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Gestion administrative des formations (En amont (Rapport de cession**…
Gestion administrative des formations
En amont
emailing : confirmation inscription: demande d'acompte + envoi plan accès
Questionnaire de positionneent-2e emailing : envoi du lien vers plateforme e-learning
Rapport de cession**
inscription à la formation
J-15 : rapport de cession avec engagements (saisie des charges)
suite au rapport de cession :validation de l'engagement auprès de Bertrand (validation, signature, scan, archivage et envoi compta)
liste de tous les engagements : validation, signature, envoi à la compta
Conventions (après validation du rapport de cession) : édition, validation, signature, scan puis archivage
engagements
Devis
: envoi et relance
Gestion des stagiaires
J-15
liste des stagiaires
contrats des formateurs
ou convocation formateur
J-1 : résa du resto
J-1 : préparation du kit stagiaire
QualitENR : livret TD+ kit spécifique
autres profils : évaluation/attestation/satosfaction/questionaire fin de stage
Feuille d'émargement
sur la plateforme e-learning
vérification des résultats du questionnaire
vérification des notes
faire état des notes aux formateurs
relancer les impayés
En aval
Documents
à récupérer, traiter, scanner puis archiver
attestations
QCM
questionnaire de satisfaction
feuille d'émargement
GESCOF
Saisie des notes
saisie de la note du QCM
édition de l'attestation de fin de formation
signature
par le responsable des formations de l'INES
scann et archivage
Vérification
dossier par dossier
1- si prise en charge
: saisie du numéro de référence + adresse du financeur
2- si pas de prise en charge
: documents de facturation envoyés par la comptabilité
Gestion des
formateurs externes
devis
contrat de travail
déclarations DUE URSAFF
convocation à J-15
gestion des A/R des contrats
Décembre-Janvier
de chaque année
Remise à jour des programmes des formateurs
remise à jour de l'organisation de chaque formation
planification globale des formations sur excel
planification dans GESCOF
édition des plannings des formateurs sur 6 mois
Visites
: gestion des visites
Organiser l'avis de rdv
transmettre le tableau au CEA
compléter le tableur Excel de demande d'AR
rassembler les cartes d'identité
Post formation
Questionnaires de
satisfaction
et formulaire
d'amélioration
questionnaire complété par le stagiaire sur papier
contenus de chaque questionnaire ressaisi dans un "Bilan"
Bilan soumis à Bertrand pour validation
Formulaire d'amélioration et bilan envoyés aux formateurs et à la Direction pour prise de décision pistes d'amélioration
Post formation J+42
(6 semaines)
envoi des évaluations "à froid"
saisie des résultats
Formations en ligne
inscriptions + règlement en ligne (Paypal)
formation réalisée en autonomie par le stagiaire
facturation dans GESCOF : uniquement NOM+Prénom+adresse email