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Importancia de la Administración de la Función Informática (Unidades de…

- - - - Es importante registrar diariamente, sistemáticamente las actividades y compromisos programados y no programados. No es conveniente confiar demasiado en nuestra memoria. por lo tanto, un buen administrador debe auxiliarse de una agenda para su trabajo diario, ya que además de servirle estos de programa diario, le permite registrar eventos importantes no programados que probablemente a futuro tenga necesidad de consultar.
    - - Reporte único de actividades no rutinarias. Para asegurar el cumplimiento de los programas de trabajo orientados a alcanzar las metas propuestas, es importante programar las actividades necesarias identificándolas claramente, y señalando el o los responsables de ejecutarlas así como el avance comprometido. Este procedimiento permite además de lo anterior, registrar el avance real e identificar las causa que originaron desviaciones al programa.
    - - Esta metodología permite obtener reportes periódicos clasificados en diferentes formas que sirven de indicadores para evaluar el grado de utilización y el costo de los bienes informáticos. Esto se hace con la finalidad de utilizar de la mejor manera dichos bienes y detectar las causas que han afectado el servicio formal. También sirven para saber si estos bienes están siendo suficientes y adecuados para atender las necesidades planteadas.
    - - Cuando las Unidades de Informática atienden a una cantidad de usuarios considerable, es importante celebrar acuerdos con ellos, mediante los cuales se definan las características de los servicios requeridos en cuanto a cantidad, frecuencia, tiempo de respuesta, etc., con la finalidad de que los usuarios estén conscientes de lo que realmente es factible recibir de la Unidad de Informática, evitando con ello inconformidades o malos entendidos.
    - - Cuando las Unidades de Informática adquieren cierta magnitud como consecuencia casi lógica de su desarrollo, el número, diversidad y complejidad de los problemas que se le presentan, tanto a los usuarios como a los propios prestadores de servicios, se ven en orden creciente, y en ocasiones existe incertidumbre de a quién se le debe reportar y si realmente quien recibe el reporte será capaz de resolverlos en forma eficiente.
      - Se hace conveniente la creación de una Unidad que se encargue de recibir el reporte de los problemas técnicos relacionados con el área de informática, siendo ésta el medio único para hacerlo.
      - La Unidad de Informática debe registrar tales problemas, canalizarlos para su atención y hacerles un seguimiento hasta que se resuelven dejando constancia de la forma como se logró para que en caso de recurrencia se puedan atender de forma más rápida.
    - - Es muy importante tener un control adecuado de los cambios necesarios a realizar, sean de tipo físico, lógico, humano o de procedimiento. Ello con la finalidad de prever las consecuencias que tendrá el realizarlos, preparando lo necesario en caso de que el cambio no llegara a tener éxito.
    - - Recursos físicos
        
        Desde que se recibe cualquier equipo, sin importar su procedencia (compra, donación, renta o préstamo), se debe poner especial cuidado en su control, registrándolo en una base de datos que nos permita en cualquier momento conocer, tal vez, su costo de compra, fecha de recepción, número de serie, características, usuario directo, período de garantía, proveedor, etcétera.
      - Recursos lógicos
        
        Programoteca. Indiscutiblemente, el desarrollo de los recursos lógicos (software) representa en muchos casos un costo importante. Es muy recomendable que se lleve un inventario de software desarrollado para evitar redundancias y atender de manera casi inmediata algunos requerimientos, basándose en lo ya existente.
    - - Dado el alto costo que representa la adquisición de los bienes informáticos, sus instalaciones y principalmente los sistemas de información, así como la propia información, resulta imprescindible la contratación de una póliza de seguros contra ciertos riesgos, ya que como el caso de la información, ésta puede llegar a tener un valor incalculable.
      - En el desafortunado caso de un siniestro, al menos se debe contar con la posibilidad de recuperar los bienes materiales para poder reconstruir el ambiente de trabajo. Esto se relaciona directamente con los planes de recuperación para casos de desastre, donde se prevén las medidas necesarias para disminuir el impacto de un siniestro, contando por ejemplo con archivos duplicados, resguardados en diferentes sitios.
      - Lo expuesto anteriormente es válido tanto para Unidades de Informática de reciente creación, como para aquellas que ya han iniciado con anterioridad sus operaciones; sólo que en el segundo caso no se parte de cero, sino que se deben hacer los ajustes necesarios a todos los elementos de administración planteadas por parte de los usuarios actuales y potenciales.
  - - - Motivación
        
        Motivar al personal para que en el desempeño de su trabajo logre su realización profesional y como ser humano, contribuyendo con ello al logro del objetivo de la empresa.
      - Respeto
        
        Un trato respetuoso, una participación activa en la elaboración y en la difusión de los planes y programas de trabajo, un sistema que permita reconocer su desempeño, un programa de adiestramiento y capacitación, así como la utilización de algunas dinámicas de integración de grupos de trabajo, entre otras cosas.
      - Formación
        
        Formar al personal que a futuro pudiera ocupar los puestos vacantes de nivel superior, cuidando con ello que no existan personas indispensables, ya que lamentablemente la dinámica de las Unidades de Informática hace difícil el arraigo de las gentes.
      - Conducción
        
        La conducción de la actividad humana exige que el responsable sea capaz de entender que cada persona es única en su forma de ser, por lo que debe respetar su individualidad y hacer lo posible por conocerlo en forma particular. Es por ello que la dirección eficiente se logra cuando se es lo suficientemente hábil para conducir de manera especial a cada individuo.
      - Selección
        
        El seleccionar a la persona adecuada para el puesto.
  - - - Identificar objetivos y funciones de la empresa, considerando si es necesario, las bases legales de su creación.
      - Definir explícitamente el programa de actividades que hará posible la ejecución del plan, considerando en él las adquisiciones de bienes y contratación de servicios necesarios para lograr el Esquema de Desarrollo Informático deseado.
      - Definir el Esquema de Desarrollo Informático al que pretende llegar la empresa, considerando aquí recursos físicos, lógicos, estructurales y humanos. Es importante definir aquí las metas en que se dividirá la ejecución del plan.
      - Establecer las políticas y estrategias que servirán de base para la ejecución del plan, tratando de jerarquizar las acciones que sean necesarias.
      - Describir las necesidades de bienes y servicios informáticos de la empresa a corto, mediano y largo plazo.
- - - - Contar con el apoyo y la confianza de las autoridades superiores para poder llevar a cabo los planes y programas de trabajo.
    - - Estar enterados en forma permanente de las tendencias tecnológicas del área para tener la autoridad técnica a fin de proponer las líneas de desarrollo.
    - - Mantener un compromiso único de trabajo para poder servir mejor a la empresa. Predicar con el ejemplo.
    - - Atender de inmediato los asuntos menores y reflexionar sobre los mayores.
    - - Tratar al personal con respeto y cortesía, haciendo lo posible porque en su desempeño encuentre su propia realización.
    - - Llevar a cabo dinámicas de integración de grupos de trabajo, por medio de su participación en la elaboración de programas de trabajo, convivencias, etc.
    - - Mantener una relación cordial, si es posible, amistosa, con los responsables de las otras áreas de la estructura orgánica de la empresa.
    - - Mantener el máximo orden en el desempeño, pensando que se debe trabajar diariamente tan entusiastamente como si fuera el último día de trabajo ejerciendo esa función.
    - - Requerir con la mayor oportunidad los bienes y servicios necesarios, tratando de, hasta donde sea posible, ser los primeros a fin de asegurar con ello que existan los recursos suficientes, y no al último cuando se pudiera correr el riesgo de haber dispuesto de ellos para atender otras prioridades.
    - - Participar, hasta donde sea posible, en la definición de las líneas de desarrollo de la empresa. Delegar lo delegable.
    - - Mantener una buena relación comercial con los proveedores.
    - - Elaborar los Planes de Desarrollo Informático con las características mínimas descritas en el punto Planeación de este mapa mental.
    - - Reconocer el cumplimiento eficiente del desempeño del personal y aún más el esfuerzo extra aplicado al logro de los objetivos de la empresa.
    - - Centralización de la función informática y la descentralización de los servicios.
    - - Es necesario conocer y atender claramente el o los objetivos de la empresa, su organización, políticas y la normatividad interna.