Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
CHECK LIST THÔNG MINH CHO MỌI DỰ ÁN (1. Quản lý công việc cá nhân (Loại…
CHECK LIST THÔNG MINH
CHO MỌI DỰ ÁN
1. Quản lý công việc cá nhân
Loại bỏ những nhiệm vụ không đem lại giá trị
Thường xuyên trả lời
Email, tin nhắn,...
Đừng trả lời ngay khi nhận (Tùy vào mức độ quan trọng)
Đặt ra khoảng thời gian trong ngày để xử lý Email
Thường xuyên nghe điện thoại
Để chế độ im lặng, gọi lại khi hoàn thành công việc
Làm việc mà không ai
được hưởng lợi từ nó
Dừng lại, tìm công việc khác
Thường xuyên gặp gián đoạn
trong công việc
Đặt ra quy tắc cho lúc bị gián đoạn
Thường xuyên làm lại
những việc làm sai
Cần hiểu rõ vấn đề trước khi bắt đầu
Dành nhiều thời gian
để phân loại công việc
Dành ít thời gian để phân loại công việc
Thường xuyên
phải làm công việc cấp thiết
Làm công việc quan trọng trước
Thường xuyên
giúp đỡ người khác
Thỉnh thoảng hãy nói không
Mất thời gian vào
công việc ưu tiên thấp
Xây dựng kế hoạch công việc
Mất thời gian quá lâu
để lên kế hoạch
Cần thiết, nhưng cần rút ngắn thời gian để hành động
Dành nhiều thời gian để
trau chuốt công việc không cần cầu kỳ
Dừng lại, hoàn thành nội dung quan trọng trước
Thực hiện danh sách hành động
Hãy bắt đầu thực hiện nó khi vừa viết ra
Thực hiện theo thứ tự ưu tiên
Làm những nhiệm vụ khó nhằn trước, đôi khi nên giải lao bằng những đầu việc dễ cũng không sao
Danh sách hành động chỉ định hướng, có thể linh hoạt điều chỉnh
Mỗi sáng, dành vài phút để nhìn lại và duy trì danh sách hành động của mình
Cẩn thận với danh sách không ngừng tăng - Đó là dấu hiệu của việc mất kiểm soát
Hoàn thành từng nhiệm vụ, đừng chỉ bắt đầu mọi thứ, khi hoàn thành mỗi việc, hãy note lại
Hoàn thành từng việc theo đúng mức độ, không quá cầu toàn, cũng không được hời hợt, đi tắt.
Nhiệm vụ luôn ở cuối danh sách, hãy gạch nó đi
Ưu tiên khối lượng công việc
HIểu rõ sự khác nhau giữa CẤP THIẾT và QUAN TRỌNG
Loại bỏ những nhiệm vụ sẽ không bao giờ có thời gian để làm và không nên làm
Quyết định hoạt động quan trọng nhất trong danh sách công việc? Đây là nhiệm vụ được ưu tiên cao nhất
Kiểm tra lựa chọn của bạn có phù hợp vớ tiêu chí đặt ra không?
Nếu chỉ được làm thêm 1 việc nữa, bạn sẽ làm việc gì? Dùng câu hỏi đó để sắp xếp thứ tự các việc
Loại bỏ những cuộc họp không cần thiết
So sánh danh sách với lượng thời gian đặt ra để hoàn thành tất cả công việc để loại bỏ, ủy thác, nhờ sự trợ giúp
Lưu ý:
Luyện tập việc ưu tiên thường xuyên, thời gian đầu sẽ mất thời gian, về sau chỉ cần 1 vài phút mỗi ngày.
Bắt đầu mỗi ngày bằng việc xem lại công việc, ưu tiên cho công việc nào thì làm công việc đó
Đừng để những nhiệm vụ khó, kém thoải mái đến cuối cùng.
Dựa vào mục tiêu để đặt ra cấc ưu tiên
Xác định cơ sở cho
sự ưu tiên công việc
Nhiệm vụ nào nhiều giá trị nhất?
Nhiệm vụ nào ít quan trọng nhất?
Quy tắc nào để xác định điều đó?
Cần đạt được mục tiêu cốt lõi nào?
Quyết định thời điểm nhờ đến sự trợ giúp
Tạo danh sách hành động hiệu quả
Chọn khoản thời gian cho danh sách hành động
Viết ra những đầu việc cần hoàn thành trong khoảng thời gian đã chọn
Chọn mức độ chi tiết thực tế
Thêm thời gian cho
Những công việc bắt buộc phải làm mỗi ngày
Những đầu việc đột suất hoặc gián đoạn
Tìm kiếm sự hỗ trợ và lời khuyên cho những đầu việc phải làm nhưng kb làm
Nghỉ giữa giờ, Ăn uống, Cafe,...
Sắp xếp các đầu việc theo thứ tự ưu tiên
Gộp những đầu việc mang đến hiệu quả trong cùng 1 khoảng thời gian
Loại bỏ những công việc
không thể hoàn thành
Gạch bỏ những đầu việc không cần thiết, không bắt buộc ra khỏi danh sách
Giao những công việc bớt quan trọng cho người khác nếu có thể
Xin ý kiến của người quản lý nếu bạn không đủ thời gian hoàn thành công việc quan trọng
Kiểm tra danh sách: Tự hỏi với các đầu việc này, bạn có thể đạt được mục tiêu?
Kiểm tra nhật ký: Đưa thời gian vào trong từng đầu việc để kiểm soát tiến độ làm việc, những đầu việc quan trọng không kịp thực hiện sẽ để sang hôm sau.
Nhận sự hỗ trợ từ nhà quản lý nghiệp vụ
Trước khi nhờ sự trợ giúp, xem lại yêu cầu có hợp lý hay không?
Làm rõ xem bạn cần trợ giúp điều gì và lý do cần nó
Hỗ trợ người quản lý khi họ giúp bạn, cần bày tỏ nhu cầu của bạn để họ có thể hiểu
Nếu có thể, hãy đưa ra khó khăn của bạn và đề xuất giải pháp để nhận góp ý từ họ
Hãy nhớ, bạn đang nhờ giúp đỡ chứ không phải ủy thác công việc, hãy có trách nhiệm với nó
Nếu đang bế tắc, hãy hỏi các thành viên trong nhóm, đồng nghiệp
Không quên cảm ơn người đó, bạn đang xây dựng mối quan hệ với những người đồng ý giúp đỡ bạn
Nhà quản lý nghiệp vụ là người có trách nhiệm đảm bảo giúp bạn hoàn thành nhiệm vụ, khi bạn gặp vấn đề, cần chủ động ngỏ lời sự giúp đỡ từ họ.
Nhận thức về khối lượng công việc
A: Số giờ làm việc kỳ vọng trong 1 tuần
B: Số giờ làm việc thực tế
C: Số giở dành cho những công việc bổ sung
E: Khoảng thời gian cao điểm
F: Khoảng thời gian cao điểm trong năm
C= A - B
F= C - E
Nếu C âm thì cần làm việc hiệu quả hơn hoặc giảm khối lượng công việc
Nếu F dương thì sẽ có nhiều thời gian cho công việc hơn
F cũng có thể âm tùy thuộc vào khoảng thời gian cao điểm kéo dài bao lâu và tần suất như thế nào.
Ủy thác công việc
Khi nào cần ủy thác: Đó là khi khối lượng công việc quá tải, bạn cần phải ủy thác công việc cho người khác.
Để ủy thác cần suy nghĩ
Tại sao cần ủy thác công việc này? (Trách nhiệm, thời gian, bạn muốn người khác học làm việc đó...) Giải thích với họ lý do.
Tự hỏi, việc ủy thác này có hợp lý không?
Đảm bảo bạn hiểu về nhiệm vụ đó để có thể giải thích cho người khác
Mức độ tự do người khác khi thực hiện công việc ủy thác của bạn? (Họ làm theo cách của họ hay của bạn, họ có cần chủ động suy nghĩ không?)
Bạn sẽ hướng dẫn từ A-Z hay chỉ nói kết quả cần đạt? Tùy vào mục đích của câu hỏi 1 để quyết định
Xác định người làm nhiệm vụ đó? Họ có đủ năng lực làm nó không? Họ cần bạn giúp gì?
Giải thích mức độ quan trọng của nhiệm vụ đó với người được ủy thác
Xác nhận xem họ có đủ thời gian để hoàn thành nhiệm vụ đó không?
Giúp họ sắp xếp nhiệm vụ đó với các nhiệm vụ riêng của họ
Hãy làm rõ với họ cách bạn kiểm tra tiến độ công việc (Quan trọng)
Cung cấp những lời khuyên hữu ích cho người được ủy thác để họ làm việc được thuận lợi nhất
Nói với họ kỳ vọng chất lượng khi nhiệm vụ hoàn thành
Thời điểm và cách thức từ chối nhiệm vụ
Nếu không biết từ chối, bạn sẽ luôn bị quá tải. Bạn cần tập nói "không" với những lý do chính đáng. Thời gian của bạn có hạn để tạo ra giá trị lớn nhất cho bản thân bạn, hãy giúp người khác khi bạn đủ rảnh rỗi.
Nói không khi
Bạn có quá nhiều việc phải làm
Bạn không đủ năng lực, kỹ năng làm đầu việc đó
Có người phù hợp hơn với công việc đó và họ không quá bận
Có người đề nghị được làm đầu việc đó và họ đủ khả năng
Nó không mang lại giá trị cho bạn
Cách từ chối
Nhiệm vụ đó không có ý nghĩa với bạn? Hãy nói một cách tử tế và nhẹ nhàng
Bạn đơn giản từ chối và không sợ hậu quả? Hãy làm vậy
Bạn hiểu rõ tại sao mình không muốn làm nhiệm vụ đó không? Lý do có hợp lý không? Hãy lấy nó làm cơ sở để từ chối
Bạn có thể cung cấp những phương án giải quyết nhiệm vụ đó không? Điều này rất tích cực và hữu ích cho cả 2 bên
Liệu người đề nghị có hiểu ý nghĩa khi họ nhờ bạn không? Hãy giải thích với họ ý nghĩa nếu họ làm nhiệm vụ đó
2. Quản lý hoạt động
của người khác
Giao nhiệm vụ cho đúng người
Kiểm tra tiến độ
Nhận thức các kỹ năng và nguồn lực
cần thiết cho 1 nhiệm vụ
Giúp người khác hoàn thành nhiệm vụ
Xác định nhiệm vụ và đặt ra mục tiêu cho người khác
Quản lý các nhiệm vụ trong nhóm
Giao nhiệm vụ cho người khác
3. Làm rõ các vấn đề và cơ hội