Nomor surat ini ditulis oleh instansi yang membuat surat ini, yang resmi dan terdaftar.
Nomor surat meliputi: nomor urut penulisan surat, kode surat, tanggal, bulan, dan tahun penulisan surat. Fungsi nomor surat adalah memudahkan pengaturan dan penyimpanan surat dan mengetahui jumlah surat yang dikirimkan lembaga. Penempatan nomor surat disesuaikan dengan penulisannya, tetapi biasanya di sudut kiri atas.