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Funções Arquivísticas (2) (Avaliação (Processo de análise de documentos de…
Funções Arquivísticas (2)
Avaliação
Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos
Atividade essencial do ciclo de vida dos documentos arquivísticos, pois é a análise dos documentos da instituição, com a finalidade de estabelecer os prazos de guarda dos documentos nas fases correntes e intermediária bem como a destinação final dos documentos a partir do seu valor primário ou secundário
Ela permite que a documentação considerada sem valor secundário seja eliminada dentro de determinados prazos e que, dessa, forma, a massa documental de determinada instituição ou pessoa seja reduzida sem que ocorra qualquer prejuízo ao conjunto informacional
Só faz sentido no âmbito dos arquivos correntes pois é esta função permitirá visualizar os valores primários e secundários dos documentos e tomar a decisão final em relação a sua destinação
Descrição
Resultado final da função descrição é a geração de instrumentos de pesquisa
Quanto as etapas de aplicação da função, não há um consenso em relação a quais estágios do ciclo vital são permeados pela função descrição. A maioria dos estudiosos cita a terceira idade
Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais a de conteúdo dos documentos para elaboração de instrumentos de pesquisa
Dentro da perspectiva da arquivística integrada (aquela que aborda a atividade de gestão documental desde a produção do documento até seu recolhimento permanente ou eliminação), a Descrição começa no processo de classificação, continua na avaliação e se aprofunda em instrumentos de buscam mais específicos, se espalhando pelos três ciclos vitais documentais
Processos relacionados à descrição podem começar na produção ou antes da produção dos documentos e continuam durante sua vida
Aquisição
Ingresso de documentos em arquivo, seja por comodato, compra, custódia, dação, depósito, doação, empréstimo, legado, permuta, recolhimento, reintegração ou transferência
Toda medida relacionada ao aumento no número de fundos documentais de uma instituição
A aquisição dessa forma pode estar presente em qualquer etapa do ciclo vital de documentos e tem como seu produto final a formação ou ampliação dos fundos de arquivo
Difusão
Divulgação: conjunto de atividades destinadas a aproximar o público dos arquivos, por meio de publicações e da promoção de eventos, como exposições e conferências
Disseminação: Fornecimento e difusão de informações através de canais formais de comunicação
Ela não está inserida no DBTA
A difusão deve ser considerada não só uma das funções arquivísticas como propriamente uma das missões de todo o processo que estamos estudando. Aproximar a informação do cidadão ou do pesquisador é premissa do funcionamento de todo o processo. Caso todo o restante esteja perfeito e isso não se materialize na aproximação da pessoa interessada do documento/ informação, o processo de nada valeu
Preservação
Ela pode ser interpretada como: Prevenção de deterioração e danos em documentos , por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico
O DBTA traz:
Conservação: Promoção da preservação e da restauração dos documentos (engloba os demais procedimentos)
Restauração: Conjunto de procedimentos específicos para recuperação e reforço de documentos deteriorados e danificados
A função pode ser verificada em todas as idades documentais e tem como produto final a manutenção da informação no longo prazo