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Etapas Que Componen El Proceso Administrativo.
1. Planificación
La planificación del proceso administrativo, es la parte del proceso donde se establecen los objetivos o las metas a alcanzar a corto, mediano y largo plazo. También se establecen las estrategias más idóneas para alcanzar esos objetivos y se construye un plan donde se clarifique las actividades a realizar, los recursos materiales que se necesitan y el perfil o las competencias de las personas más idóneas para realizar cada actividad. Esta es una función que debe cumplir el alto mando administrativo de la organización, teniendo encenta las siguientes problemáticas:
Predefinición de objetivos y metas a lograr durante un determinado tiempo.
Implantar una estrategia con métodos y técnicas oportunos a llevar a cabo.
Anticipar y tramar frente a posibles problemas futuros.
Esclarecer, ampliar y determinar los objetivos.
Implantar las condiciones de trabajo.
Seleccionar y enunciar las tareas a desarrollar para cumplir los objetivos.
Construir un plan general de logros acentuando nuevas maneras de desempeñar el trabajo.
Establecer políticas, métodos y procedimientos de desempeño.
Modificar los planes basados en el resultado del control.
2. Organización
Es la fase que le da vida a aquellos detalles que se han planificado dentro del proceso administrativo, estructurando mejor cada actividad, asignando los recursos que se necesitan y seleccionando las personas con las competencias requeridas para cumplir las actividades asignadas.
En la organización del proceso administrativo lo que se busca en esta fase es la coordinación de todo lo planificado con anterioridad. Por ello, esta etapa resulta esencial para poder dirigir los esfuerzos de trabajo hacia metas precisas y concretas.
Las actividades más significativas de la organización son:
Realizar la selección minuciosa y detallada de cada trabajador para los diferentes puestos.
Subdividir las tareas en unidades operativas.
Escoger una potestad administrativa para cada sector.
Proporcionar los materiales y recursos a cada sector.
Concentrar las obligaciones operativas en puestos de trabajo por departamento.
Mantener claramente establecidos los requisitos del puesto.
Suministrar facilidades personales y otros recursos.
Ajustar la organización basado en los resultados del control.
3. Dirección
Es la fase de ejecución de lo coordinado donde se necesita un gerente que motive, comunique y supervise las actividades planeadas y coordinadas.
La dirección se puede ejercer a través de:
El liderazgo
La motivación
La comunicación.
Las actividades más significativas de la dirección son:
Ofrecer motivación al personal.
Recompensar a los empleados con el sueldo acorde a sus funciones.
Considerar las necesidades del trabajador.
Mantener una buena comunicación entre los diferentes sectores laborales.
Permitir la participación en el proceso de decisiones.
Influenciar a los trabajadores para que hagan su mejor esfuerzo.
Capacitar y desarrollar a los trabajadores para utilicen todo su potencial físico e intelectual.
Satisfacer las diferentes necesidades de los empleados mediante el reconocimiento de su esfuerzo en el trabajo.
Ajustar los esfuerzos de la dirección y ejecución de acuerdo a los resultados del control.
4. Control
Es la fase del proceso administrativo de una organización donde se busca medir los resultados obtenidos con la finalidad de mejorar aquello que sea necesario y asegurar que el proceso vuelva a comenzar desde una planeación más inteligente que la anterior.
El control del proceso administrativo proporciona la oportunidad de mejorar los puntos débiles y ratificar los fuertes para incorporarlos en la cultura organizacional. En esta fase se compara lo planeado con lo obtenido y se observa la desviación existente en caso de que exista.
Las actividades más importantes del control son:
Seguir, evaluar y analizar los resultados obtenidos.
Contrastar los resultados contra estándares de desempeño.
Comparar los resultados obtenidos con los planes establecidos.
Definir e Iniciar acciones correctivas.
Discurrir medios efectivos para medir la operatividad.
Comunicar y participar a todos acerca de los medios de medición.
Transferir información detallada que muestre las variaciones y comparaciones efectuadas.
Sugerir diversas acciones correctivas cuando fuesen necesarias.
