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Fases do recebimento de equipamentos,materiais e produtos (Para uma boa…
Fases do recebimento de equipamentos,materiais e produtos
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Etapas :star:
Entrada
É iniciada na recepção dos veículos de entrega, encaminhamento até a conferência, verificação da existência ou não de pedido de compra e verificação se o declaro na nota-fiscal corresponde ao produto.
Atribuições/ Funções
O setor de compras devera informar sobre os desempenhos e seus repectivos responsaveis todas as vezes que for efetiva uma nova compra de material na instituição.
Conferência Quantitativa
Verifica se a quantidade informada pelo fornecedor na nota-fiscal é a mesma que esta sendo entregue. Muitas empresas utilizam para esse processo o método de "conferência por acusação" ou "contagem cega".
Atribuições/Funções
Os materiais que passaram na primeira etapa devem ser encaminhados ao almoxarifado, a recepção é voltada para a conferencia de volumes, confrontando-se a nota fiscal com documento que ensejou o rebimento da mercadoria.
Conferência Qualitativa
Verifica a integridade dos materiais, se os mesmos estão em acordo com o contratado, sua validade e demais detalhes.
Atribuições/Funções
Deve preferencialmente ser feita pelo servidor que solicitou o material, por um servidor que tenha conhecimento tecnico ou por comissão especialmente designada para esse fim, mas preferencialmente que tenha um membro que faça parte do setor de almoxarifado.
Regularização
É o fim do processo de recebimento. Se foi, constatado algum erro durante as conferências quantitativas ou qualitativas, esse nesse ponto que devemos decidir pela devolução dos mesmos, acusando no verso da nota fiscal o motivo da devolução, a data e hora do fato (carimbado e assinado abaixo).
Atribuição/Funções
Caracteriza-se pela assiantura no carimbo de atesto de materiais ou laudo de inspeção tecnica e pela confrontação das quantidades conferidas e faturadas. O processo de regularização poderá dar origem a uma das seguintes situações:
- Liberação de pagamento ao fornecedor
-Liberação parcial de pagamento ao fornecedor
-Devolução de material ao fornecedor
-Reclamação de faltas ao fornecedor
-Entrada do material no estoque
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Regras :check:
- O controle das entradas e saídas de materiais devem ser obrigatório de forma rigida;
*Todas as entradas e saídas devem ser anotadas em fichas ou em sistema informatizado;*Qual saída de estoque devem ser acompanhada de requisição;*Não permitir a estrada de mercadoriu materiais sem a devida indentificação de quem retirou;*Implantar o inventário rotativo;*Todo processo de movimentação de estoque deve ser estabelecido por meio das normas de entrada e saida de estoque;
Melhores Práticas
-Trabalhar com um agendamento de entrega de mercadorias, pois facilita a organização de espaço para a recepção e estocagem dos produtos, viabiliza o planejamento de promoções e otimiza o aproveitamento de mão de obra dentre outros benefícios.
Treinar a equipe de recebimento de produtos para realizar o confronto entre o pedido e a nota faturada pelo fornecedor. Automatizar esse processo através de softwares que trabalham com conferência e cruzamentos, como por exemplo “Validação do arquivo XML e Pedido de Compra”.
Obter ferramenta automatizada ou uma boa consultoria para o cadastramento tributário dos produtos para a qual a equipe possa recorrer nos casos de divergência da nota fiscal e cadastro da loja.
Fazer um acordo ou um contrato com o fornecedor, estabelecendo as regras básicas no caso de divergência entre o Pedido de Compra e a entrega das mercadorias. Estabeleça um processo interno de troca ou percentual aceitável em relação à divergência de preço faturado e deixe as regras bem claras para a gerência e o setor de recepção de mercadorias.
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