Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Document-edit_icon-icons.com_52127 Засоби обробки та зберігання документів
Засоби обробки та зберігання документів
Мета
: дізнатися більше про засоби обробки та зберігання документів та їх інформаційну роль
До даних засобів відносяться:
несвітлочутливі носії інформації на паперовій основі;
носії для репрографічних процесів (термопапір, діазопапір, фотоплівка, калька, папір багатошаровий та інші);
мікроносії візуальної інформації; звуконосії; відеоносії; магнітні носії для запису кодованої інформації; машинні перфоносії для запису кодованої інформації.
ручні письмові засоби; друкарські машинки; диктофонна техніка; друкарські пристрої персональних комп'ютерів і графопобудовувачі; спеціалізовані програмні продукти для персональних комп'ютерів.
Засоби обробки та зберігання документів в діловодстві повинні механізувати або автоматизувати (в залежності від типу технічних засобів) практично всі процедури технологічного процесу обробки документів.
Підтримка процесів управління супроводжуючими документами пов'язується з створенням, збереженням, передачею та використанням великих масивів документованої інформації, що вимагає великих трудових затрат.
Велику роль в діловодстві до цього часу відіграють ручні письмові засоби (ручки, олівці та інші).
Також до даних засобів обробки документів відносяться: - фальцювальні, бігувальні, перфоруючі і ріжучі машини (фольдери);
Використовуються для видавлювання канавки на листах паперу, перфорування і різки паперу. Розміри полів встановлюються оператором за заданою схемою. - листовідбірні та сортувальні пристрої; Ці вібраційні машини вирівнюють пачки паперів.
Останнім часом для запису
інформації широко використовуються диктофони.
Диктофонами називають пристрої для запису та відтворення усної мови. Вони використовуються для підготовки листів, приказів, доповідних записок, відтворення ходу зборів, нарад, засідань, доповідей, лекцій і т.п.
Текстові та табличні процесори, комунікаційні програми, планувальники та інші комп'ютерні програми покликані полегшити, спростити й автоматизувати рутинну паперову роботу. Останнім часом подібні програми об'єднуються у єдині офісні пакети (наприклад, Microsoft Office та інші).
Для підготовки, опрацювання та зберігання документів у електронному вигляді все частіше використовують засоби комп'ютерної техніки, що дає змогу заощаджувати час і кошти.
ють засоби комп'ютерної техніки, що дає змогу заощаджувати час і кошти.
В сучасному діловодстві великого поширення набули пристрої для оптичного зчитування і вводу в комп'ютер документів, виконаних на паперових ("твердих") носіях, тобто створення в комп'ютері електронної копії документів.
Для зручності збереження документів на робочих місцях передбачається реконструкція тумб письмових столів, шухляди в яких міняються штангами для забезпечення можливості вертикального збереження папок з документами.
Для засобів оперативного збереження документів характерні такі особливості, як забезпечення максимальної зручності користування ними, оптимальних режимів збереження розміщених у них документів.
Застосовуються також коробки для збереження документів з пластмас, що охороняють їх від пилу.
Найбільш ефективні для діловодних операцій механізовані (автоматизовані) картотеки. Вони являють собою сховища карток (документів) з механічної (автоматичної) подачі документів до робочої зони або на стіл оператора по його запиті.
