Засоби обробки та зберігання документів
Мета: дізнатися більше про засоби обробки та зберігання документів та їх інформаційну роль
До даних засобів відносяться:
Засоби обробки та зберігання документів в діловодстві повинні механізувати або автоматизувати (в залежності від типу технічних засобів) практично всі процедури технологічного процесу обробки документів.
Підтримка процесів управління супроводжуючими документами пов'язується з створенням, збереженням, передачею та використанням великих масивів документованої інформації, що вимагає великих трудових затрат.
несвітлочутливі носії інформації на паперовій основі;
носії для репрографічних процесів (термопапір, діазопапір, фотоплівка, калька, папір багатошаровий та інші);
мікроносії візуальної інформації; звуконосії; відеоносії; магнітні носії для запису кодованої інформації; машинні перфоносії для запису кодованої інформації.
ручні письмові засоби; друкарські машинки; диктофонна техніка; друкарські пристрої персональних комп'ютерів і графопобудовувачі; спеціалізовані програмні продукти для персональних комп'ютерів.
Велику роль в діловодстві до цього часу відіграють ручні письмові засоби (ручки, олівці та інші).
Також до даних засобів обробки документів відносяться: - фальцювальні, бігувальні, перфоруючі і ріжучі машини (фольдери);
Останнім часом для запису
інформації широко використовуються диктофони.
Текстові та табличні процесори, комунікаційні програми, планувальники та інші комп'ютерні програми покликані полегшити, спростити й автоматизувати рутинну паперову роботу. Останнім часом подібні програми об'єднуються у єдині офісні пакети (наприклад, Microsoft Office та інші).
Для підготовки, опрацювання та зберігання документів у електронному вигляді все частіше використовують засоби комп'ютерної техніки, що дає змогу заощаджувати час і кошти.
Диктофонами називають пристрої для запису та відтворення усної мови. Вони використовуються для підготовки листів, приказів, доповідних записок, відтворення ходу зборів, нарад, засідань, доповідей, лекцій і т.п.
Використовуються для видавлювання канавки на листах паперу, перфорування і різки паперу. Розміри полів встановлюються оператором за заданою схемою. - листовідбірні та сортувальні пристрої; Ці вібраційні машини вирівнюють пачки паперів.
ють засоби комп'ютерної техніки, що дає змогу заощаджувати час і кошти.
В сучасному діловодстві великого поширення набули пристрої для оптичного зчитування і вводу в комп'ютер документів, виконаних на паперових ("твердих") носіях, тобто створення в комп'ютері електронної копії документів.
Для зручності збереження документів на робочих місцях передбачається реконструкція тумб письмових столів, шухляди в яких міняються штангами для забезпечення можливості вертикального збереження папок з документами.
Для засобів оперативного збереження документів характерні такі особливості, як забезпечення максимальної зручності користування ними, оптимальних режимів збереження розміщених у них документів.
Застосовуються також коробки для збереження документів з пластмас, що охороняють їх від пилу.
Найбільш ефективні для діловодних операцій механізовані (автоматизовані) картотеки. Вони являють собою сховища карток (документів) з механічної (автоматичної) подачі документів до робочої зони або на стіл оператора по його запиті.