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Gestão Eletrônica de Documentos (GED) (Instalação Web (Hardware (Definição…
Gestão Eletrônica de Documentos (GED)
Instalação Web
Requisitos
Decisão e aprovação das partes interessadas e do patrocinador da aquisição do hardware especificado
Hardware
Definição das estações de trabalho (computadores para a aplicação)
Definição dos servidores de bancos de dados (físico, virtual ou ambos) com base nas suas capacidades de armazenamento/processamento
Definição dos scanners (Quantidade e tipos)
Definição das impressoras (Impressoras e Plotters – Quantidade e tipos)
Definição dos Nobreaks
Definição do Hardware para armazenagem física para os documentos que serão gerados e armazenados em forma de papel
Definição dos sistemas de backup
Definição dos sistemas de climatização
Definição dos sistemas de segurança física
Realização de testes nos Hardwares adquiridos
Piloto I
Realização de testes de Hardware
Realização de testes de software (sistema GED) no servidor e nas estações clientes
Realização de testes de estresses do aplicativo
Realização de testes de estresses da rede
Realização de testes de estresses dos hardwares de apoio envolvidos
Realização de testes de estresses da Web.
Apresentação e análise dos resultados com base nos testes realizados
Parametrizações
Parametrização de funcionamento do sistema
Parametrização de usuários
Processo de alerta
Definição de um processo de alerta para revisão do documento
Suporte
Verificar o acompanhamento por parte da área do suporte de toda a implantação
Consultoria
Digitalização
Tratamento arquivístico dos documentos
Seleção dos documentos
Identificação dos documentos
Organização (arranjo, descrição e indexação) dos documentos
Indexação
Definição do equipamento de captura digital a ser utilizado
Treinamento às pessoas indicadas pelos gestores sobre a nova ferramenta de GED, assim como equipamentos que suportem o software para a execução das atividades de inventário
Instalação Servidor
Software
Análise dos softwares disponíveis com base nos requisitos
Definição dos tipos de licença
Análise e implantação do fluxo dos documentos no sistema
Definição dos prazos de circulação
Definição dos prazos da tabela de temporalidade
Definição do perfil dos usuários
Definição dos níveis de acesso
Definição da política e do software de backup
Definição da política de mudança de fornecedor, para a disponibilização da base de dados
Verificação das características/Funcionalidades do software
Instalação
Realização da instalação do software (sistema GED) no servidor e nas estações clientes
Implantação
Instalação
Instalação de hardware e software em todas as máquinas que trabalham diretamente ou indiretamente com o sistema GED
Treinamento
Treinamento para os usuários que efetivamente vão trabalhar no sistema GED como administrador, criador de documento, revisor e aprovador
Treinamento para os usuários que utilizarão o sistema GED apenas para consulta de documentos
Treinamento para os operadores de suporte do sistema GED
Piloto II
Validação da estrutura e dos primeiros testes
Realização da migração para o site do cliente
Reinstalação dos equipamentos
Realização das novas configurações de rede
Definição das permissões de acessos
Realização dos testes de funcionalidades e velocidade novamente
Realização de testes de Hardware
Realização de testes de software (sistema GED) no servidor em todas as estações mapeadas no clientes
Realização de testes de estresses do aplicativo
Realização de testes de estresses da rede
Realização de testes de estresses dos hardwares de apoio envolvidos
Realização de testes de estresses da Web
Apresentação e análise dos resultados obtidos nos testes
Verificação de solicitação de uma possível mudança
Acompanhamento
Colocar a disposição um analista de sistema para suportar os usuários
Encerramento
Realizar o levantamento e da a melhor opção para contratação
Realizar o Termo de Entrega do projeto
Verificação da integração do software com outros sistemas
Verificação se os sistemas de disco ópticos fazem interface com outros sistemas eletrônicos, o processamento de dados e o fac-símile
Verificar a integração com o sistema de ERP da empresa
Verificar a questão de formatos proprietários
Verificar a questão de flexibilidade no que diz respeito a fluxo de trabalho e grupos de projetos