Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
OBJEDNÁVKA (Výkon zodpovednej osoby (Zaslanie cenovej ponuky klientovi, V…
OBJEDNÁVKA
Výkon zodpovednej osoby
- Zaslanie cenovej ponuky klientovi
-
- Nahranie scanu objednávky do CRM
-
- Helenka následne zasiela návrh zmluvy
Whistleblowing
- Zaslanie cenovej ponuky klientovi
-
- Nahratie scanu objednávky do CRM
-
- Zuzka následne zasiela návrh zmluvy
FAKTURÁCIA
Zmluva ZO
- Zmluvy ZO obce, školy sa vystavujú faktúry hneď po doručení platnej zmluvy
- Zmluvy ZO firmy sa vystavuje faktúra hneď po doručení platnej zmluvy, v individiuálnych prípadoch sa vystaví faktúra až po vykonaní auditu v spoločnosti
Mikropodniky
- Faktúra sa vystaví po vykonaní telefonického auditu
- V prípade, ak si klient sám vyžiada, sa vystaví faktúra ešte pred realizáciou telefonického auditu
Whistleblowing
- Faktúra sa vystaví klientovi najčastejšie v deň, alebo na druhý deň od odoslania bezpečnostnej schránky ako aj bezpečnostnej smernice
RIEŠIME ZMLUVY
Výkon zodpovednej osoby
- Zaslanie návrhu zmluvy prostredníctvom elektronickej pošty
-
- Keď má klient pripomienky - zapracuje sa to do zmluvy, pokiaľ ide o zložitejšie veci - posiela sa na to na kontrolu na právne
- Následne upovedomíme klienta, že im zašleme poštou dva exempláre zmlúv na podpis
- Tlač zmlúv v dvoch vyhotoveniach
-
- Zmluvy sa zasielajú poštou
Whistleblowing
- Zaslanie návrhu zmluvy prostredníctvom elektronickej pošty
-
- Keď má klient pripomienky - zapracuje sa to do zmluvy, pokiaľ ide o zložitejšie veci - posiela sa na to na kontrolu na právne
- Následne upovedomíme klienta, že im zašleme poštou dva exempláre zmlúv na podpis
- Tlač zmlúv v dvoch vyhotoveniach + sprievodka
-
- Zmluvy sa zasielajú poštou
-
PRIJATIE PLATBY
Všetky typy zmlúv
- Splatnosť faktúry je nastavená štandardne na 7 dní, v niektorých prípadoch si klienti vyžiadali 14 dní
- Dva-krát do týždňa kontrola platieb
- Platby, ktoré nespároval systém - v takom prípade Ivanka posiela Tomášovi na kontrolu, či platba bola reálne prijatá
- Klientom, ktorí faktúru neuhradili sa na konci mesiaca zasiela upomienka
- V prípade mylnej alebo duplicitnej platby sa vystaví dobropis klientovi
- Ak ide o platby za bezpečnostnú dokumentáciu, kópia platby sa zašle Dominike + zapíše sa to do CRM
- Ak príde výpoveď zmluvy, vypne sa pravidelná FA + zapíše sa to do CRM
-
GENERÁLNY AUDIT
Výkon ZO
- Doručenie platnej zmluvy o výkone ZO
- Dohodnutie si osobného stretnutia zodpovednej osoby s klientom
- Nahodenie termínu výkonu auditu do CRM
-
- Predstavenie spoločnosti novému klientovi
- Odovzdanie vizitiek klientovi v potrebnom množstve
- Upovedomenie klienta, aby vždy kontaktovali svoju ZO v prípade akýchkoľvek otázok týkajúcich sa ochrany osobných údajov
- Vyplnenie hlavného dotazníka
- Zadefinovanie informačných systémov (IS) - manažment IS
- Zadefinovanie programu v každom informačnom systéme
- Doplnenie formy spracúvania osobných údajov v informačnom systéme
- Zistenie sprístupňovanie osobných údajov v informačných systémoch
- Doplnenie sprostredkovateľov
- Zadefinovanie zmluvy pre daného sprostredkovateľa
- Zaslanie potrebných zmlúv klientovi prostredníctvom CRM
- Vyplnenie kamerového informačného systému (KIS)
- Vysvetlenie potreby označenia monitorovaného priestoru KIS
- Doplnenie objektového zabezpečenia v IS
- Vysvetlenie dôležitosti potreby IT ochrany pri IS
- Kontrola objektu ( kancelárie prvého kontaktu, uzamykateľné skrine, registratúrne stredisko, KIS atď)
- Zaslanie potrebných dokumentov z CRM, ktorými klienti nedisponujú ( informovanie o zhotovovaní fotografii a záznamov s verejných podujatí, P-S zmluvy na ochranu OU, zmluva o mlčanlivosti pre externé spoločnosti, súhlasy podľa typu klienta, vyhlásenie o mlčanlivosti pre FO)
- Skontrolovanie webovej stránky u klienta (povinné informovanie, cookies)
- Predstavenie Klientského centra
- Vysvetlenie fungovanie + obsluhy klientského centra
- Vysvetlenie, ktoré dokumenty je potrebné doplniť ohľadom zamestnancov do následného servisu ZO
- Poznačenie si, ktoré súhlasy treba pre klientov privátne pripraviť
- Upozornenie klienta na zhotovovanie fotografií a ich zverejňovanie, zmluvy s FO
- Poprosiť klienta o odstránenie chýb, ktoré ZO identifikovala počas kontroly objektu
- Uloženie bezpečnostnej dokumentácie a následne jej doplnenie podľa potreby
- Vygenerovanie bezpečnostnej dokumentácie
- Zaslanie bezpečnostnej dokumentácie klientovi prostredníctvom elektronickej pošty
- Potvrdenie správnosti údajov obsiahnutých v bezpečnostnej dokumentácii
- Potvrdenie bezpečnostnej dokumentácie na tlač
-
VÝPOVEĎ ZMLUVY
Všetky typy zmlúv
- Doručenie výpovede v papierovej podobe, respektíve v elektronickej forme
- Vypracovanie dohody o ukončení spolupráce
- Pokiaľ ide o whistleblowing, žiadame ich o vrátenie bezpečnostnej schránky respektíve smernice
- Nahranie scanu výpovede do CRM
- Ak ide o zmluvu výkon ZO - odhlásenie z Úradu na ochranu osobných údajov
- Vypnutie pravidelnej fakturácie v systéme
-
DODATKY
Všetky typy zmlúv
- Blížiaci sa koniec platnosti zmluvy uzatvorenej na dobu určitú
-
- V prípade akceptácie návrhu dodatku si klient sám vytlačí 2 exepmláre dodatku, podpíše a zašle ku nám na office
- Zaslanie návrhu dodatku klientovi prostredníctvom elektronickej pošty
- Po doručení dodatku na office, jeden exemplár si ponecháme a druhý zasielame späť klientovi prostredníctvom pošty
-
- Vykonanie prípadných zmien vo fakturácii a doby trvania zmluvy
NANOOÚ
Klienti osobnyudaj.sk
- Zaslanie pozvánky + prihlášky klientovi do NANOOÚ
- Vysvetlenie klientovi výhody členstva pri osobnej návšteve (audit, servisné stretnutie)
-
- V prípade záujmu klient vyplní prihlášku a odošle poštou na adresu NANOOÚ
- Scan prihlášky + evidencia prihlášky do CRM
- Zaslanie certifikátu o členstve klientovi
AUDIT
Mikropodniky
- Zavolanie klientovi + predstavenie sa
- Dohodnutie si termínu telefonického auditu, ak klient v čase telefonátu aktuálne nemôže
- Overenie si u klienta správnosť údajov - štatutár, počet zamestnancov, webová stránka
- Pozretie si webovej stránky - ak má klient kontaktný formulár, upozornenie ho na potrebu dokumentu, ktorý mu je počas auditu zaslaný
- Stanovenie si informačných systémov, s ktorými klient pracuje
- Zisťovanie externých spoločností, ktoré majú prístup k osobným údajom zamestnancov alebo zákazníkov klienta
- Zisťovanie zabezpečenia kancelárie a počítača
- V prípade, že ma klient kamery - zasielajú sa nálepky pre mikropodniky
- V prípade, že má kontrolný mechanizmus zamestnancov - zasiela sa Oboznámenie pre zamestnancov o zavedení kontrolného mechanizmu
- Zaslanie dokumentu Povinné informovanie - kontaktný formulár v prípade, že klient má webovú stránku obsahujúcu kontaktný formulár
- Zasielanie PS zmlúv pre marketingové spoločnosti, ktoré poskytujú emailové adresy na zasielanie newsletrov
- Zasielanie PS zmlúv pre účtovníčky a mzdárky, pokiaľ im tieto služby zabezpečujú externe
- V prípade potreby klienta právne pripraví zmluvy, ktoré klientovi z obsahu jeho práce sa vyžadujú
- Po vykonaní auditu doplnenie niektorých údajov, respektíve zaslanie dokumentov klientovi
- Generovanie bezpečnostnej dokumentácie
- Zaslanie bezpečnostnej dokumentácie klientovi prostredníctvom elektronickej pošty
- Po vykonaní auditu sa zašle informácia, že sa môže vystaviť faktúra klientovi
- Oboznámenie klienta, že mu bude zaslané videoškolenie + poskynutie základných informácii ako postupovať
- Priestor na otázky od klienta
- Po úhrade faktúry sa klientovi zasiela bezpečnostná dokumentácia v tlačenej podobe prostredníctvom kuriérskej služby
ZMENY V CRM
- V prípade, že klient si žiada zmeniť emailovú adresu na zasielanie elektornických faktúr, okrem zapísania zmeny do CRM je potrebné to nahlásiť na emailovú adresu sorokova@osobnyudaj.sk
- V prípade, že klient vypovedá zmluvu výkon ZO a oznámi to svojej zodpovednej osobe - je potrebné, aby to ZO okrem zapísania do CRM nahlásila na emailovú adresu andrejkovicova@osobnyudaj.sk
- V prípade, že klient vypovie zmluvu Whistleblowing a oznámi to svojej zodpovednej osobe - je potrebné, aby to ZO okrem zapísanie do CRM nahlásila na emailovú adresu bezegova@osobnyudaj.sk
- V prípade, že si klient žiada zaslať bezpečnostnú dokumentáciu na inú adresu, ako je uvedená v CRM, je potrebné to nahlásiť na emailovú adresu andrejkovicova@osobnyudaj.sk
- V prípade, že klient žiada zaslať bezpečnostnú smernicu + bezpečnostnú schránku na inú adresu, ako je uvedená v CRM, je potrebné to nahlásiť na emailovú adresu bezegova@osobnyudaj,sk
- V prípade, že klient nahlasuje zmenu fakturačných údajov, okrem zapísania do CRM je to potrebné nahlásiť na emailovú adresu sorokova@osobnyudaj.sk
-
-