Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Kỹ Năng Làm Việc Nhóm (1.6.2 Rào cản của quá trình giao tiếp (Định kiến,…
Kỹ Năng Làm Việc Nhóm
1.1.1 Nhóm và làm việc nhóm
Nhóm
: Là: “Hai hay nhiều người làm việc với nhau để cùng hoàn thành một mục tiêu chung”
Khi gọi là nhóm, phải đảm bảo ba thành tố quan trọng:
1.
Số lượng thành viên từ hai người trở lên
2.
Làm việc với nhau thường xuyên và phụ thuộc lẫn nhau
3.
Chia sẻ thực hiện mục tiêu chung
Làm việc nhóm
Các cá nhân tham gia làm việc nhóm vì lý do gì?
Hội nhập
: có thể đáp ứng nhu cầu của xã hội. Có thể phát triển các mối quan hệ khi là thành viên nhóm, những mối quan hệ trong công việc sẽ thỏa mãn nhu cầu hội nhập.
Sức mạnh
: một cá nhân riêng lẻ không thể đạt được lại thường có thể đạt được thông qua hành động nhóm. Trong nhiều trường hợp nhóm thường có lợi thế hơn cá nhân vì nó hội tụ được tài năng, kiến thức để hoàn thành công việc.
An toàn
: khi tham gia, các cá nhân có thể giảm được tình trạng mất an toàn của tình trạng đơn lẻ. Họ có thể cảm thấy mạnh mẽ và tự tin hơn khi họ thuộc vào một nhóm nào đó.
Làm việc nhóm đảm bảo những yêu cầu gì?
Mục tiêu chung, giao tiếp hiệu quả, quản trị thống nhất, phân công hiệu quả, trách nhiệm rõ rang, quản lý xung đột, tin tưởng, tôn trọng, gắn kết, gương mẫu, cải tiến liên tục.
Làm việc nhóm được hiểu như thế nào?
Là khả năng làm việc cùng nhau nhằm hướng tới một tầm nhìn chung. Dẫn dắt các cá nhân phấn đấu để đạt được những thành tựu vì mục tiêu chung.
1.1.2 Kỹ năng làm việc nhóm
Kỹ năng
: Là khả năng hay năng lực của một chủ thể có thể thực hiện một hoặc một chuỗi hành động dựa trên cơ sở kinh nghiệm hiểu biết để đạt được mục tiêu. Để rèn luyện được một kỹ năng, có thể thực hành theo các bước sau:
Learn (làm quen)
: tiếp cận và làm chủ được kiến thức chuyên môn và trau dồi them kiến thức liên ngành
Apply (áp dụng)
: áp dụng kiến thức học được và không ngừng cải tiến vào công việc, cuộc sống hằng ngày. Là quá trình rất quan trọng để dần biến kiến thức mới thành kỹ năng của bản thân.
Master (mài sắc)
: rèn luyện bản thân, kỹ năng mới đã dần được hoàn thiện. Bạn có thể thuần phục kỹ năng này, nhưng còn một vài điểm cần gọt giũa them để đưa kỹ năng lên đỉnh cao.
Share (sẻ chia)
: đỉnh cao nhất của việc học một kỹ năng chính là có thể chia sẻ, hướng dẫn lại cho ngườ khác làm giống mình.
Kỹ năng làm việc nhóm
: Là khả năng của một nhóm người thực hiện một công việc nhất định để đạt được một mục tiêu vượt quá khả năng của một cá nhân, hoặc đạt mục tiêu với hiệu suất cao hơn
Các kỹ năng cần thiết làm việc nhóm
:
Kỹ năng lắng nghe
Kỹ năng ra quyết định
Kỹ năng tổ chức cuộc họp
Kỹ năng giải quyết mâu thuẫn
Kỹ năng lập kế hoạch
làm việc nhóm
Kỹ năng quản trị điều hành
Kỹ năng giao tiếp ứng xử
1.2 Qua trình hình thành và phát triển nhóm
Giai đoạn "Chuẩn hóa"
Giai đoạn "Thể hiện"
Giai đoạn "Sóng gió"
Giai đoạn "Kết thúc"
Giai đoạn "Hình thành"
1.3.1 Mô hình CAAP
Được hình thành từ nhiều yếu tố, lấy nền tản văn hóa. Văn hóa sẽ kiểm soát được thái độ, tạo tin tưởng, giao tiếp, thấu hiểu, hợp tác để làm việc luôn hiệu quả
1.3.2 Chu trình PDCA
Plan (Lập kế hoạch)
Xác định mục tiêu - nhiệm vụ, nguồn lực - dự toán chi phí
Do (thực hiện)
Cung cấp nguồn lực đầy đủ, huấn luyện phổ biến, thống nhất biện pháp thực hiện đã được xác định
Check (kiểm tra)
Cá nhân tự kiểm tra, nếu có sai lệch chủ động sửa lỗi trước, sau đó mới tới cấp trên kiểm tra và kiểm tra chéo giữa các bộ phận
Act (hoạt động cải tiến)
Nếu đạt yêu cầu thì lập kế hoạch mới với những thông tin đầu vào mới để tiếp tục thực hiện. Nếu không phải tìm ra nguyên nhân và biện pháp khắc phục
1.3.3 Tiến trình làm việc nhóm
Vận dụng chu trình PDCA vào tiến trình làm việc nhóm như sau:
1.
Xác định mục tiêu
2.
Hình thành nhóm
3.
Thống nhất mục tiêu (Thảo luận nhóm lần 1)
4.
Lập kế hoạch làm việc nhóm
5.
Thống nhất kế hoạch làm việc nhóm (Thảo luận nhóm lần 2)
6.
Hiệu chỉnh kế hoạch làm việc nhóm
7.
Tổ chức thực hiện (Điều hành)
8.
Cải tiến (Hành động khắc phục)
1.4.1 Phân loại theo hình thức tổ chức
Nhóm chính thức (nhóm kết cấu)
Nhóm chỉ huy
được xác định theo sơ đồ tổ chức
Nhóm nhiệm vụ
bao gồm một số người cùng làm việc để hoàn thành một công việc nào đó theo sự phân công của tổ chức
Nhóm không chính thức (nhóm phi kết cầu)
Nhóm lợi ích
là nhóm mà các thành viên liên kết với nhau để đạt được một mục tiêu mà mỗi người trong số họ quan tâm
Nhóm bạn bè
được hình thành khi các cá nhân có những đặc điểm chung, bất kể họ có làm việc cùng nhau hay không
1.4.2 Phân loại theo hình thức làm việc
Nhóm liên chức năng
: Gồm các thành viên từ các lĩnh vực, công việc khác nhau trong tổ chức được tập hợp lại thành một để giải quyết các vấn đề liên quan đến lĩnh vực
Nhóm giải quyết vấn đề
Các thành viên được tập hợp một cách tạm thời để xác định các vấn đề hoặc tìm ra các giải pháp khả thi cho một vấn đề nào đó mà tổ chức đang phải đối mặt
Nhóm chức năng
: Gồm các cá nhân làm việc cùng nhau để thực hiện các công việc có tính chất tương đồng và tương hỗ
Nhóm làm việc tự chủ
Các thành viên làm việc cùng nhau, nhằm tạo hiệu quả trong quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ
Nhóm trực tuyến (Nhóm Ảo)
thường không gặp gỡ trực tiếp mà phần lớn thời gian làm việc của nhóm là giao tiếp qua các phương tiện như điện thoại, thư điện tử,..
1.5.1 Tại sao phải làm việc nhóm
: Làm việc nhóm sẽ tập trung được khả năng của từng người, giúp họ bổ sung các khiếm khuyết cho nhau để hoàn thành công việc tốt hơn
1.5.2 Lợi ích của làm việc nhóm trong môi trường doanh nghiệp
Đạt được các mục tiêu với hiệu quả cao nhất
Thực hiện những dự án lớn cần nhiều người tham gia
Thực hiện các quy trình làm việc, kết nối liên phòng ban, liên công ty, giảm thiểu các thủ tục, vướng mắc trong phối hợp giữa các bộ phận với nhau
Tạo sự chủ động cho nhân viên, cấp trên có thể tin tưởng khi trao quyền cho một nhóm làm việc
Củng cố tinh thần hợp tác, đoàn kết giữa các nhân viên, xây dựng văn hóa công sở và văn hóa doanh nghiệp
1.5.3 Lợi ích của làm việc nhóm trong môi trường học tập
Giảm áp lực học một mình
Hiệu quả học tập tốt hơn
Phát triển kỹ năng
Xây dựng được quan hệ tốt với thành viên trong cộng đồng học viên
1.6.1 Khái niệm kỹ năng giao tiếp
Là quá trình chuyển giao, tiếp nhận và xử lý thông tin giữa người này với người khác để dạt được mục tiêu
Là khả năng ứng dụng tri thức khoa học vào quá trình giao tiếp có hiệu quả nhất
1.6.2 Rào cản của quá trình giao tiếp
Định kiến, thành kiến
Sự khác biết về ngôn ngữ, văn hóa, phong tục tập quán
Sự chênh lệch về trình độ nhận thức, không gian địa lý
Môi trường giao tiếp không thuận lợi
Bản thân của chúng ta
Thông điệp không rõ ràng
1.6.3 Các yếu tố và nguyên tắc thực hiện giao tiếp hiệu quả
Để hoạt động giao tiếp có hiệu quả, cần đảm bảo những yếu tố
Phải xây dựng được một bản thông điệp rõ ràng, chính xác, dễ hiểu
Đảm bảo dòng chảy thông tin
Lắng nghe chân thành và thực hiện hồi đáp khi cần thiết
Hiểu được môi trường giao tiếp
Sử dụng ngôn ngữ phù hợp
Hoạt động giao tiếp phải đảm bảo một số nguyên tắc cơ bản
Đảm bảo sự hài hòa về lợi ích giữa các bên giao tiếp
Đảm bảo sự bình đẳng trong giao tiếp
Luôn luôn hướng tới giải pháp tối ưu
Tôn trọng các giá trị văn hóa
1.6.4.1 Kỹ năng lắng nghe
Là quá trình ngừng/ nghỉ mọi việc để tập tủng chú ý giải mã thông tin
Nguyên nhân nghe không hiệu quả
1
Thái độ không muốn nghe
2
Nghe không nỗ lực và tập trung
3
Nghe "phục kích"
4
Nghe "phòng thủ"
5
Võ đoán, ngộ nhận
6
Nhiễu tâm lý và nhiễu vật lý
Kỹ năng lắng nghe hiệu quả
:
1
Gác các việc khác lại, nỗ lực và tập trung
2
Nhìn thẳng vào người nói, hồi đáp để ủng hộ họ
3
Lắng nghe đồng cảm
4
Kiểm soát cảm xúc bản thân
5
Nhắc lại và diễn giải nội dung, hỏi để làm rõ vấn đề
6
Tìm ra ý chính, ghi nhớ nội dung quan trọng
7
Nghe xong rồi hẵn nói, không nên ngắt lời người nói khi chưa thực sự cần thiết
1.6.4.2 Kỹ năng giao tiếp phi ngôn từ
Ngữ điệu, chất giọng, độ cao,...
Nét mặt, dáng điệu, cử chỉ, sự di chuyển,...