Operações de Arquivamento
São realizadas de maneira sequencial sem muita distinção entre onde uma termina e a outra se inicia.
Inspeção
É a etapa inicial
O profissional deve checar se o documento está mesmo destinado ao arquivamento. Para isso deve ser lido o último despacho para observar se há instrução clara para o arquivamento. Além disso o arquivista checa a existência de anexos e se a classificação atribuída será mantida ou alterada
Grande parte dos documentos que são enviados ao arquivo é de fato candidata ao arquivamento, porém, não é raro encontrar equívocos como despachos assinados por autoridades sem competência para tal ou mesmo o envio equivocado ao arquivo de documentos que estavam destinados a outras unidades administrativas
Há ainda os casos em que os documentos não só devem ser arquivados, mas podem também conter instruções para anexação, apensamento ou para que aguardem alguma outra exigência antes do efeito arquivamento. Tudo isso deve ser checado nesse momento
Estudo
É a segunda parte
É a leitura cuidadosa do documento para que se possa determinar com exatidão em que assunto o documento deverá ser classificado (entrada que lhe deverá ser atribuída) e quais as suas eventuais referências cruzadas (pode citar outros interessados no mesmo documento ou coisa parecida)
Codificação
Classificação
Terceira parte
Nessa etapa o arquivista, após efetuar o estudo do documento, deverá identificar os assuntos principal e secundário do documento, assim como registrar as suas referências cruzadas
É necessário conhecer tudo isso. Se o responsável não tiver esse conhecimento certamente não poderá fazer uma boa classificação nesse momento
A atividade de classificação é puramente interpretativa e, portanto, depende totalmente do nível de conhecimento do responsável em relação as funções da organização para a qual trabalha
É a quarta parte
O arquivista atribui ao documento o código correspondente a sua classificação, conforme análise na etapa anterior
A codificação reduz o tempo de ordenação, facilitando o arquivamento e a localização posterior
Ordenação
Quinta parte
A ordenação consiste na reunião dos documentos classificados sob um mesmo assunto
Caso os documentos estejam ordenados de maneira adequada, será possível manter todos os documentos de um mesmo assunto reunidos e previamente preparados para o arquivamento
Essa etapa tem dois grandes objetivos
Agilizar o arquivamento
Racionalizar o trabalho
Guarda de Documentos
É a última atividade desta sequência pré-arquivamento e que consolida o seu resultado
Consiste em colocar o documento na sua respectiva pasta (seja ela física ou eletrônica), caixa, arquivo, estante, etc. É o arquivamento propriamente dito e, dependendo desta operação, o trabalho pode ser um sucesso ou um completo fracasso, pois o documento arquivado em local errado pode ficar perdido por longos períodos sem que seja novamente localizado e recuperado
Por fim, e após a guarda do documento, temos a atividade de empréstimo (retirada e controle) que ocorre quando processos, expedientes, dossiês ou outros documentos são retirados dos arquivos para consulta ou juntada de outros documentos e posterior devolução
Nessa fase é fundamental que o controle da retirada seja efetuado por meio do emprego recibos e de sistemas de gestão arquivísticos que possam controlar a saída e eventual nova tramitação do documento