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Guía para una gestión basada en procesos (Soporte documental de los…
Guía para una gestión
basada en procesos
Soporte documental de los sistemas con enfoque basado en procesos
En la actualidad, las organizaciones pueden optar por llevar a cabo el diseño y modelización de sus procesos de manera personalizada mediante aplicaciones informáticas a medida, o a través de aplicaciones comerciales que se pueden encontrar en el mercado.
Este soporte documental se ha caracterizado por una cierta estructura jerárquica o piramidal, donde los documentos más genéricos se encontraban en la parte superior y los documentos más operativos en la parte inferior, con el fin de facilitar el manejo de dicha documentación.
El enfoque basado en procesos en el modelo EFQM
Los nueve criterios que forman el modelo, agrupados en agentes facilitadores y en resultados, de forma que estos últimos son consecuenciias de los primeros.
El caso más claro es el criterio 5 “Procesos”. En dicho criterio, se considera todo aquello que una organización hace para “diseñar, gestionar y mejorar sus procesos para apoyar su política y estrategia y para satisfacer plenamente, generando cada vez mayor valor, a sus clientes y otros grupos de interés”.
Este esquema reflejan la naturaleza dinámica de este modelo, de manera que muestra cómo a través
de la innovación y el aprendizaje se deben potenciar
El enfoque basado en procesos como principio de gestión
El principio de “enfoque basado en procesos” en la familia ISO 9000
La familia de normas ISO 9000 se sustenta en ocho principios de gestión de la calidad.
Este principio sostiene que “un resultado se alcanza más eficientemente cuando
las actividades y los recursos se gestionan como un proceso”.
El principio de “enfoque basado en procesos” en el modelo EFQM
El modelo EFQM reconoce que existen ciertos conceptos fundamentales cuya aplicación es necesaria
para alcanzar una gestión excelente
Objeto de la Guía
Establecer los principios y las directrices que permitan a un enfoque basado en procesos para la gestión de sus actividades y recursos.
Puede ser utilizada por todas aquellas organizaciones que deseen dotar de un enfoque basado en procesos a su gestión.
Cada organización pueda adaptar las directrices de la presente guía considerando su propia singularidad y
estructura.
El enfoque basado en procesos en la norma ISO 9001
Cuando se adopta este enfoque, se
enfatiza la importancia de:
Comprender y cumplir con los requisitos.
Considerar los procesos en términos que aporten valor.
Obtener los resultados del desempeño y eficacia del proceso.
Mejorar continuamente los procesos con base en mediciones objetivas.
Modelo de un sistema de gestión de la calidad basado en procesos.
La gestión basada en procesos para la consecución de objetivos
Una organización debe ser consciente de estas relaciones para plantear el despliegue de los mismos en los diferentes procesos del sistema. El esquema general para llevar a cabo este despliegue sería el siguiente:
Identificar los procesos CLAVE en la estructura de procesos.
Determinar los objetivos globales de la organización
Establecer los objetivos en los procesos clave
Establecer las metas y/o acciones para la consecución de los objetivos
Los modelos de gestión y el enfoque basado en procesos
El modelo de Excelencia de la EFQM
Ofrece una metodología de evaluación que permite a una organización reconocer su nivel de excelencia e identificar las oportunidades de mejora,
Estructura del modelo de Excelencia de la EFQM
El enfoque basado en procesos en los modelos de gestión
El sistema de gestión basado en procesos como vía para alcanzar los objetivos.
La familia de normas ISO 9000
Compone de una serie de normas que permiten establecer requisitos y/o directrices relativos a los sistemas de gestión de la calidad
Las normas ISO 9000, que establece sus fundamentos y definiciones; ISO 9001, que establece requisitos para su implementación; ISO 9004, que
establece directrices para mejorar el desempeño global y el éxito sostenido en la organización.
El sistema de gestión como herramienta para alcanzar los objetivos.
Conclusión
Como conclusión de todo lo comentado en esta guía, cabe destacar que el enfoque basado en procesos en los sistemas de gestión es actualmente uno de los principios básicos y fundamentales para orientar a una organización hacia la obtención de los resultados deseados.
Cómo enfocar a procesos un sistema de gestión.
Se desarrolla cada uno de estos cuatro pasos:
La mejora de los procesos.
Se traduce por un aumento de la capacidad del mismo para cumplir con los requisitos establecidos.
Herramientas de la calidad.
El seguimiento y la medición de los procesos.
Constituyen, por tanto, la base para saber qué se está obteniendo
finalidad de los indicadores es conocer la capacidad y eficacia asociadas a un proceso,
Resultados planificados asociados a indicadores.
Un resultado planificado es un valor de referencia con el que se compara el resultado real obtenido.
Indicadores de un proceso
Ejemplo:
El control de los procesos.
Control de procesos no repetitivos.
Control de procesos repetitivos.
La descripción de los procesos.
Tiene como finalidad determinar los criterios y métodos para asegurar que las actividades que comprende se llevan a cabo de manera eficaz.
Esquema de descripción de procesos a través de diagramas y fichas.
Descripción de las actividades del proceso (Diagrama de proceso)
Se puede llevar a cabo a través de un diagrama, que facilitan la interpretación de las actividades en su conjunto.
Ejemplo:
Diagrama para un proceso de Revisión de Requisitos del Producto.
Símbolos más habituales para la representación de diagramas.
Los diagramas de proceso, a diferencia de la “descripción literaria clásica”, facilitan el entendimiento de la secuencia e interrelación de las actividades y de cómo estas aportan valor y contribuyen a los resultados.
El nivel de detalle en la descripción de las actividades de un proceso será el necesario para asegurar que éste se planifica, controla y ejecuta eficazmente.
Descripción de las características del proceso (Ficha de proceso)
Se puede considerar como un soporte de información
La información a incluir dentro una ficha de proceso puede ser diversa y deberá ser decidida por la propia organización.
Ejemplo de Ficha para un proceso de Revisión de Requisitos del Producto.
Proceso “versus” procedimiento
La identificación y secuencia en los procesos. El mapa de procesos.
La identificación y selección de los procesos debe nacer de una reflexión acerca de las actividades que se desarrollan en la organización y de cómo éstas influyen.
El mapa de procesos es la representación gráfica de la estructura de procesos que conforman el sistema de gestión.
La agrupación de los procesos permite establecer analogías
entre los mismos, al tiempo que facilita la interrelación y la
interpretación del mapa en su conjunto.
Ejemplos
Mapa principal de procesos con tres agrupaciones.
Mapa principal de procesos con cuatro agrupaciones.
Para el tipo de agrupación no existe una regla especifica.
Y debe ser establecido por la propia organización,
Ejemplos
El nivel de detalle de los mapas de proceso dependerá del tamaño de la propia
organización y de la complejidad de sus actividades.
Relación con los criterios del modelo EFQM
Para dotar de un enfoque basado en procesos a su sistema de gestión se pueden agrupar en cuatro grandes pasos:
La descripción de cada uno de los procesos.
La identificación y secuencia de los procesos.
El seguimiento y la medición para conocer los resultados que obtienen.
La mejora de los procesos con base en el seguimiento y medición realizado.
