
El mensaje puede estar construido con palabras mal elegidas, omisiones, falta de coherencia, mala organización, entre otros.
Barreras a la Comunicación en el Ambiente Internacional
En el ambiente internacional se vuelve más difícil la comunicación debido a los idiomas, culturas y normas de etiqueta
Pérdidas en la Transmisión y Mala Retención
En transmisiones entre 2 personas, el mensaje se hace cada vez menos preciso por la mala retención del mensaje
Atención Deficiente y Evaluación Prematura
Son muchos los que hablan y pocos los que escuchan. Escuchar exige una atención completa y total disciplina
Comunicación Impersonal
Saber escuchar no sólo supone hacerlo con atención, sino también evitar hacer juicios prematuros
Desconfianza, Amenaza y Temor
En un clima con estas fuerzas presentes, cualquier mensaje se verá con escepticismo. Se necesita un clima de confianza que facilite la comunicación abierta y sincera
Periodo Insuficiente para Ajustarse al Cambio
El propósito es efectuar cambios que les puedan importar seriamente a los empleados: tiempo, lugar, tipo y orden de trabajo
Sobrecarga de Información
Pueden ignorar cierta información.
Abrumada con demasiada información.
Las personas pueden demorar el proceso de información.
La información puede filtrarse.
Las personas simplemente escapan de la labor
Otras Barreras
Percepción selectiva: las personas tienden a darse cuenta de lo que esperan recibir.
Actitud: Predisposición de actuar de cierta manera.
Estatus y poder: entre el emisor y receptor
Hacia la Comunicación Efectiva
Pautas para Mejorar la Comunicación:
Aclarar el propósito del mensaje.
Utilizar una codificación inteligible.
Consultar los puntos de vista de los demás.
Considerar las necesidades de los receptores.
Utilizar el tono y lenguaje apropiados para asegurar la credibilidad.
Obtener realimentación.
Considerar las emociones y motivaciones de los receptores.
Escuchar
Escuchar es la Clave para Comprender: Es una habilidad que puede desarrollarse mediante técnicas apropiadas
Sugerencias para Mejor Comunicación Escrita
Utilice palabras y frases sencillas.
Utilice palabras cortas y conocidas.
Utilice pronombres personales.
Presente ilustraciones y ejemplos.
Utilice oraciones y párrafos breves.
Utilice verbos activos.
Evite palabras innecesarias.
Sugerencias para Mejorar Comunicación Oral
Puede aprenderse cómo dar discursos. Los gerentes necesitan inspirar, liderar y comunicar una visión
Medios Electrónicos en la Comunicación
Telecomunicaciones
Algunos bancos proporcionan hardware y software para que puedan transferir sus clientes fondos a sus proveedores con facilidad.
Los sistemas computarizados de reservaciones de las aerolíneas facilitan la reserva de vuelos.
Muchas empresas cuentan con bases de datos e información detallada del personal
Teleconferencias
Grupo de personas que interactúan entre ellas mediante sistemas de audio y video con imágenes fijas o en movimiento
Uso de Computadoras para el Manejo de la Información y el Trabajo en Redes
Mensajería Instantánea: Muestra si un amigo o colega está conectado a internet, y si lo está es posible intercambiar mensajes al instante con éste.
La computadora ha ampliado su función de solamente administrar información, a la de comunicación