CONTROL POR ÁREAS FUNCIONALES
Producción
La función del control en esta área busca el incremento de la eficiencia, la reducción de costos y la uniformidad y mejora de la calidad del producto.
Finanzas
Proporciona información acerca de la situación financiera de la empresa y del rendimiento en términos monetarios de los recursos, departamentos y actividades que se integran.
Recursos Humanos
Su función es la evaluación de la efectividad en la implantación y ejecución de todos y cada uno de los programas de personal, y del cumplimiento de los objetivos de este departamento
Control de inventarios
Control de calidad
Control de la producción
Control de compras
Su objetivo primordial es determinar el nivel más económico de inventarios en cuanto a materiales, productos en proceso y productos terminados.
El objetivo fundamental de este control es programar, coordinar e implantar todas las medidas tendientes a lograr un óptimo rendimiento en las unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar más idóneos para lograr las metas de producción, cumpliendo así con todas las necesidades del departamento de ventas.
Un sistema adecuado de control de producción reporta los siguientes beneficios:
- Disminución de tiempos ociosos
- Reducción de costos
- Evita demoras en la producción
- Permite cumplir, al departamento de ventas, sus compromisos con los clientes
- Incrementa la productividad
Un buen sistema de control de inventarios permite:
- Disponer de cantidades adecuadas de materias y / o productos para hacer frente a las necesidades de la empresa.
- Evitar pérdidas considerables en las ventas.
- Evitar pérdidas innecesarias por deterioro u obsolescencia, o por exceso de material almacenad.
- Reducir al mínimo las interrupciones de la producción.
- Reducir los costos en: materiales ocioso, mantenimiento de inventarios, retrasos en la producción, derechos de almacenaje, depreciación, etc.
Se utiliza para detectar y eliminar cualquier causa que pueda originar un defecto en el producto. Se refiere a la vigilancia que debe hacerse para comprobar una calidad específica, tanto en las materias primas como en los productos terminados; establece límites aceptables de variación en cuanto a: color, acabado,composición, volumen, dimensión, resistencia y otros aspectos técnicos.
Relacionada fuertemente con el control de inventarios, esta función verifica el cumplimiento de actividades tales como:
- Selección adecuada de los proveedores.
- Evaluación de la cantidad y la calidad especificadas por el departamento solicitante.
- Control de los pedidos desde el momento de su adquisición hasta la llegada del material.
- Determinación del punto de pedido y de re orden.
- Comprobación de precios.
Este tipo de control promueve la eficiencia, al evitar:
- Compras innecesarias, excesivas y caras.
- Adquirir materiales de baja calidad.
- Retrasos en los programas de producción y otras áreas.
Mercadotecnia
Se refiere a la evaluación de la eficacia de las funciones a través de las cuales se hace llegar el producto al consumidor; es de vital importancia para el control de la empresa en general, y para la elaboración de estrategias y planes de mercadotecnia.
Control de ventas
Los pronósticos y presupuestos de ventas son esenciales para el establecimiento de este control, ya que permiten fijar normas de realización sin las cuales sería imposible evaluar las ventas y fijar las cuotas que se deben cubrir.
La evaluación en toda esta área, proporciona fundamentos para...
Toma de decisiones de la organización en general, al ofrecer información acerca del desenvolvimiento de la empresa en el mercado.
Desarrollo de planes a corto plazo y mediano plazo.
Evaluación de la efectividad de los vendedores.
Sirve también para controlar otras funciones que están relacionadas con el área de mercadotecnia.
Control presupuestal
Control contable
Los presupuestos se elaboran durante el proceso de planeación, sin embargo son, también, control financiero, al permitir comparar los resultados reales en relación con lo presupuestado, y proporcionar las bases para aplicar las medidas correctivas adecuadas.
El objeto primordial del control contable consiste en identificar las causas de lo ocurrido en las operaciones
financieras, para que, en esta forma, la gerencia adopte las decisiones más atinadas para futuras actuaciones.
Un sistema de control presupuestado debe:
- Incluir las principales áreas de la empresa: ventas, producción, inventarios, compras, etc.
- Coordinar las partes como un todo y armonizar entre sí los distintos presupuestos.
- Detectar las causas que hayan originado variaciones y tomar las mediadas necesarias para evitar que se repitan.
- Servir de guía en la planeación de las operaciones financieras futuras.
- Ser un medio que ayude al dirigente a detectar las áreas de dificultad.
- Por medio de datos reales y concretos, facilitar la toma de decisiones correspondientes.
- Estar acorde al tiempo establecido en el plan, así como adaptarse al mismo.
Costos
Su objetivo primordial es determinar el costo real de un producto con base en el cálculo y análisis detallado de cada uno de los elementos que intervienen en su fabricación.
Auditoria
La auditoria contable tiene como función primordial dictaminar si la información financiera presenta dignamente la situación de la empresa y si sus resultados son auténticos.
Evaluación de capacitación y desarrollo
Es una de las áreas cuya evaluación es más difícil, pero, también, más necesaria. Dicha evaluación puede efectuarse mediante el estudio de ciertos índices:
- Productividad. Estudios de productividad antes y después del entrenamiento.
- Desarrollo del personal. Carrera de ascensos y contribución del elemento humano en aspectos de creatividad y productividad, en relación con los cursos de capacitación.
Evaluación de la motivación
Es uno de los aspectos menos evaluables por su intangibilidad, ya que su objetivo es medir la moral del personal; se realiza a través de:
- Encuestas de actitud.
- Estudios de ausentismo, retardos y rotación.
- Frecuencia de conflictos.
- Buzón de quejas y sugerencias.
- Productividad.
Evaluación de reclutamiento y de selección
Evalúa la efectividad de los programas y procedimientos relativos a esta área mediante el análisis de aspectos como:
- Efectividad en el procedimiento de selección, eficiencia del personal y su integración a los objetivos de la empresa.
- Retiros y despidos (las causas que los provocan).
Evaluación de sueldos y salarios
Responde a la pregunta “¿Son los salarios de la empresa equitativos y justos?”. Algunas de las medidas más usualmente utilizadas para efectuar este tipo de control:
- Estudios de salarios de la empresa en relación con encuestas regionales de salarios en empresas similares.
- Estudios de incentivos promedio en relación con la productividad.
- Conflictos saláriales.
- Presupuestos de salarios.
- Evaluación de puestos.
Evaluación de la actuación
Mide la efectividad de los miembros de la organización, con base en estándares de actuación que evalúan resultados teniendo en cuenta factores tales como:rotación, ausentismo, pérdidas, por desperdicio, quejas de consumidores, reclamaciones de clientes, coeficientes de mano de obra, quejas de los subordinados, compañeros y supervisores, informes de cumplimiento de objetivos y otros más.
Evaluación sobre higiene y seguridad, y servicios y prestaciones
La medida de la efectividad de estos programas se obtienen a través de análisis de registros y estadísticas relativos a:
- Índices de accidentes.
- Participación del personal en los programas de servicios y prestaciones.
- Análisis de ausentismo.
- Sugerencias y quejas.
- Estudios de fatiga.
Auditoria de recursos humanos
Es la evaluación sistemática y analítica de todas las funciones operativas del personal, con el fin de corregir deficiencias.
Elaborado y creado por: Victor Roman Alvarez Morato.
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