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Organização e Administração de Arquivos (Planejamento (Centralização ou…
Organização e Administração de Arquivos
Etapas da Organização de Arquivos
Levantamento de dados
Análise dos dados coletados
Planejamento
Implantação e acompanhamento
Levantamento de Dados
Conhecimento profundo da organização
Permitirá que os encarregados pela atividade possam iniciar seus trabalhos com conhecimento do cenário e das verdadeiras demandas da organização
Saber Arquivístico
Análise dos Dados Coletados
Confecção do diagnóstico
Pode ser Maximalista (amplos estudos, políticas, estruturas, sistemas) ou Minimalista (focada em organização e questão específica)
Comparação da situação real da instituição com a sua estrutura, sua documentação e seus planos
Geração de análise que aponte os problemas que impedem o funcionamento ideal da atividade e um plano de melhoria e acompanhamento do processo estudado
Planejamento
Formulação de um plano arquivístico considerando todas as disposições legais levantadas e as necessidades da instituição para a qual se está trabalhando
Posição do Arquivo: ponto mais elevado possível, ou seja, vinculado à liderança da organização
Centralização ou Descentralização: A centralização tem diversas vantagens como a melhor capacitação do pessoal envolvido, padronização de normas e procedimentos, delimitação de responsabilidades, redução de custos e de espaços alocados à atividade, etc.
Por outro lado, uma centralização muito rígida do arquivo corrente pode trazer dificuldades quando da existência de uma entidade geograficamente pulverizada, de caráter nacional por exemplo, e com unidades administrativas de caráter autônomo e fisicamente distantes umas das outras
Coordenação dos Serviços: Coordenação central com funções normativas, orientadoras e controladoras
Escolha dos Métodos de Arquivamento: Mix de métodos. Dificilmente um único método será empregado em função das características peculiares de cada arquivo e das funções exercidas pela organização. De qualquer forma, é impossível identificar determinado sistema ou método como o mais adequado, sem antes conhecer a documentação a ser tratada
Normas de funcionamento: Regras e normas básicas de funcionamento caso as atuais e levantadas previamente não sejam suficientes. Objetivo é adaptar eventuais novas regras às rotinas, formulários e normas já existentes
Recursos Humanos: Força de trabalho necessária e, especialmente, treiná-la. Hoje é muito comum diagnosticar a falta de conhecimento técnico por parte das pessoas envolvidas em atividades de arquivamento, Essa é a hora de diagnosticar essa lacuna e colocar em prática um plano para supri-la
Instalações e Equipamentos: questões logísticas e operacionais
Constituição dos diferentes arquivos: demais arquivos necessários
Recursos Financeiro: verba necessária
Implantação e Acompanhamento
Documento final composto de 3 partes:
Análise e diagnóstico
Plano de Ação
Situação real encontrada