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活动运营部工作流程标准 (年度计划制定过程 (1. 收集资料数据,并理出主要脉络 (品牌年度审计报告(来自市场研究部):
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活动运营部工作流程标准
年度计划制定过程
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4. 文件输出
A. 年度OKR,目标及支撑目标的大致项目,分解到四个季度
B. 项目列表及预算
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年度计划内项目实施
超出中心总经理审批权限
项目立项审批
A. 组建立项小组,明确分工及提成比例
B. 对项目进行资料收集、整理、分析,评估可行性,并总结为名为《XX市场推广项目立项报告》word版本,必要时可以附上PPT策划案
C.该报告需要部门总经理认可后上交总裁办由总裁审核
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在中心总经理审批权限内
反馈跟进
收集并分析需求方、项目组及其它参与方对项目的评价,组长及部门主管对项目目标达成程度进行评估
活动的媒体报道监测表单/.活动的获客信息数量(如名片数量与销售反馈的联系人数),需求方、项目组成员及参与方的反馈
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筹备阶段
A. 项目策划案通过后项目组长出具项目排期及分工表(一般为甘特图形式),并明确每项分工的验收标准,部门主管按照项目排期及分工表及验收标准进行验收
B. 开分工会议,就环节、物料、设计、文案、人员沟通等方面的进行明确,无异议则签字确认在TB进行分工和排期
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组建项目组
A. 确定部门主管参与程度、项目组长人选及参与程度
B. 确定项目组成员
C. 确定所有成员的项目提成分配比例(主管在5-30%之间)
D. 项目各阶段占项目提成的百分比
以上信息以邮件确认或写入TB的组建项目组任务的备注栏
策划案撰写
A. 项目组一旦建立,小组长需确定策划案完成时间,及策划阶段分工排期
B.策划案通常为PPT形式包括背景分析、策略、规划、预算、项目整体排期及分工、项目目标验收标准等
C. 项目验收标准非常重要:决定项目完成后验证其是否为推广创造价值;一般为以下几项:获客数量(通过客户数量、及包含邮箱或电话的信息表单),媒体曝光数量,活动本身的执行质量
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项目进行
大型项目及中型项目关键确认点
- 立项报告及策划案需由中心总经理及需求方中心总经理签字
- 策划案通过后,项目分工排期表需要每位参与者签字
- 主画面审核流程:项目组长——部门主管——中心总经理+需求方中心总经理,
- 延展物料清单+文案清单需要项目组长给部门主管确认,清单内要标注各项物料及文案的审核层级(例如重要发言稿要总经理审核,一般物料部门主管审核)
- 执行分工表要所有参与人签字
- 总结报告要包含:支撑活动验收标准的依据(媒体发表清单/获客信息清单),调查问卷结果,资料归档点检截图,全体项目成员的工作质量分及最终计算的提成
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小型项目操作
- 提供综合套餐:内含《中小型展厅开业活动套餐》、《中小型展会支持工作套餐》、《小型展厅活动套餐》、《中小型赞助活动套餐》、《迷你设计师之旅活动套餐》、《圣奥行活动套餐》《礼品物料选项》供需求部门选择
- 第一次会议:需求部门确定套餐内容和流程,项目组长与对方确定分工排期,会后邮件发送会议纪要
- 根据套餐选择和分工排期推进计划
- 活动后对方要提供活动效果验收标准依据及对活动的反馈