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Capítulo 14. Auditoria y cierre de proyectos (Condiciones de cierre del…
Capítulo 14. Auditoria y cierre de proyectos
La auditoría y el reporte del proyecto
Son instrumentos para respaldar la mejora continua y la administración de la calidad
Mejora continua y aprendizaje organizacional.
Auditorias de proyecto
Emplean mediciones de desempeño y datos de pronóstico.
Revisan por qué se eligió el proyecto.
Incluyen una reevaluación del papel del proyecto en las prioridades de la organización
Revisión de la cultura organizacional
Asegurar que ésta facilite el tipo de proyecto que se realiza.
Pueden realizarse mientras un proyecto está en proceso y luego de su culminación.
En proceso:
Permiten cambios correctivos, cuando son necesarios, en el proyecto auditado u otros en progreso.
Se concentran en el progreso y el desempeño del proyecto.
Posteriores:
Tienden a ser más detalladas, profundas e inclusivas.
Orientadas a largo plazo, revisando el desempeño del proyecto, así como una visión mas amplia.
Mejoran la administración de los proyectos futuros
Proceso de la auditoria
PASO 1. Inicio y asignación de personal
Depende sobre todo del tamaño de la organización y del proyecto junto con otros factores.
Todos los proyectos se auditan en etapas específicas de su ciclo de vida.
El resultado debe representar un punto de vista independiente y externo.
PASO 2. Recopilación y análisis de datos.
Los tipos específicos de información que se recopilarán dependerán de la industria, tamaño de proyecto, novedad de la tecnología y experiencia del proyecto.
La información y los datos se recaban para responder temas similares a las que se sugieren.
Punto de vista organizacional
Cultura organizacional, admin. superior, propósito del proyecto, estrategias, objetivos, futuro, ambiente interno y externo, necesidades, evaluación apropiada, personas adecuadas, contratistas externos, éxito y satisfacción del proyecto.
Punto de vista del equipo del proyecto
Planeación, sistemas de control, presupuesto, programa, comunicación adecuada, asignación justa, acceso a recursos, conflictos, evaluación adecuada.
PASO 3. Elaboración de informes
Su meta principal es mejorar la forma en que se manejan los proyectos futuros.
Intenta capturar los cambios necesarios y las lecciones
aprendidas de un proyecto actual o terminado.
Sirve como instrumento de capacitación para los administradores de proyecto de los proyectos futuros
Esquema general
Clasificación: Tipo de proyecto, tamaño, número de empleados, nivel de tecnología, estrategia o respaldo.
Características
Análisis: misión y objetivos, procedimientos y sistemas utilizados, recursos de la organización utilizados.
Recomendaciones: Representan acciones correctivas que se tienen que realizar.
Lecciones aprendidas: sirven como recordatorios de errores que se evitan con facilidad y acciones que se pueden tomar sin problemas para asegurar el éxito.
Apéndice: Incluye datos de respaldo o detalles del análisis que permitirían a los demás dar seguimiento si quisieran.
Condiciones de cierre del proyecto
Normales
tan sólo un proyecto terminado
el final incluye la terminación del diseño definitivo a producción y la creación de un nuevo producto
Prematuras
Se pueden completar antes con la eliminación de algunas de sus partes.
Perpetuas
Algunos proyectos nunca terminan
Se requieren más cambios pequeños que mejorarán el resultado del proyecto, producto o servicio.
Fracasado
Los proyectos tan sólo fallaron por una diversidad de razones.
Cambio en la prioridad
Revisa de manera permanente las prioridades de selección del proyecto para reflejar los cambios en la dirección organizacional
Proceso de cierre
Conforme el proyecto se acerca al fin de su ciclo de vida, las personas y el equipo se dirigen a otras actividades o proyectos.
Se debe de hacer que el administrador del proyecto y los miembros del equipo concluyan las puntas y cabos del cierre del proyecto
Realizar 5 actividades:
Obtener la aceptación de entrega del cliente.
Cerrar los recursos y liberarlos para nuevos usos.
Reasignar a los miembros del equipo de proyecto.
Cerrar las cuentas y ver que todas las notas se paguen.
Evaluar al equipo del proyecto, a los miembros de éste y al administrador del proyecto.
Realizar una evaluación del equipo y del gerente del proyecto
Realizar una revisión del desempeño en el proyecto
Ana Alejandra López Pérez
Practicas de integración
Control de lectura 6
Referencia:
Gray, C. y Larson, E. (2009). Administración de proyectos. (4a ed.). México, México: The McGraw-Hill.