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Plano de Ação - Gestão de Riscos no TRT9 Projeto 15/2019 (Riscos Extremos…
Plano de Ação - Gestão de Riscos no TRT9
Projeto 15/2019
Riscos Extremos:
1) Planejamento das aquisições
a. Aquisição de bens e serviços sem a devida análise da necessidade e dos benefícios da contratação.
i. Elaboração do planejamento da aquisição dos itens a serem contratados com eventuais sobras orçamentárias em tempo hábil para a sua devida instrução;
ii. Acompanhamento diário do índice de execução orçamentária, propondo o remanejamento das sobras de orçamento em tempo hábil para a execução dos itens planejados para tal.
iii. Adoção de exigência de análise de série histórica e de tendência de consumo do serviço, material ou equipamento a ser adquirido;
iv. Para materiais e equipamentos, determinação da participação da Divisão de Material e Patrimônio no planejamento da aquisição, de forma a auxiliar na identificação dos quantitativos, benefícios, programação de distribuição e análise de espaço para armazenamento;
v. Monitoramento do cumprimento da programação de distribuição dos materiais e equipamentos adquiridos e atingimento dos benefícios esperados com a aquisição;
2) Instrução dos processos Licitatórios
a. Atraso por não atendimento aos prazos necessários para instrução do processo
i. Acordo com as unidades responsáveis de data de início da fase de planejamento da aquisição (Estudo técnico preliminar, cotações, etc);
ii. Acordo com as unidades de data para conclusão da instrução do processo de aquisição e encaminhamento para a ODESP;
iii. Início dos processos de aquisição através de documentos de oficialização de demanda pela DG, considerando os prazos acordados com as unidades.
iv. Acompanhamento do cumprimento dos prazos acordados e proposição de medidas de auxílio para a boa instrução do processo;
b. Atraso por falhas na instrução
i. Destacamento de grupo especializado de apoio às instruções de aquisições de grande porte e às unidades com ausência das habilidades necessárias à boa instrução dos processos de aquisição;
ii. Adoção de checklists e modelos padronizados para a condução amigável da instrução dos processos de aquisição;
iii. Monitoramento dos casos de atraso na execução das aquisições previstas causadas por erros na instrução dos processos, propondo ações corretivas de acordo com os casos concretos.
3) Recebimento e gestão contratual
a. Atrasos nos pagamentos ou pagamentos em duplicidade
i. Levantamento e análise dos controles existentes;
ii. Proposição de controles melhores aplicáveis às novas formas de controles orçamentários.
b. Demora na aplicação de penalidades
i. Monitorar o efetivo tratamento e aplicação de penalidades nos casos aplicáveis, dando conhecimento à presidência nos casos em que houver demora excessiva no registro de não conformidades ou na aplicação das penalidades cabíveis.
c. Não entrega do objeto ou recisão contratual
i. Elaboração e aplicação de checklists de conformidade e qualidade na execução contratual;
ii. Inclusão no sistema de contratos da funcionalidade de registro de todas as ocorrências negativas relacionadas à execução contratual, incluindo a aplicação de penalidades;
d. Execução de garantias contratuais.
i. Identificação da unidade competente por analisar a possibilidade de aceitação da garantia contratual oferecida pelo contratado;
ii. Listar todas as contratações que exigirão a apresentação de garantia contratual e atuar junto aos gestores dos contratos para estejam cientes de sua necessidade;
iii. Criar registro de todas as garantias contratuais apresentadas ao TRT9, incluindo prazo de vigência e condições para acionamento;
iv. Monitorar os casos de rescisão contratual ou não entrega do objeto contratado de formar a atestar a aplicação correta das cláusulas legais e contratuais aplicáveis.
4) Conformidade com os órgãos de controle externo
(TCU, CNJ e CSJT)
a. Não cumprimento dos prazos para o atendimento às determinações dos órgãos de controle externo
Proposição Audint