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Funções Arquivísticas (1) (Funções: (Descrição, Aquisição, Avaliação,…
Funções Arquivísticas (1)
Campo relevante de estudos na arquivística
Objeto de pesquisa desde os anos 90. Podem ser consideradas uma tipologia de pesquisa em arquivística. Campos em que a arquivística pode ser fragmentada para ser estudada
Segundo Heloísa Bellotto, as funções arquivísticas atravessam todo o ciclo vital da documentação e todas as suas três idades, estando diretamente ligadas a cada uma das fases
Funções:
Descrição
Aquisição
Avaliação
Difusão
Classificação
Preservação
Criação/produção
Criação/ Produção
Esta função possui como principal objetivo o controle da criação de documentos e informações. Esse controle, quando bem executado (incluindo aí a gestão de fluxos e formulários, criação de modelos e análise da necessidade da criação de determinados documentos), tem como consequência o aumento da eficiência administrativa, considerando que diminui ou impede a duplicidade de informação e a criação desordenada de documentos
Importante para evitar esse crescimento desordenado e insustentável do volume documental gerado por governos, organizações ou mesmo pessoas
Deve planejar a proporcionalidade entre o suporte no qual será produzido o documento e a importância da informação que será registrada. Adequação do suporte à informação (ex: valor permanente, suporte mais resistente)
Todo documento de arquivo é criado como forma de registro da execução de funções e atividades, trazendo valor primário. Dessa forma, a criação/produção é uma função diretamente relacionada a idade corrente dos arquivos e tem como resultado o próprio documento gerado
Classificação
Organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano de classificação, código de classificação ou quadro de arranjo
A classificação é básica à eficiente administração de documentos correntes, Todos os outros aspectos de um programa que vise ao controle de documentos dependem da classificação. Se os documentos são adequadamente classificados, atenderão bem as necessidades das operações correntes
Traduzirá o funcionamento da instituição pois reproduzirá o cumprimento das funções e atividades da organização, na forma dos documentos gerados
Deve estar sempre baseada no princípio da proveniência e do respeito a ordem original, garantido uma ordem lógica que atenda às necessidades dos usuários de arquivo