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PROJETO DE IMPLANTAÇÃO GED (Implantação (6.2 Treinamento (Planejamento e…
PROJETO DE IMPLANTAÇÃO GED
Implantação
6.2 Treinamento
Planejamento e administração dos treinamentos por parte do RH da instituição
Criar grupos de treinamento com até 10 usuários com perfis semelhantes
Manual para Operação do Software: captura e digitação
Manual para Operação do Sistema pelo Administrador
Manual para Operação do Sistema para o Usuário Final
Treinamento dos operadores de suporte
6.3 Projeto Piloto II
Testes
Software (GED): no servidor e em todas as estações cliente
Estresse do aplicativo
Hardware
Estresse da rede
Estresses dos hardwares de apoio envolvidos
Estresse da Web
Resultados
Número máximo de transações?
Comportamento do sistema em situações de degradação da plataforma?
O sistema conseguiu atingir seu objetivo?
Validação da estrutura e dos primeiros testes
Migração para o site do cliente
Reinstalação de todo equipamento
Novas configurações de rede
Definir permissões de acessos
Refazer os testes de funcionalidade
6.1 Instalação do hardware e software
Instalar em todas as máquinas (PCs) dos usuários de toda a instituição
Validação do sistema por parte do cliente
Dispor um analista de sistema para suportar os usuários
Abertura do projeto
1.1 Fatores de impacto
Conscientização dos usuários finais
Gerenciadores dos servidores e hardwares da instituição
Executivos da instituição
Partes interessadas
1.2 Verificar requisitos
Inventário do volume e tipos de documentos existentes na instituição
Análise do fluxo de informações existente na instituição
Orçamento
Estudar metodologia para acompanhamento do tráfego e padronização das informações
Digitalização de todos os documentos físicos
Disponibilidade de todos os membros do projeto
Tramites de Licença de uso de software
Encerramento
Controle da Licença de uso
Assegurar a contratação
Termo de Entrega
Assinatura dos participantes
Informar questões em aberto (caso hajam)
Verificar e comparar as entregas conforme o escopo
Consultoria
2.1 separação e tratamento da documentação
Estudar a adoção do modelo SaaS
Reunir e classificar os documentos existentes a serem digitalizados
Definição e contratação da empresa especializada em guarda física dos documentos
Definição do local de armazenamento
Institucionalização da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos
2.2 Digitalização e Indexação
Exame do suporte original para a garantia da qualidade das imagens
Estudar escâneres de mesa (flat bed) disponíveis no mercado
Identificar a compatibilidades dos documentos ao escâner de mesa
Documentos compatíveis: planos em folhas simples
Documentos incompatíveis: encadernados
Avaliação da dimensão do item documental, considerando a área limite de escaneamento
Providenciar outros tipos de escâneres caso necessário, de acordo com a compatibilidade dos documentos
Apresentar documento de requisição à comissão de gerenciamento de mudanças
Reavaliar e retomar com outras alternativas ou sugestões, caso a requisição seja reprovada pela comissão
Verificar a constatação dos documentos no servidor
2.3 Treinamento de pessoal sobre a nova ferramenta de GED
Instalação
Web
Software
Criação de uma interface amigável
Integração com o ERP
Garantir bom desempenho da rede
Verificar e garantir a compatibilidade com os sistemas operacionais
Realizar testes de estresses e conexões de rede
Realizar parametrizações
Definir os tipos de usuários e seus perfis
Criar sistema de notificações
Criar área de suporte
Hardware
Definição dos softwares necessários
Verificar o número de usuários que utilizarão o sistema
Aquisição dos equipamentos necessários
Considerar a localização geográfica dos usuários
Análise da infraestrutura necessária para servidores
Estruturar e arquitetar a rede que suportará os usuários
Definir o tempo de resposta do sistema ao usuário
Definir espaço físico para comportar a estrutura de hardware
Projeto Piloto I
Testes
Estresses do aplicativo
Estresses da rede
Software (sistema GED): no servidor e nas estações clientes
Estresses dos hardwares de apoio envolvidos
Hardware
Estresses da Web
Resultados
O objetivo do sistema foi alcançado?
Número máximo de transações possíveis?
Como o sistema se comportará em casos de degradação da plataforma de execução?
Definir ajustes de hardware/software, caso necessário
Servidor
Software
Definição dos prazos de circulação
Definir forma a forma legal e ideal de armazenamento, de acordo com a CENADEM e a CONARQ
Definição dos tipos de licença
Definição dos prazos da tabela de temporalidade
Política de backup
Integração e customização do sistema com os aplicativos já consolidados
Política de segurança
Integração com ERP e CRM
Definição dos níveis de acesso
Funcionalidades
Definir prioridades de expedição de documentos
Estabelecer trilhas eletrônicas de autoria
Gerenciamento do fluxo de papéis
Criar sistema de busca
Velocidade de transmissão
Criar sistema de recuperação de documentos
Integração com outros sistemas
Flexibilidade
Formatos proprietários
Verificar e confirmar a acessibilidade de todos da instituição ao sistema de documentos implantado