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PROJETO DE IMPLANTAÇÃO GED (3- Instalação Web (Hardware (Requisitos…
PROJETO DE IMPLANTAÇÃO GED
1- Início de projeto
Termo de abertura do projeto
Partes Interessadas
Mapeamento Inicial/Estudo do cenário atual
2- Consultoria
Requisitos
Inventário e classificação dos documentos
modelo SaaS
Definição do local de armazenamento
Definição e contratação da empresa especializada em guarda física dos documentos
Instituição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos
Digitalização
observação dos tipos documentais existentes no acervo e sua quantificação
Critérios de aceitação
Indexação
Escâneres de mesa (flat bed)
Requisitos
Avaliação da dimensão do item documental
Documentos escaneados
Documentos encadernados
Premissas
Treinamento às pessoas indicadas
Critérios de aceitação
3- Instalação Web
Requisitos
Interface amigável
Integração com o ERP
Desempenho em rede
Realização de testes de estresses e conexões de rede
Critérios de Aceitação
Hardware
Requisitos
Inventário, classificação e definição dos documentos físicos a serem digitalizados.
Definição dos softwares necessários
Número de usuários
Área geográfica dos usuários
Análise da infraestrutura necessária
Estrutura e arquitetura de rede
Definição do tempo de resposta do sistema pelo cliente
Premissas
Espaço físico disponível para estrutura de hardware.
Critérios de Aceitação
Piloto I
Será montada uma estrutura similar de forma a possibilitar instalação de todas as ferramentas e realização de todos os testes
Testes
Hardware;
Teste de software (sistema GED) no servidor e nas estações clientes;
Testes de estresses do aplicativo;
Testes de estresses da rede;
Testes de estresses dos hardwares de apoio envolvidos;
Testes de estresses da Web.
Apresentação e análise dos resultados
Parametrização
Definição do perfil do usuário
Usuário Leitor Privado
Usuário Redator
Usuário de Comitê Fixo
Usuário de Comitê Variável
Usuário Administrador de Documentos
Usuário Administrador de Centro de Administração
Processo de Alerta
Suporte (helpdesk)
4- Instalação Servidor
Requisitos
Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados.
O cliente deverá ter uma política de segurança, já estabelecida.
O cliente deverá ter uma política de backup, já estruturada.
Mapeamento dos processos, dos tipos de documentos relacionados no inventário.
O cliente utilizará o software via internet, pagando um valor recorrente pelo uso.
O sistema deverá ser customizado e integrado aos nossos aplicativos existentes.
Integração com ERP e CRM.
Com os resultados da análise, iniciam-se os processos de:
Definição dos tipos de licença;
Análise e implantação do fluxo dos documentos no sistema;
Definição dos prazos de circulação;
Definição dos prazos da tabela de temporalidade;
Definição do perfil dos usuários;
Definição dos níveis de acesso;
Definição da política e do software de backup;
Definição da política de mudança de fornecedor, para a disponibilização da base de dados.
Integração com outros sistemas:
interface com outros sistemas eletrônicos
Integração com o sistema de ERP da empresa;
Formatos proprietários
Flexibilidade
Critérios de Aceitação
Instalação
5- Implantação
Instalação
Critérios de Aceitação
Treinamento
ensinar aos usuários finais os mecanismos do sistema conforme sua alçada
instruções necessárias aos usuários para assegurar conforto com o novo sistema GED
Participação do RH
Critérios de Aceitação
Piloto II
Todo equipamento será reinstalado
serão refeitos os testes de funcionalidades e velocidade.
Testes
Hardware;
Teste de software (sistema GED) no servidor em todas as estações mapeadas no clientes;
Testes de estresses do aplicativo;
Testes de estresses da rede;
Testes de estresses dos hardwares de apoio envolvidos;
Testes de estresses da Web.
Apresentação e análise dos resultados:
O sistema consegue atingir o objetivo?
Qual o número máximo de transações realmente possível?
Se a plataforma de execução se degradar, como o sistema se comportará?
6- Encerramento
Controle de Licença de uso
tramite de licença de uso do software
A área financeira da instituição, junto a área de TI vão conduzir esse tópico e devem garantir a contratação antes do início do projeto.
Termo Aditivo de Contrato para renovação
Termo de entrega
Data e assinatura dos participantes autorizando o encerramento do projeto