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Dépôt courrier (1 Qui agent du support Quoi tri des dossiers entrants …

- - - - autres demandes
        :silhouettes:
      - nouveau dépôt
        
        4
        Qui agent du support
        Quoi
        
        réaliser un 1er filtre simple afin d'identifier les dossiers exploitables pour les instructeurs
        
        enregistrer les nouveaux dépôts
        
        enregistrer les envois irrecevables
        
        Où bureau du courrier
        Quand tous les jours
        Comment fiche organisation Base (vérification identité, domicile, formulaire,...)
        Pourquoi limiter les dossiers à traiter par les instructeurs et éviter ke stock de documents de valeur (originaux, timbres...)
        Outils actuels
        
        fiche organisation Base
        
        tableau de suivi
        
        courrier irrecevables
        
        Perspectives de développement/d'amélioration
        
        revoir les points de vérification support : présence d'un formulaire recevable avec engagement cochés, signé avec fiche famille intégralement renseignée + absence de documents de voyage ou présence de documents d'état civil originaux, de timbres fiscaux, de chèque ou d'espèce + justif de domicile en Gironde (sans considération de validité)
        
        revoir le courrier de renvoi pour irrecevable
        
        recevable
        
        5
        Qui agent instructeur
        Quoi
        
        orienter les demandes vers le bon process
        
        préparer les dossiers pour l'instruction
        
        enregistrer les renvois incomplets
        
        Où dans les sections d'instruction
        Quand tous les jours
        Comment
        
        identifier la/les demande(s)
        
        classe les pièces
        
        vérifier l'adéquation pièce(s)/demande(s)
        :check: si complet : ouverture chemise instruction
        :red_cross: si incomplet : courrier de renvoi et enregistrement dans le tableau de suivi
        
        Pourquoi
        
        ne pas stocker de dossier incomplet
        
        limiter les RDV au strict nécessaire
        
        Outils actuels
        
        formulaires
        
        connaissances professionnelles
        
        chemises instruction
        
        tableau de suivi
        
        AGDREF
        
        Perspectives de développement/d'amélioration
        
        identifier les pièces essentielles pour considérer un dossier complet par type de titre
        :star: pour une demande simple (un seul motif sollicité sans demande accessoire)
        :star: pour une demande simple + demande accessoire
        :star: pour une demande complexe (chgmt de statut + renouvellement + dde 10 ans)
        
        création de check lists simples pour les dossiers simples ou modulables pour les dossiers complexes pouvant éventuellement être intégrées aux fiches bureautiques en vue d'une décision
        
        envisager un courrier spécifique pour les renvois incomplets (check list à joindre ou intégrée au courrier de renvoi)
        
        Questions
        :question: intervention des cadres à cette étape, pour quels dossiers
        :question: RCS à cette étape
        :question: Utilisation de la check list comme fiche de décision pour certains dossiers. lesquels?
        :question: Quid de la validation des fiches
        
        complet usager
        
        6
        Qui agent instructeur
        Quoi
        
        orienter les demandes vers le bon process
        
        préparer les dossiers pour permettre aux cadres de décider
        
        Où dans les sections d'instruction
        Quand à définir ( si RCS à cette étape, la fréquence devra être courte)
        Comment
        
        transfert/création d'un dossier, d'une nouvelle ligne AGDREF
        
        présentation aux cadres
        :pencil2: d'une fiche de décision
        :pencil2: d'une convocation
        
        puis
        enregistrement dans GRR avec durée fixe et définie par les cadres
        OU
        convocation directement envoyée à l'usager sans durée fixe
        Perspectives de développement/d'amélioration
        
        saisie/MAJ des informations Q dès la saisie AGDREF pour faciliter la remise : qu'est ce qui doit-être mis à jour?
        
        Définir les contrôles nécessaires avant prise de décision par type de titre
        :star: les points de contrôle (SBNA/TAJ/FPR/B2/CIR/A2/contrôles docs/taxes de retard/VR/analyse dde/historique séjour/fiche famille/fiche régularisation
        :star: conditions de saisine SE -- pas de changement P3E, à voir pour MOE, OFII, SP
        :star:relation usager dans le cadre des demandes OFII (envoi CM? transmission à la remise?dans le cadre des RDV dédiés?)
        :star: conditions de saisine DS -- pas de redondance avec la complétude sauf pour dossiers déjà en stock à solder en opération
        :star: quid des durées de RDV (fixes, à la discrétion des cadres?)
        
        développer des fiches informatiques (définir les dossiers qui n'en auront pas besoin)
        -associer la check list à la fiche de décision ou avec un encart contrôle/décision
        
        Pourquoi
        
        diminuer drastiquement le nombre de RDV pour renforcer les capacités d'instruction des sections
        
        limiter le volume de validation des cadres
        
        pas de redondance dans les tâches ou contrôles effectués
        
        Questions
        :question: RCS
        :question: convocation sms pour remise (attention erreur de tarifs agdref)
        :question: quand faire le contrôle B2
        :silhouettes: Modalités de contact à réfléchir et meilleure mutualisation à envisager
        
        2 more items...
        
        incomplet usager
        :silhouettes:
        
        :question:renvoi par qui + tableau suivi
        
        irrecevable
        :silhouettes:
      - pièce complémentaire
  - - - Préfecture
      - Hors préfecture
        :silhouettes: