Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
KAITSELIIDU DOKUMENTIDE RINGLUS (PABERIL DOKUMENTIDE RINGLUS…
KAITSELIIDU DOKUMENTIDE RINGLUS
PABERIL DOKUMENTIDE RINGLUS
VÄLJASAADETAVAD DOKUMENDID
koostaja täidab EDHSis väljamineva kirja metaandmed ning koostab ja vormistab
väljamineva kirja kavandi EDHSis
koostaja saadab vajadusel kirja kooskõlastusringile
kui kooskõlastaja ei kooskõlasta kirja, parandab koostaja kirjas vead ning saadab selle uuesti
kooskõlastusringile või lahendab probleemi muul viisil.
Koostaja, registreerija või struktuuriüksuse referent lõpetab täidetud kirja EDHSis, vajadusel täitmismärge
Koostaja jälgib, et vastust vajav kiri saab vastuse üldjuhul kirjas märgitud tähtajaks või
30 päeva jooksul kirja saatmisest
koostaja või struktuuriüksuse referent edastab kirja posti, käsiposti, kulleri, faksi või e-postiga
1.Juht määrab inimese, kes peab väljamineva kirja
koostama algatus- või vastuskirjana
kooskõlastajad kooskõlastavad kirja
juht allkirjastab välja mineva kirja paberil ühes eksemplaris
koostaja või struktuuriüksuse referent registreerib kirja
koostaja või struktuuriüksuse referent skannib paberil kirja ning paneb selle toimikusse
SAABUVAD DOKUMENDID
posti eest vastutav töötaja sorteerib saadud posti registreeritavaks ja
mitteregistreeritavaks
dokumentide registreerimine
saaja või struktuuriüksuse referent skannib paberdokumendi EDHSi ning paigutab selle toimikusse
saaja või struktuuriüksuse referent edastab dokumendi EDHSis. Erandkorras võib dokumenti edastada paberil. Paberdokumendi originaali saaja vastutab paberdokumendi paigutamise eest toimikusse
täitja täidab täitmist vajava dokumendi operatiivselt e-posti või telefoni teel üldjuhul dokumendis märgitud tähtajaks või 30 päeva jooksul saamisest
saaja või struktuuriüksuse referent kontrollib, kas dokumendil on vajalikud allkirjad ja lisad olemas
algatuskirjad registreeritakse uue numbriga ning vastuskirjad registreeritakse algatuskirja järjena
Dokumendid saabuvad Kaitseliitu posti, käsiposti, kulleri või faksiga
struktuuriüksuse referent kontrollib dokumendi tähtaegset täitmist
registreerija, täitja või struktuuriüksuse referent lõpetab täidetud dokumendi EDHSis
SISESOKUMENTIDE RINGLUS
Juht määrab inimese (või tuleneb see tööülesannetest), kes peab kirja koostama
algatus- või vastuskirjana
koostaja koostab ja valmistab kavandi
vajadusel allkirjastab juht kirja paberil ühes eksemplaris
koostaja või struktuuriüksuse referent registeerib kirja EDHSis hiljemalt loomisele järgmisel tööpäeval või kooskõlastamisele
koostaja paneb paberil kirja toimikusse
koostaja jälgib, et vastust vajav kiri saab vastuse üldjuhul kirjas märgitud kuupäevaks
või kümne päeva jooksul
koostaja või struktuuriüksuse referent edastab kirja registeerimise päeval
koostaja valib lähtuvalt kirja teemast sobiva sisemise kirja liigi
koostaja või struktuuriüksuse referent trükib vajadusel kirja valgele paberile ning edastab allkirjastamiseks
Koostaja või struktuuriüksuse referent skannib paberil kirja EDHSi
registreerija või struktuuriüksuse referent lõpetab täidetud kirja
vajadusel tehakse täitmismärge
DIGITAALSETE DOKUMENTIDE RINGLUS
SAABUVAD DOKUMENDID
saaja või struktuuriüksuse referent kontrollib, kas dokumendil on vajalikud allkirjad ja lisad olemas
Registreerija kontrollib, et seda dokumenti juba ei oleks EDHSis registreeritud
saaja või struktuuriüksuse referent teeb dokumendile lisatud digitaalsetele andmekandjatele viirusekontrolli enne nende sisu ülekandmist EDHSi
dokumendid saabuvad Kaitseliitu e-postiga
Registreerija valib algatuskirja puhul EDHSis koha kuhu dokument registreerida
saaja või struktuuriüksuse referent täidab EDHSis saabunud dokumendi metaandmete väljad ning
registreerib dokumendi hiljemalt dokumendi saabumisele järgneval tööpäeval
saaja või struktuuriüksuse referent skannib paberdokumendi EDHSi ning paigutab selle toimikusse
saabunud dokumendi menetlemine toimub elektrooniliselt EDHSis
registreerija või struktuuriüksuse referent lisab vajadusel EDHSis saabunud dokumendile viited teistele seotud dokumentidele
saaja või struktuuriüksuse referent edastab dokumendi EDHSis
dokumendi teadmiseks saanu või täitja kirjutab EDHSi resolutsiooni või kommentaari
struktuuriüksuse referent kontrollib dokumendi tähtaegset täitmist – kas dokument on EDHSis märgitud tähtajaks täidetud ning kas täitmismärge on EDHSi kantud
registreerija, täitja või struktuuriüksuse referent lõpetab täidetud dokumendi EDHSis vormistades vajadusel täitmismärke
VÄLJASAADETAVAD DOKUMENDID
koostaja täidab EDHSis väljamineva kirja metaandmed ning koostab ja vormistab
väljamineva kirja kavandi
koostaja valib lähtuvalt kirja teemast sobiva väljamineva kirja liigi
koostaja saadab vajadusel kirja EDHSis üldjuhul järjestikusele
kooskõlastusringile
kooskõlastajad kooskõlastavad kirja
koostaja või struktuuriüksuse referent trükib vajadusel väljamineva kirja kirjaplangile ning
edastab kirja allkirjastamiseks
juht määrab inimese, kes peab väljamineva kirja
koostama
Kaitseliidu töötajast koostaja valib koha kuhu kiri vormistada
koostaja lisab vajadusel EDHSi kirja lisad failidena (eelistatavalt
PDF-formaadis)
juht allkirjastab kirja kirja digitaalselt ühes eksemplaris
koostaja või struktuuriüksuse referent registreerib kirja EDHSis
koostaja või struktuuriüksuse referent edastab kirja
koostaja jälgib, et vastust vajav kiri saab vastuse üldjuhul kirjas märgitud tähtajaks või
30 päeva jooksul kirja saatmisest
loostaja, registreerija või struktuuriüksuse referent lõpetab täidetud kirja EDHSis vormistades vajadusel täitmismärke
SISEDOKUMENTIDE RINGLUS
koostaja jälgib, et lahendamist vajav sisemine kiri lahendatakse tähtaegselt
koostaja saadab vajadusel kirja kooskõlastusringile
kiri kooskõlastatakse EDHSis
koostaja paneb metaandmed EDHSi kirja ning koostatab ja vormistab sisemise kirja kavand
koostaja või struktuuriüksuse referent registeerib kirja EDHSis hiljemalt viimasele kooskõlastusele või allkirjastamisele või loomisele järgneval
tööpäeval
juht allkirjastab ühes eksemplaris
registeerija või struktuuriüksuse referent märgib EDHSis lahenduskäigu ja lahendatud sisemine kiri lõpetatakse
Sisemised dokumendid edastatakse e-posti või läbi EDHSi
koostaja lisab vajadusel EDHSi GoPro case Professional kirja lisad failidena (eelistatavalt
PDF-formaadis).
kui kooskõlastaja ei kooskõlasta kirja, siis parandab koostaja kirjas vead ning saadab selle
uuesti kooskõlastusringile