Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
MEMBUAT LAPORAN DAN MAKLUMAT (9.1 Gambarajah (Rajah rangkaian projek…
MEMBUAT LAPORAN DAN MAKLUMAT
9.1 Gambarajah
Rajah rangkaian projek adalah teknik yang sering digunakan dan dipilih untuk menunjukkan turutan aktiviti. Dengan adanya rajah rangkaian, ianya akan memudahkan pengurusan mana-mana pihak yang sedang melakukan projek tersebut
Ciri-ciri rajah rangkaian adalah seperti yang berikut : i. Mempersembahkan atau membentangkan jadual logik aktiviti projek. ii. Menyatakan perjalanan kerja dalam setiap projek iii. Dilukis bermula dari kiri ke kanan
Kaedah-kaedah dalam membentuk rajah rangkaian i. Kotak yang mengandungi perincian setiap tugas ii. Garis yang menyambungkan dari satu aktiviti ke aktiviti yang lain iii. Aktiviti dibuat secara mendatar dari kiri ke kanan
Kaedah Kritikal Path (CPM) - teknik analisa rangkaian projek yang digunakan untuk meramal jumlah tempoh projek
Mencari laluan kritikal
1- Bangunkan rajah rangkaian projek yang baik 2- Menambah tempoh untuk setiap laluan melalui rajah rangkaian projek 3-Laluan terpanjang adalah laluan kritikal
Laluan Kritikal Jika lebih dari satu aktiviti dalam laluan kritikal mengambil lebih masa dari yg dirancang, seluruh jadual projek akan lewat kecuali langkah-langkah pembetulan diambil
Salah anggapan: Laluan kritikal bukan laluan dengan semua aktiviti kritikal; ia hanya mewakili masa. Boleh ada lebih dari satu laluan kritikal jika laluan panjang (dua atau lebih laluan adalah sama).
9.2 Carta Bar
digunakan untuk asas penyediaan dan analisis sumber manusia, peralatan dan jadual kewangan. Ia sesuai digunakan pada tahap organisasi yang lebih rendah tetapi tidak sesuai bagi peringkat atasan kerana kemungkinan pertindahan carta akan berlaku
9.2.1 Carta Gantt Chart
i. Carta Gantt adalah jenis carta bar , yang mana carta yang menunjukkan atau menggambarkan jadual sesuatu projek yang hendak dilaksanakan ii. Carta Gantt menunjukkan permulaan dan hingga selesai satu-satu tarikh unsur-unsur terminal dan unsur-unsur ringkasan projek iii. Terminal dan unsur-unsur ringkasan terdiri daripada pecahan struktur kerja projek iv. Sesetengah carta Gantt juga menunjukkan hubungan antara aktivitiaktiviti kebergantungan (iaitu,keutamaan rangkaian)
9.3 Pengenalan Kepada Microsoft Project
Microsoft Project mempunyai banyak persamaan dengan produk Microsoft Office yang lain. Ia menggunakan antaramuka menu, toolbars dan ikon grafik yang sama dengan produk Microsoft Office yang lain untuk memudahkan penggunaanya
A. Memulakan Projek
i. Click ikon ‘New’ pada toolbar atau pilih ‘New’ dari ‘Files’ menu. a. Jika ikon ‘New’ yang dipilih, secara automatic,
B. Project Properties
a. ‘Start date’ Menunjukkan tarikh permulaan projek dan ia memaparkan ‘default’ tarikh semasa. Klik pada tanda anak panah di sebelah kanan untuk memaparkan kelender supaya anda boleh memilih tarikh permulaan projek.
b. ‘Finish date’ Tarikh pada ruangan ini tidak boleh di ubah kerana tarikh tamat projek akan dikira daripada tugas projek. Secara ‘default’, ia akan dipaparkan mengikut tarikh projek bermula.
c. ‘Schedule From’ Secara ‘default’, penjadualannya dikira dari tarikh projek bermula. Kadangkala ia akan dikira secara terbalik dari tarikh projek tamat. Ia dikenali dengan penjadualan projek tamat tempoh. Jika ‘schedule from’ ini diubah, ‘finish date’ diatasnya akan membenarkan input tarikh tamat projek yang dijangka.
d. Kalender Microsoft Project membenarkan tiga jenis kelender iaitu piawai, 24 jam dan giliran malam. Pilih kalender yang bersesuaian dengan projek
C. Memasukkan Maklumat Tugas
Jika projek baru telah dipilih, Microsoft Project akan memaparkan kekotak dialog ‘Task Information’
Terdapat dua cara untuk memasukkan maklumat tugas kepada Microsoft Project
a. Senarai kerja di masukkan terus melalui ‘Gantt Chart View’ b. Klik dua kali pada barisan dalam ‘task area’ dan kekotak dialog ‘task information’ akan dipaparkan.
memasukkannya melalui ‘Gant Chart View’ merupakan kaedah paling cepat. Penggunaan kekotak dialog ‘Task Information’ merupakan cara lebih teliti kerana ia membenarkan data dimasukkan ke item yang tidak terdapat dalam ‘Gant Chart View’.
D. Mereka Sub-Tugas
Klik pada barisan kedua dan highlightbarisan itu. Setelah barisa dipilih, klik pada anak panah pada sebelah kanan toolbar. Scope akan dipindahkan ke kanan dan Project Office akan bertukar kepada bold dan mempunyai + di permulaan perkataan. Ini menunjukkan Project Office mempunyai sub tugas.
Klik pada garisan ketiga dan highlight barisan 4-7. Tekan anak panah dua kali untuk memindahkan tugas ini menjadi sub-tugas kepada scope
Sub-tugas juga boleh direka dengan menggunakan mouse. Letakkan cursor pada garisan yang ingin dijadikan sub-tugas, tarik tugas ke kiri atau ke kanan mengikut tahap yang diperlukan.
E. Predecessors
Pilih barisan keempat dalam lajur ‘Task name’
Tekan TAB sehingga melepasi lajur “duration”. Terdapat lajur ‘ start date’, ‘end date’, ‘predecessors’ dan ‘resource name’
Dalam lajur ‘predecessors’ masukkan nombor 3 dan tekan ENTER
Dalam barisan 5 masukkan nombor 4 dalam lajur ‘predecessors’ dan tekan ENTER
Dalam barisan 6 masukkan nombor 5 dalam lajur ‘predecessors’ dan tekan ENTER
Klik dua kali pada baris ke tujuh dan kekotak diglog ‘Task Information’ akan di paparkan.
Klik pada tab Predecessors bersebelahan dengan tab general. Rajah 9.8 menunjukkan kekotak dialog paparan Predecessors yang akan dipaparkan
1 more item...
F. Memasukkan Maklumat Sumber
Klik ‘Resource sheet’ di sebelah kiri toolbar.
Terdapat dua cara untuk memasukkan sumber ke dalam Microsoft Project
a. Menggunakan lembaran sumber
b. Menggunakan kekotak dialog ‘resources information’
G. Mengagihkan Sumber Projek Menggunakan Lembaran Tugas
Klik pada ‘gantt chart’ di sebelah kiri toolbar 2. Pilih barisan ketiga dan pergi ke lajur yang terakhir iaitu ‘resources’ 3. Pilih ‘corporate management’ daripada drop-down kekotak dialog 4. Ulang langkah ini kepada semua tugas dalam projek 5. Oleh kerana tugas ini memerlukan pengagihan lebih dari satu sumber, penggunaan ‘task information’ digunakan
H. Mengubahsuai Kalendar
i. Klik pada ‘tools’ menu
ii. Pilih ‘change work time’ dan kekotak dialog ‘change work time’
iii. Klik pada hari yang ingin diubah. Kotak hari itu akan di highlight dengan garisan sekeliling kotak
iv. Kemudian klik ‘nonworking time’ pada sebelah kanan kotak dialog. Tarikh yang dipilih akan dijadikan hari tidak bekerja dan tugas yang jatuh pada hari itu akan diubah serta merta
v. Tarikh juga boleh dijadikan separuh hari bekerja dengan memilih ‘nondefault working time’.
I. Paparan Penggunaan Tugas
Paparan ini menunjukkan masa dan wang yang digunakan untuk projek. Setelah masa di agihkan kepada sumber-sumber dalam projek, anggaran kos dan maa boleh didapatkan
J. Paparan ‘Resource Graph’
Antaramuka ini boleh dipaparkan dengan mengklik pada ‘resourcs graph’ pada sebelah kiri toolbar.Ia menunjukkan graf bagi setiap sumber yang dinyatakan dalam projek
K. Laporan
Microsoft Project menyediakan pelbagai laporan yang boleh dipaparkan